Budgetplanung für Veranstaltungen

Nutzen Sie unsere „Checkliste Budgetplanung für Veranstaltungen“ um einen Überblick darüber zu bekommen, wo bei einem Event investiert werden muss. Unsere Checkliste zum Veranstaltungs-Budget führt auf, an welche Bereiche bei der Finanzierung gedacht werden muss. Verpflegungskosten, Reisekosten, Mieten wollen wohl durchdacht sein. Laden Sie sich unsere Checkliste gleich herunter, um abzugleichen, ob Sie an alle Finanzierungsbereiche gedacht haben.

 Checkliste Budgetplanung für Veranstaltungen

Spare Zeit … Bei Veranstaltungen ist es vor allem wichtig, die Finanzen nicht aus den Augen zu verlieren. Die Checkliste „Budget“ hilft Ihnen, den Überblick zu behalten. Angefangen bei den sachbezogenen Kosten über Ausgaben für Personal bis hin zu den Einnahmen sind alle Bereiche detailliert und jeweils mit Soll- und Habenseite aufgeführt.

Über tagungsplaner.de können Sie Ihre Tagungen übrigens ganz einfach online buchen und so Ihr Budget schonen. Bei Veranstaltungen mit sicherem Abstand sind Sie dabei auch zu Corona-Zeiten auf der sicheren Seite.

Ausgaben/Abgänge

Sachbezogene Kosten

Bürokosten

	Soll	Ist	Differenz
Kopierkosten
Büromaterial
Druckerkosten
Telefonkosten
Faxkosten
Portokosten
Internetkosten
technische Ausstattung

Verwaltungskosten

	Soll	Ist	Differenz
Kosten des Geldverkehrs
Gebühren

Werbekosten

	Soll	Ist	Differenz
Adresskauf/Adresspflege
Ankündigungen
Anzeigenschaltung
Aufbau der Veranstaltungswebseite
Banner
Eintrittskarten
Event App
Gestaltung Logo
Give-aways
Hinweisschilder
Kosten für Teilnehmer-Management Software
Mailings
Messestandgestaltung
Namensschilder
Onlinemarketing (google ads, Social Media Kampagnen)
Plakate
Pressemappen
Proceeding/Dokumentation
Programmplan (vorläufig)
Prospekte
Roll-up-Displays
Teilnehmerliste
Visitenkarten

Mieten/Leihgebühren/Pfand

Räume

	Soll	Ist	Differenz
Hallenmiete
Kongressbüro in Veranstaltungslocation
Pausenraummiete
Standmiete
Tagungsraummiete
Sonstiges

Mobiliar

	Soll	Ist	Differenz
Loungemöbel
Stühle
Tische
Sonstiges

Dekoration

	Soll	Ist	Differenz
Abhängungen
Blumenschmuck
Bühnendekoration/Bühnenmöblierung
Skirtings
Tischdecken
Sonstiges

Technik und Ausrüstung

	Soll	Ist	Differenz
Beamer
Beleuchtung
Beschallungsanlage
Dolmetscheranlage
Erst-Hilfe-Set
Flipchart
Folienstifte
Laptop/Notebook
Leinwand
Metaplan-/Pinnwände
Mikrofonanlage
Mikrofone
Moderatorenkoffer
Pointer
Schreibgeräte
Technik für hybride Veranstaltung (Konzeption, Kamera, Webserver, Webcast etc.)
Sonstiges

Beschilderung

	Soll	Ist	Differenz
Banner/Fahnen
Digitale Ausschilderung
Bühnendekoration/Bühnenmöblierung
Hinweisschilder
Roll-up-Displays
Sonstiges

Anschaffungskosten

Mobiliar

	Soll	Ist	Differenz
Loungemöbel
Stühle
Tische
Sonstiges

Dekoration

	Soll	Ist	Differenz
Abhängungen
Blumenschmuck
Bühnendekoration/Bühnenmöblierung
Skirtings
Tischdecken
Sonstiges

