Barcamp: 10 Tipps für die Organisation einer interaktiven Konferenz

Barcamps erfreuen sich großer Beliebtheit. Das Besondere an einem Barcamp ist, dass im Vorfeld keine Agenda festgelegt wird. Es gibt ein Thema bzw. eine formulierte Zielsetzung und – wenn möglich – unterschiedliche Experten und Teilnehmer, die dieses Thema aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten.

Interaktive Veranstaltung

Was ist ein Barcamp?

Ein Barcamp ist eine interaktive Konferenz ohne vorher festgelegte Agenda. Man nennt sie daher auch ‚Unkonferenz‘. Die Teilnehmer stellen unter gekonnter Moderation ihren Tagesablauf zusammen. Dabei schlagen die Teilnehmer so genannte Sessions vor, die sie dann auch selbst moderieren können. Da in der Regel zwei oder mehrere Sessions parallel laufen, können die Teilnehmer sich eine ganz individuelle Agenda zusammenstellen. Außerdem wechseln sie oft die Rolle vom Zuhörer zum Moderator oder Experten.

Die genauen Inhalte und den Ablauf entscheiden die Teilnehmer bei der so genannten Session-Planung selbst. Oft wird darauf geachtet, dass die sich jeder Interessierte anmelden kann. Besonders gelobt wird, dass die Teilnehmer selbst Wissen und Erfahrung teilen und nicht – wie bei klassischen Konferenzen – die Vortragsredner die wesentlichen Inhalte und Erkenntnisse steuern. Der Austausch von Wissen, Meinungen und Erfahrungen ist das Wichtigste. Teilnehmer müssen sich frei und unbefangen einbringen können.  Die Teilnahme unterschiedlichster Persönlichkeiten, Karrierestufen oder Disziplinen ist daher gewünscht.

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Diese Checkliste soll Sie unterstützen an die wichtigsten Maßnahmen zur Organisation eines Barcamps zu denken. 

1. Festlegung Thema oder Zielsetzung des Barcamps

Das Thema oder die Zielsetzung und die erwünschten Teilnehmerkreise sollten schriftlich formuliert werden.

Beispiel: Barcamp zu wirtschaftlichen Entwicklung unserer Stadt. Teilnehmer: Unternehmer jeder Art aus unserer Stadt, Mitglieder Wirtschaftsförderung, Vertreter der Politik, andere Interessierte.

2. Suche und Buchung einer geeigneten Location

Dafür müssen Sie eine maximale Teilnehmerzahl festlegen. Für den Start und das Ende des Barcamps benötigen Sie einem Plenum Raum, in dem alle Teilnehmer ausreichend Platz finden. Die Bestuhlung sollte sichern, dass sich alle Teilnehmer während der Session Planung gut sehen können. Zusätzlich werden zwei bis drei zusätzliche Session Räume in unterschiedlichen Größen benötigt.

Immer mehr Tagungshotels stellen sich mit ihren Räumen und Angeboten auf diese interaktiven Formate ein. Gut ist es, wenn Ihre Location einen ganztägig verfügbaren Pausenbereich (anstelle von zwei klassischen Kaffeepausen) anbietet, damit Teilnehmer – falls sie es wünschen- jederzeit eigene, kleine Sessions im Pausenbereich starten können.

3. Moderator gewinnen

Beschaffung des Moderators, der optimalerweise sowohl das Thema beherrscht und vor allem Erfahrung in der Moderation von Barcamps hat.

4. Werbung von Sponsoren

Sponsoren erleitern die Finanzierung des Barcamps. Überlegen Sie dafür, wer an den zu erwartenden Teilnehmern ein wirtschaftliches Interesse haben könnte. Dabei passt bei den meisten Barcamps nicht mehr die Ausstellung vor dem Konferenzraum, sondern die aktive Teilnahme der Sponsorenvertreter an den Sessions. Geht es um ein Marketingthema, wird der Marketingmanager des Sponsors, vielleicht ein besseres Networking erreichen als der Verkaufsleiter.

5. Webseite und Online-Anmeldung

Event-Webseite erstellen mit der Möglichkeit sich einfach online anzumelden. Da bei Barcamps das Networking im Vordergrund steht, ist es für viele potenzielle Teilnehmer wichtig zu erfahren, wer sich bereits angemeldet hat. Sie sollten sich mit der Anmeldung die Genehmigung holen, dass die Teilnehmer auf der Event-Webseite mit Namen und Firma/Organisation veröffentlicht werden dürfen.

6. Erstellung eines Marketingplanes zur Gewinnung der Teilnehmer

Je nach Zielgruppe werden Barcamps häufig besonders auch über Kommunikation/Werbung in sozialen Medien gewonnen. Auch die Steuerung, dass die Teilnehmer weitere, ihnen bekannte Interessierte einladen, sollte forciert werden.

7. Bestellung und Organisation der Details

Technische Ausstattung der Räume, Verpflegung der Teilnehmer.

8. Planung eines social Events oder Rahmenprogrames

Bei Barcamps entstehen viele neue und oft auch intensive Beziehungen. Wie schade, wenn diese neuen Freundschaften nicht auch außerhalb des Tagungsraumes gepflegt werden können. Daher ist eine schöne Abendveranstaltung in legerer Umgebung eine sehr gute Ergänzung.

9. Planung der Ergebnis- und Ideendokumentation

Vielleicht laden Sie ein paar Blogger ein, die die Erkenntnisse aus den Sessions festhalten oder Sie lassen am Tagesende aus allen Sessions einen kurzen Bericht erstatten, den Sie zusammenfassen und den Teilnehmern oder der Öffentlichkeit über die Eventwebseite zugänglich machen.

10. Evaluation

Planung der Teilnehmerbefragung zu ihren persönlichen Erfahrungen und der Zufriedenheit mit dem Barcamp. Beispielsweise über die Nutzung einer Event App.