Vertrauen wiederherstellen: Hygienekonzepte für Veranstaltungen

Die Anforderungen an Sicherheits- und Hygienemaßnahmen sind im Zuge der Corona-Pandemie stark gestiegen. Locations müssen Konzepte vorlegen, um eine sichere Durchführung von Veranstaltungen zu gewährleisten und Planer die Abläufe ihrer Events genauestens kennen. Hygienesiegel, Leitfäden und digitale Tools sollen helfen, ein sicheres Miteinander wieder möglich zu machen.

Wer derzeit Hotels und Eventlocations betritt, der sieht sofort: hier haben sich die Standards der Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen verändert. Aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie müssen die Betreiber neue Konzepte und Maßnahmen auf die Beine stellen, um nach dem Lockdown ihre Gäste wieder empfangen zu können. Dabei nehmen nun die Hygienevorkehrungen und die Sicherheit aller Beteiligten einen neuen Stellenwert ein und werden zu einem entscheidenden Buchungskriterium bei Reisenden und Reise­verantwortlichen in Unternehmen. Das belegt auch eine Umfrage, die HRS Anfang Mai 2020 unter seinen Firmenkunden durchgeführt hat: 86 Prozent der Unternehmen bevorzugen Hotels, die spezifische Covid-19-Hygienemaßnahmen getroffen oder überarbeitet haben.

Für Hotels ist es daher besonders wichtig, ihre Maßnahmen sichtbar und klar verständlich darzustellen.

„Viele Hoteliers auf der ganzen Welt investieren erhebliche Beträge in neue Hygienemaßnahmen. Wir wollen ihre Bemühungen transparent machen, weil dies zwingend notwendig ist, um das Vertrauen von Geschäftsreisenden und Einkaufsentscheidern wiederherzustellen.“

Tobias Ragge, Geschäftsführer von HRS.

Zertifizierungen der Locations & Hygieneprogramme der Buchungsplattformen

Dafür haben der Plattformbetreiber HRS und das Zertifizierungsunternehmen SGS ein neues, auf Sauberkeit und Hygiene ausgerichtetes Programm für die Hotellerie eingeführt. Das „Clean & Safe Protocol“ soll sowohl Unternehmen als auch Hoteliers einen klar definierten Standard in Bezug auf Hygiene geben. Hotels, die die Kriterien erfüllen, erhalten von HRS ein Label zur deutlichen Kennzeichnung ihres Engagements. Basis des Protokolls ist ein umfassender Maßnahmenkatalog, der Empfehlungen der Weltgesundheitsorganisation (WHO), dem World Travel & Tourism Council (WTTC) und des Centers for Disease Control and Prevention (CDC) für Hotelaufenthalte sowie die des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (RIFEL) für MICE berücksichtigt. Zu den Maßnahmen zählen beispielsweise verbesserte Hygiene­dienstleistungen in öffentlichen Bereichen und den Zimmern, erweiterte Maßnahmen zur Infektionsprävention, Einhaltung von Mindestabständen oder Schulungen der Mitarbeiter und Lieferanten. Hotels, die die Kriterien erfüllen, erhalten ein Label zur Kennzeichnung.

Die unabhängige Zertifizierung gibt zusätzlich ein sicheres Gefühl und steigert die Glaubwürdigkeit aller angegebenen Maßnahmen. Das Prüfinstitut Certified hat solch einen objektiven Hygienecheck für Hotels und Eventlocations entwickelt. Bei unangemeldeten Besuchen werden jährlich bis zu 45 Proben an neuralgischen und häufig frequentierten Flächen, den sogenannten „High Touch Areas“ genommen. Dazu zählen Aufzugsknöpfe, Treppengeländer, Lichtschalter, Türklinken, Bedienpanels von Klimaanlagen und auch WC-Brillen. Überall dort werden Wischproben genommen und die Belastung mit möglichen Krankheitserregern ermittelt. Ziel ist es, den Kunden und Gästen von unabhängiger Seite gute Reinigungs- und Hygieneleistungen im Hotel oder in einer Eventlocation zu bestätigen. Nur wer die Grenzwerte beim unangekündigten Test erreicht, erhält das Zertifikat.

Auch das Portal tagungsplaner.de bietet seinen Usern die Möglichkeit, Locations und Hotels, die besondere Sicherheitsmaßnahmen getroffen haben, einfach zu erkennen. Ein neues Icon zeigt auf der Übersichtsseite, welche Locations die Mindeststandards erfüllen. Mit der neuen Funktion „Sicher Tagen“ können zudem die aktuell geltenden Regularien in der jeweiligen Location ganz einfach eingesehen werden und passende Locations für die Anzahl der Teilnehmer ermittelt werden.

