Checkliste Interaktive Veranstaltung
Checkliste Interaktive Veranstaltung
Die reine Einbahnstraßen-Kommunikation von der Bühne ins Publikum ist für viele Tagungsveranstalter nicht mehr erstrebenswert.  Foto: Fotostudio Pflügl

Interaktive Veranstaltungen

Immer mehr Veranstalter planen Ihre Tagung oder den Kongress als interaktive Veranstaltung. So werden Veranstaltungskonzepte entwickelt, bei denen der Teilnehmer selbst zum Experten und Speaker oder Moderator wird. Konzepte bei denen die Langeweile mit stundenlangen PowerPoint-Vorträgen, dem militärisch geprägten Frontalunterricht und der parlamentarischen Sitzordnung und sowie dem Keynote-Kauderwelsch geprägt sind, geht es an den Kragen. Moderne Veranstaltungen, die alle Generationen erreichen, verfolgen mehr Ziele als die reine Wissensvermittlung. Begegnungen und ein möglichst intensives Kennenlernen der Menschen und das Erzeugen einer Aufbruchsstimmung, Mut machen und zu motivieren, die Dinge wirklich anzupacken. Diese Ziele sind ebenso entschlossen zu planen, wie die Zusammenstellung der Referentenliste.

Aber wie? Viele Veranstaltungsorganisatoren können sich beim besten Willen nicht vorstellen, ihre ganz besondere Zielgruppe in irgendeiner anderen Form als dem Mittagsbuffet zum Mitmachen zu bewegen.

Wenn Sie es dennoch versuchen, dann sind unsere acht wichtigen Tipps, damit Ihre interaktive Veranstaltung gelingt sowie unsere Übersicht der wichtigsten interaktiven Veranstaltungsformate ein guter Start. Einen guten Einstieg in das Thema bietet Ihnen auch unser Fortbildung Interaktive Veranstaltungsformate.

8 Tipps für interaktive Veranstaltungen

1. Das Format muss die Ziele unterstützen

Nur wer sein Ziel (oder sein Teilziel) kennt, findet das richtige Format.

Beispiel: Am Ende des Tages verstehen alle Teilnehmer die Vorteile des neuen Online-Kaufprozesses und hatten Gelegenheit, ihre Fragen, Sorgen und Ideen dazu zu formulieren. Außerdem sollen sich die Teilnehmer besser kennenlernen, um auch nach der Tagung den Austausch zu pflegen. Dieses Ziel könnte zu einem 10-Minuten-Pitch durch den Softwareentwickler mit anschließender Bearbeitung in kleinen Gruppen, die sich aus Newcomern und Experten zusammensetzen, führen.

2. Interaktion sollte im Vorfeld angekündigt werden

Unverhofft kommt oft – aber nicht gerne! Wenn Sie eine bestimmte Teilnehmergruppe seit Jahren mit einem ähnlichen Ablauf beglücken, in dem sie „nur“ zuhören, dann müssen die Teilnehmer vorgewarnt werden. „Diese Tagung ist anders“. Verdeutlichen Sie schon in der Einladung, dass aktives Mitmachen gefragt ist.

Niemand sollte von einem neuen Format erst im Kongresssaal überrascht werden. Vielleicht lassen Sie sogar beim ersten Versuch den Teilnehmern die Wahl: Im Saal A präsentieren wir die neuen Ideen zur Produktentwicklung. Im Saal B erarbeiten wir in kleinen Gruppen neue Ideen zur Kundenbindung.

3. Warm-up mit dem Ziel des Kennenlernens ist wichtiger denn je!

Stellen Sie sich vor, Sie sollen in der U-Bahn einer fremden Person Details aus Ihrem Leben erzählen oder Kostproben Ihres Wissens präsentieren. Sie würden sich nicht gut dabei fühlen.

Und so ist es auch, wenn man Personen, die sich nicht oder kaum kennen, in einer Gruppenarbeit zusammenbringt und vor der Diskussion von Themen oder Erarbeitung von Lösungen keine Möglichkeit schafft, damit die Teilnehmer sich untereinander kennenlernen. Je nach Aufgabenstellung kann es sein, dass die Phase des Kennenlernens länger dauert, als die des Arbeitens an einem bestimmten Thema. Das moderierte Kennenlernen ist eine Einzahlung in die Ergebnisse, die Sie anschließend erarbeiten können.

4. Weniger Referenten und Key-Note-Speaker schonen nicht das Budget.

Vielleicht hat sich schon der Finanzchef gefreut, dass Sie jetzt weniger Speaker finanzieren müssen, weil die Teilnehmer ja selbst das Programm gestalten.