Technik und Ausrüstung

	Soll	Ist	Differenz
Beamer
Beleuchtung
Beschallungsanlage
Dolmetscheranlage
Erst-Hilfe-Set
Flipchart
Folienstifte
Laptop/Notebook
Leinwand
Metaplan-/Pinnwände
Mikrofonanlage
Mikrofone
Moderatorenkoffer
Pointer
Schreibgeräte
Technik für hybride Veranstaltung (Konzeption, Kamera, Webserver, Webcast etc.)
Sonstiges

Beschilderung

	Soll	Ist	Differenz
Banner/Fahnen
Digitale Ausschilderung
Bühnendekoration/Bühnenmöblierung
Hinweisschilder
Roll-up-Displays
Sonstiges

Personenbezogene Kosten

Reisekosten

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Organisationsteam
Referenten
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Teilnehmer
VIPs
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer
Sonstiges

Transfer-/Shuttlekosten

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Organisationsteam
Referenten
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Teilnehmer
VIPs
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer
Sonstiges

Übernachtungskosten

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Organisationsteam
Referenten
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Teilnehmer
VIPs
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer
Sonstiges

Bewirtungskosten (Frühstück)

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Organisationsteam
Referenten
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Teilnehmer
VIPs
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer
Sonstiges

Bewirtungskosten (Kaffeepause Vormittag)

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Organisationsteam
Referenten
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Teilnehmer
VIPs
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer
Sonstiges

Bewirtungskosten (Mittagessen)

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Organisationsteam
Referenten
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Teilnehmer
VIPs
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer
Sonstiges

Bewirtungskosten (Kaffeepause Nachmittag)

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Organisationsteam
Referenten
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Teilnehmer
VIPs
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer
Sonstiges

Bewirtungskosten (Abendessen)

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Organisationsteam
Referenten
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Teilnehmer
VIPs
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer
Sonstiges

Getränke

	Soll	Ist	Differenz
Organisationsteam
Sanitätsteam
Standpersonal
Technikteam
Vorbesichtigungsteam
Vorbesprechungsteilnehmer

Konfrerenzgetränke

	Soll	Ist	Differenz
Moderatoren
Referenten
Teilnehmer
VIPs

Sonstige Bewirtungskosten

	Soll	Ist	Differenz

Genehmigungs-/Lizenzkosten

	Soll	Ist	Differenz
GEMA
allgemeine Lizenzen
Verwaltungsgebühren
Sonstiges

Versicherungskosten

	Soll	Ist	Differenz
Allrisk-
Event-
Feuer-
Künstlersozial
Veranstaltungsunfall-
Messe- und Veranstaltungs-
Unfall-
Veranstalterhaftpflicht-
Reise-
Material-
Elektronik-
Sonstige

Infrastrukturkosten

	Soll	Ist	Differenz
Strom
Wasser
Heizung
Reinigung
Müllbeseitigung/-entsorgung
Sonstiges

Fremdarbeiten Dienstleister

	Soll	Ist	Differenz
Fotograf
Garderobenpersonal
Gastronomiepersonal
Hallenpersonal
Hostessen
Kamerateam
PCO
Personal für Sanitäre Anlagen
Sanitätsdienst
Securitypersonal
Technikteam/Ü-Technikteam

Fremdarbeiten Honorarkräfte

	Soll	Ist	Differenz
Referenten
Moderatoren
Künstler
Sonstiges

Beratungskosten

	Soll	Ist	Differenz
Steuerberater
Rechtsanwalt
Sonstiges

Präsente

	Soll	Ist	Differenz
Begrüßungsgeschenke
Give-aways (siehe Werbung)
Moderatoren
Referenten
Sonstiges

Einnahmen/Zugänge

Teilnehmergebühren

	Soll	Ist	Differenz
Begleitpersonengebühr
Fachexkursionen
Gesellschaftsprogramm
Katalogverkauf
Kongressgebühren
Rahmenprogramm
Tageskarten
Transfergebühren
Sonstiges

Fördermittel

Auf Ausgabenseite	Ausfallbürgschaft
zweckgebunden	Sonstiges
Darlehen

Sonstige Einnahmen

	Soll	Ist	Differenz
Anzeigen/Werbeflächen/Vitrinen
Ausstellungsmiete
Beilage Tagungsmappe
Merchandising
Spenden/Sponsorengelder
Verkauf von Publikationen
Sonstiges