Hygienesiegel für Veranstalter

Ebenso wichtig wie für die Locations, sind neue Standards und Maßnahmen für die Veranstaltungen selbst. Hier hat unter anderem die dfv Mediengruppe ein Hygienesiegel mitentwickelt. Gemeinsam mit dem Zertifizierungsunternehmen InfraCert hat die Verlagsgruppe, zu der auch die dfv Conference Group gehört, das Siegel „Clean & Safe“ entwickelt. Der Zertifizierungskatalog deckt mit knapp 50 Maßnahmen jegliche Gefahrenpunkte vor, während und nach einer Veranstaltung ab, um die Sicherheit aller Beteiligten zu gewährleisten. Darunter finden sich die Themen Sicherheitsabstand, Schutzkleidung und Reinigungsintervalle.

Planungshilfe: Leitfäden

Neben Hygieneprotokollen und Siegeln gibt es auch weitere Hilfe für Veranstaltungsplaner, um bei den neuen Vorgaben und Regularien nicht den Überblick zu verlieren. Leitfäden sollen Planer dabei unterstützen, ihre Veranstaltungen sicher und reibungslos durchzuführen.

Der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren (EVVC) hat auf seiner Internetseite ein Rahmenkonzept veröffentlicht, das alle wichtigen Schritte für die Planung eines Events abdeckt und als Basis für individuelle Hygienepläne genutzt werden kann. Bei all den Leitfäden sollte immer auf die aktuellen Bestimmungen im eigenen Bundesland geachtet und der Austausch mit Locations und Dienstleistern frühzeitig und umfangreich in die Planung integriert werden.

„Wir wollen als Verband einen Beitrag leisten: Der Rahmenplan soll Betreiber von Versammlungsstätten sowie Veranstalter dabei unterstützen, die gegebenen Anforderungen und Regelungen in den Betriebsabläufen umzusetzen. Er stellt keine Dauerlösung dar, denn klar ist: Unter den aktuellen Bedingungen sind Veranstaltungen nicht wirtschaftlich durchführbar.“

EVVC-Geschäftsführer Timo Feuerbach

Hygiene- und Sicherheitskonzepte der Hotellerie

Die Locations selbst haben ihre Hygiene- und Sicherheitskonzepte umfassend überarbeitet und bieten ihren Kunden Abläufe und Veranstaltungsräume für sicheres Tagen. Radisson hat sich hierfür auch Unterstützung durch SGS geholt und so das Radisson Hotels Safety Protocol entwickelt. Das Programm gründlicher Reinigungs- und Desinfektionsverfahren umfasst unter anderem Handsanitärstationen an allen Eingängen, die Verwendung von persönlicher Schutzausrüstung (PSA) und Schutzscheiben, eine erhöhte und protokollierte Reinigungs- und
Desinfektionshäufigkeit, Social Distancing in allen Hotelbereichen, einschließlich in Tagungs- und Veranstaltungsbereichen, sowie eine umfassende Personalschulung. Diese neuen Richtlinien, betrieblichen Anleitungen und umfassenden Gesundheits- und Sicherheitsverfahren, die von SGS validiert wurden, werden auf der Grundlage lokaler Anforderungen und Empfehlungen angepasst, um die Sicherheit der Gäste zu gewährleisten. Es gibt zusätzlich ein 10-Schritte-Protokoll für Meetings & Events, welches näher auf die Garderobe, Luftzirkulation, Raumaufteilung oder Essensausgabe eingeht.

Die NH Hotel Group gestaltet mit ihrem Sicherheits- und Hygienekonzept
„Feel Safe at NH MICE“ die Customer Journey für Veranstaltungen und Konferenzen neu. Das Konzept basiert auf einem 360-Grad-Ansatz, der sowohl Flexibilität hinsichtlich der Meeting-Möglichkeiten als auch individuelle Lösungen für Kunden beinhaltet. Dabei setzen sie auf digitale Innovationen in agilen Umgebungen. Die An- und Abreise von Gruppen wird im Voraus geplant mit einer maximalen Anzahl an Teilnehmern in den MICE Lobbybereichen. An jedem der Hauptzugänge zu den Tagungsräumen befinden sich Händedesinfektionsspender. Empfangstische für Veranstaltungsteilnehmer sind mit Plexiglasschirmen geschützt. Alle Reinigungsverfahren sind für den MICE-Bereich optimiert und wiederum von SGS zertifiziert. Das angepasste Set-up für Tagungsräume garantiert die Einhaltung der Abstandsregeln zwischen den einzelnen Teilnehmern. Für
jede Bestuhlungsform (U-Form, Schule, Kabarett und Theater) ist die maximale Kapazität in allen Veranstaltungsräumen angepasst. NH bietet zudem hybride Tagungen und eine virtuelle 360-Grad-Tour zur Besichtigung des Meetingraums.