Das stimmt so leider nur teilweise. Die Moderation einer Tagung, die vom Dialog lebt, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die mit der klassischen Moderation (Jetzt kommt Prof. Dr. Meier und spricht zu Ihnen) nichts mehr zu tun hat. Die Investitionen bei dialogsuchenden Veranstaltungen gehen in die Vorbereitung & Konzeption und eine erfahrene Moderation. Teilnehmereinbezug schafft neue Risiken und birgt stets einen Kontrollverlust. Der Umgang damit sollte gelernt sein.

5. Die Ergebnisdokumentation interaktiver Veranstaltungen gut planen

Viele Open-Space-Veranstaltungen, wie beispielsweise Barcamps und ähnliche Formate, können schnell an fehlender Nachhaltigkeit leiden. Das passiert immer dann, wenn die guten Ideen, die im Dia­log entstanden sind, nicht professionell dokumentiert werden. Ja, manchmal passiert dies automatisch, weil engagierte Teilnehmer auch in ein Barcamp vorbereitet gehen und anschließend in Blogs oder der Veranstalterwebseite ihre Eindrücke und Präsentationen schildern. Besser ist aber ein offizieller Veranstaltungs-Berichterstatter. Ein Redakteur, der die wichtigsten Inhalte, Ergebnisse, Ideen mit Bild und Text festhält und während oder nach der Veranstaltung veröffentlicht. Sehr zeitgemäß ist auch die Erstellung eines YouTube-Videos über die Veranstaltung und erarbeiteten Inhalte.

Dienstleister-Tipp: Axel Schiel von Showpaket.
Ganz nach dem Motto: nur geteiltes Wissen vermehrt sich.

Beispiel: Video über das MICE Forum und den Stand von tagungsplaner.de auf der BOE 2019

6. Veranstaltungslocation sorgfältig auswählen.

Der Raum ist ein unterschätzter Akteur. Oft ist der Kongresssaal mit einer klassischen parlamentarischen Bestuhlung völlig ungeeignet, um die kreative, offene und interaktive Begegnung zu inszenieren.

Neue Raumkonzepte, Platz für Bewegung, verschiedene Formen von Möblierung, Licht und Stimmungen fördern das Wohlbefinden und schaffen Raum für gute Ideen. Einige Locations und Tagungshotels bieten dafür speziell ausgestattete Tagungsräume für mehr Interaktion.

Ergänzende Möbel, die einen Raum auflockern, kann man heute mieten. Beispielsweise bei Swoofle. Weitere Anbieter von Mietmöbeln finden Sie in unserer Eventdienstleister-Suche.

Kreativ Tagungsraum im ABG Tagungszentrum
Mit seinem Kreativ-Tagungsraum begegnet das ABG Tagungszentrum der wachsenden Nachfrage nach innovativen und erlebnisreichen Tagungsräumen, die nicht dem 08/15-Schema entsprechen.

7. Tagungsteilnehmer sind keine Konsumenten

Die interaktive Veranstaltung muss auf Partizipation und „Prosumenten“ (Produzenten – Konsumenten) setzen. „Prosumenten“ wechseln ständig die Rolle: vom Zuhörer zum Speaker. Vom Erklärer zum Moderator. Vom Moderator zum Fragensteller.

Ihre Teilnehmer müssen erkennen, dass sie eine Mitverantwortung tragen. Engagieren Sie die Impulsgeber (Referenten) auch als Teilnehmer. Leben Sie Wertschätzung vor und fordern Sie sie ein. Diskutieren Sie viele W-Fragen und dokumentieren Sie die Ergebnisse, sie sind Grundlage der Veranstaltungskonzeption.

Mögliche W-Fragen für die Veranstaltungskonzeption

  • Was ist das Ziel, was sind die Ziele der Veranstaltung?
  • Was können die Teilnehmer beitragen?
  • Wen sollten wir als Experten einladen?
  • Wie empfinden Erstteilnehmer den Ablauf versus der Wiederholungsteilnehmer?
  • Was sollen die Teilnehmer nach der Veranstaltung berichten?
  • Was bedeuten die Inhalte der Veranstaltung für das Leben, für den Job?

8. Ständige Weiterentwicklung ist ein MUSS.

Ein unveränderter Ablauf einer Veranstaltung wirkt wie eine Anzeige, die man dauernd sieht oder ein Werbebrief den man mit gleichem Inhalt dreimal bekommt … einschläfernd.