Das Konferenzhotel Lufthansa Seenheim steht in engem Kontakt zum zuständigen Ordnungs- und Gesundheitsamt und setzt den TÜV Süd, ein unabhängiges Prüf- und Hygieneinstitut, zur Beratung und Prüfung der Wirksamkeit seines Konzepts ein. Sie verfügen zudem über einen Hygiene- und Qualitätsmanager, der die Prozesse im Tagungshotel durchleuchtet und auf mögliche Schwachstellen prüft und Risikobewertungen jeder Veranstaltung vornimmt. Auch für die Anreise, den Umgang mit den Gästen, Verpflegung, Tagungspausen oder die Konferenzräume und Zimmer sind neue Maßnahmen und Abläufe entwickelt worden, um das Risiko für Infektionen zu verringern. All dies führt zu einem erheblichen Mehraufwand für Anbieter in der Branche, dennoch sieht Kristian Straub, Direktor Verkauf & Marketing des Tagungshotels Lufthansa Seeheim auch Positives an den neuen Begebenheiten:

„Der harte „Cut“ durch Corona hat die Umsetzung von vielen Dingen beschleunigt. So wird es beispielsweise zur Normalität, dass Meetings auch in einem hybriden Modell durchgeführt und internationale Teilnehmer zugeschaltet werden können. Wichtig ist hier eine stabile Infrastruktur mit schnellem Internet und entsprechenden Bandbreiten. So werden die Effizienz und Reichweite eines lokalen Meetings deutlich erhöht, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer wieder vor Ort sein können.“

Kristian Straub, Direktor Verkauf & Marketing des Tagungshotels Lufthansa Seeheim

Auch für das Thema Sicherheit zeugt diese Beschleunigung von hoher Relevanz, denn viele Anbieter entwickeln digitale Tools, die die Betreiber für ihre Räumlichkeiten nutzen können. SuitePad, ein Anbieter von In-Room-Tablets für die Hotellerie, ermöglicht einen kontaktlosen Check out und eine digitale Gästekommunikation.

Das Park Inn by Radisson Köln City West lässt zudem seine Gäste während
der Corona-Zeit über die Vorgaben des Bundeslandes durch die aktuelle „Verhaltenskodex-Kachel“ im Haus informieren.

Infektionsschutz mit Wearables für Teilnehmer

Für Veranstaltungsplaner bietet beispielsweise Kinexon eine digitale Lösung in Form von Wearables für Teilnehmer. Die sensorbasierte Technik kombiniert eine präzise Nachverfolgbarkeit mit der Erinnerung an die Abstandsregeln. Das digitale Wearable hilft zudem Kunden, ihre Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig den laufenden Betrieb zu sichern. Über Armbänder warnt die Technik ihre Träger, sobald sie einer anderen Person zu nah kommen. Den Abstand können die Sensoren bis auf zehn Zentimeter genau bestimmen und helfen so dabei, vor allem in unübersichtlichen Situationen Kontakte zu organisieren. Gleichzeitig macht das System mit Sensor-ID und Echtzeitmessung die Nachverfolgbarkeit im Sinne des Infektionsschutzes sicher.

Ob durch Hygienesiegel, Reinigungsprotokoll oder digitale Tools, die Betreiber von Eventlocations und Hotels haben neue Wege gefunden, Eventorganisatoren sichere Rahmenbedingungen für Veranstaltungen in Corona-Zeiten zu schaffen.

Siegel im Überblick

Das „Clean & Safe Siegel“ der dfv Mediengruppe, das „Radisson Hotels Safety Protocol“, das Zertifikat „Certified Hygiene Check“ von Certified sowie das Icon „Sicher Tagen“ von tagungsplaner.de

IHK-Lehrgang Fachbeauftragte/r für Hygiene im Veranstaltungswesen

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Gießen-Friedberg hat innerhalb kürzester Zeit die Weiterbildung zum Themengebiet „Fachbeauftragte/r für Hygiene im Veranstaltungswesen“ etabliert. Seit dem 2. Juni 2020 wird der neue Lehrgang, der in Zusammenarbeit mit Experten aus dem Veranstaltungssektor und Wissenschaftlern aus der Medizin entstanden
ist, angeboten. 40 Prozent der Zeit umfasst Theorie, 60 Prozent Praxisbeispiele und Unterweisungen in Ober-Mörlen und Fredenhagen
in Offenbach erlauben einen effektiven Praxistransfer. Zweck des Lehrgangs ist es, die im Stufenleitplan „Veranstaltungssicherheit
im Kontext von COVID-19: Handlungsempfehlung des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (RIFEL)” geschaffenen und bei „Back to Live“ verifizierten Grundlagen zu vermitteln. Die Inhalte orientieren sich an den Leitlinien und Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts. Erwerben können das Zertifikat Branchenbeschäftigte mit einer anerkannten, abgeschlossenen, mehrjährigen Berufsausbildung oder mit fünfjähriger einschlägiger Berufserfahrung im Veranstaltungswesen.

Kostenfreies Webinar: Tagungen einfach online buchen

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