Nach jeder Veranstaltung gibt es die gute, alte Manöverkritik. Schöner als ein Feedback ist ein „Feed-Forward“. Der Fokus liegt auf der Entwicklung von Konzeptansätzen: was können wir beim nächsten Mal noch besser machen? Überraschung erzeugt Spannung. Was gut war, wird noch besser. Was nicht so gut war, wird ersetzt.

Zeit ist ein Geschenk. Teilnehmer schenken Lebenszeit. Nutzen wir das Geschenk bestmöglich.

Typische interaktive Veranstaltungsformate

Barcamp

Ein Barcamp ist eine Konferenz ohne vorher festgelegte Agenda. Man nennt sie daher auch ‚Unkonferenz‘. Die Teilnehmer stellen unter gekonnter Moderation ihren Tagesablauf zusammen. Dabei schlagen die Teilnehmer so genannte Sessions vor, die sie dann auch selbst moderieren können. Da in der Regel zwei oder mehrere Sessions parallel laufen, können die Teilnehmer sich eine ganz individuelle Agenda zusammenstellen. Außerdem wechseln sie oft die Rolle vom Zuhörer zum Moderator oder Experten.

Interaktives Forum

Beim interaktiven Forum wechseln sich Vorträge im Plenum mit der Vertiefung der Themen in Kleingruppen ab. Daher geht es nicht nur um die passive Wissensaufnahme, sondern auch um die aktive Auseinandersetzung mit den vermittelten Inhalten. Die Vertiefung in kleien Gruppen kann mit klassischen Moderationsmedien, wie Pinnwand und Moderationskarten oder etwas moderner mit Tablets oder digitalen Smartboards erfolgen.

Hackaton

Ziel eines Hackathons ist es, im Rahmen einer Veranstaltung gemeinsam nützliche, kreative oder unterhaltsame Softwareprodukte herzustellen oder Lösungen für gegebene Probleme zu finden. Ein anderer Name ist der „Hack-Day“. Es geht darum neue Ideen in Software umzusetzen. Teilnehmer sind natürlich Softwareentwickler oder Produktmanager aus der Softwareindustrie.

Slams, z.B. Poetry Slam oder Science-Slam

Bei Slams werden selbstverfasste Texte in einer festgelegten Zeit vorgetragen. Bei Poetry Slams geht es natürlich auch um die Gedichtform. Meistens stehen die Teilnehmer im Wettbewerb untereinander und die Zuschauer oder eine Jury entscheiden über den Gewinner. Beim Science Slam werden wissenschaftliche Themen auf die Bühne gebracht. Kurz, knackig, aber stets wissenschaftlich korrekt.

Book Sprint

Beim Book Sprint geht es darum in möglichst kurzer Zeit die wichtigsten Inhalte für ein neues Buch zu erarbeiten. Vorgegeben ist in der Regel nur das Thema des Buches. Wie ein barcamp ist es eine Art Unkonferenz. Die Teilnehmer erstellen kollaborativ neue Inhalte für ein geplantes Buch. Ein Moderator oder Facilitator unterstützt die Teilnehmer dabei, gemeinsam innerhalb einer festgelegten Zeit ein Buch zu erarbeiten. Die Herstellung des Buchs wird dabei oft mittels spezialisierter, cloud-basierter Softwarelösungen wie beispielsweise Booktype umgesetzt.

Interaktive Elemente für klassische Veranstaltungen

Die folgenden Elemente können sowohl für interaktive Formate oder auch in klassischen Veranstaltungen für Interaktion sorgen:

World-Cafe oder Round Table Diskussionen

Eigentlich handelt es sich um eine Gruppenarbeit. Aber mit Struktur und –wenn möglich- professioneller Moderation. In kleinen Gruppen werden „am runden Tisch“ spezifische Aufgabenstellungen erarbeitet und Lösungsansätze dokumentiert.

Fish Bowl

Ein Fish Bowl ist eine Art Podiumsdiskussion bei der auch die Zuschauer beteiligt werden. Es gibt einen inneren und einen äußeren Kreis. Die Teilnehmer im inneren Kreis diskutieren, der äußere Kreis hört zu. Es gibt einen freien Stuhl im inneren Kreis und Teilnehmer können vom äußeren in den inneren Kreis wechseln, sich dazusetzen und ihren Standpunkt darlegen. Wer meint alles gesagt zu haben, verlässt den inneren Stuhlkreis und wird so wieder im Zuschauer im äußeren Kreis.  Diese Methode eignet sich besonders, um z.B. am Ende einer Veranstaltung die besten Lösungsideen oder verschiedenen Meinungen und Standpunkte zusammenzufassen.

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Fortbildung Interaktive Veranstaltungsformate für erfolgreiche Events
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