Planungshilfen zu sicheren Events

Diese Leitfäden helfen Veranstaltsplanern

Veranstaltungs- und Tagungsplanung in Zeiten von Covid-19 stellt Eventmanager vor neue Herausforderungen. Die To-Do-Liste vor, während und nach einer Veranstaltung hat sich um ein Vielfaches verlängert und die sich ständig verändernden Bedingungen und Regularien setzen viel Flexibilität in der Planungsphase voraus. Um Veranstaltungsplaner unter die Arme zu greifen und sie dabei zu unterstützen, die Veranstaltungsindustrie wieder starten zu lassen, haben einige Institutionen Leitfäden zusammengesellt und die wichtigsten Vorkehrungen für sichere Events beschrieben.


Hier eine Auswahl:

Die Empfehlungen des RKI

Bei der Planung einer Veranstaltung gilt zunächst zu beachten, dass das Risiko von großen Covid-19 Ausbrüchen nicht bei jedem Event gleich hoch ist. Das Robert-Koch-Institut (RKI) hat eine Empfehlung zur Bewertung von Großveranstaltungen veröffentlicht, die allgemeine Prinzipien der Risikoeinschätzung und Handlungsempfehlung für Großveranstaltungen enthält. Danach hängt das Risiko unter anderem mit der Zusammensetzung der Teilnehmer, Art und Typ der Veranstaltung und Möglichkeiten der Kontrolle im Falle eines Ausbruches zusammen. Dies umfasst beispielsweise die Dauer der Veranstaltung, Interaktion zwischen den Teilnehmern oder Begebenheiten der Örtlichkeiten. Zu möglichen Maßnahmen zählt das RKI die angemessene Belüftung der Räumlichkeiten, eine Begrenzung der Teilnehmerzahl, der Verzicht auf Interaktionen oder ein Eingangsscreening auf Symptome. Auch die Rückverfolgbarkeit von Kontaktpersonen sollte in der Planung bedacht werden.

>> Empfehlungen des Robert Koch Instituts (RKI) zur Bewertung von Großveranstaltungen

Guide der WHO

Die Weltgesundheitsorganisation WHO geht noch einen Schritt weiter und hat am 29. Mai 2020 einen Guide veröffentlicht, der als Hilfestellung zur Veranstaltungsplanung dienen soll. Ziel dieses Leitfadens ist es, Regierungen, Gesundheitsbehörden und Organisatoren von Events eine Anleitung zur Eindämmung der Risiken einer Covid-19-Übertragung im Zusammenhang mit Veranstaltungen zu geben. Er umfasst die Punkte Risikobewertung, Planungsphase, operative Phase und Post-Event Phase.
Dabei wird auf die Erstellung von Notfallplänen oder die Anpassung
der Veranstaltung näher eingegangen. Hauptsächlich geht es in dem Leitfaden um „Mass gatherings“ also Massenveranstaltungen, aber die einzelnen Punkte können auch auf einen kleineren Rahmen übertragen werden. Die WHO gibt damit Empfehlungen ab, wie Events in Bezug auf Sicherheit und Hygiene optimiert werden können und wie Infektionen möglichst vermieden bzw. schnell behandelt werden können. Der Guide wurde mit einer WHO Expertengruppe entwickelt und liegt nur in englischer Sprache vor.

>> WHO: Key planning recommendations for mass gatherings in the context of the current COVID-19 outbreak

EVVC: Rahmenplan

Auch der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren EVVC bietet für jeden zugängliche Planungshilfe. Auf seiner Webseite stellt er einen Rahmenplan zum Umgang mit dem Coronavirus bereit. Das Konzept soll einen Rahmen für die Umsetzung von Schutz- und Hygienemaßnahmen geben, um eine veranstaltungsbedingte Ausbreitung des Coronavirus
zu verhindern. Es berücksichtigt die in mehreren Bundesländern
erlassenen Hygienevorschriften für die Teilnehmer von Veranstaltungen.

Neben der Beachtung der vom RKI empfohlenen Abstandsregelungen
umfasst der Plan auch Hygienemaßnahmen, sowie Maßnahmen, die eine möglichst gute Rekonstruierbarkeit potenzieller Infektionsfälle ermöglichen. Des Weiteren geht er näher auf die Teilnehmer, den Veranstaltungsauf- und -abbau, An- und Abreise, sowie Ein- und Auslass und Testläufe ein. In den einzelnen Punkten beschreibt der Plan, wer sich um die Umsetzung kümmern sollte und wie der Aufwand abgerechnet werden kann. Der EVVC stellt zudem eine Linksammlung mit nützlichen Links verschiedener Institutionen zur Verfügung. Der Verband weist darauf hin, dass der Plan Orientierung bieten soll auf die individuellen Gegebenheiten des Veranstaltungsortes anzupassen ist.

>> Rahmenplan Corona vom EVVC

R.I.F.E.L.: Handlungshilfe

Eine ähnliche Handlungshilfe hat auch das Research Institute for Exhibition and Live-Communication (R.I.F.E.L.) gemeinsam mit einer interdisziplinären Fachgruppe erarbeitet. Das elf-seitige Papier, das in seiner zweiten Fassung am 28. April 2020 erschienen ist, soll zeigen, dass eine Risikoeindämmung für alle involvierten Personen einer Veranstaltung möglich ist. Die Entscheidungsempfehlungen in Form einer Stufenbewertung dienen als Checkliste, um individuelle Veranstaltungsrisiken zu bewerten und entsprechende Maßnahmen zur Risikoeindämmung abzuleiten, damit die Sicherheit aller Beteiligten
gewährleistet werden kann. Es werden verschiedene Grade und Schutzleitlinien aufgeführt, nach denen die Sicherheit einer Veranstaltung
optimiert werden kann. Dabei wird näher auf Teilnehmerlisten, Risikoanalysen, Hygienekonzepte und Abstandsregelungen eingegangen. Zur Unterstützung der Planung wird ein Musterbestuhlungsplan aufgeführt und zudem Sonderflächen, wie Einlass, Garderobe, Cateringbereich oder Sanitäranlagen thematisiert. Zusätzlich gibt es Tipps für die Programmgestaltung, um Nahbegegnungen zu reduzieren. Am Ende des Dokuments gibt es eine einseitige Übersicht, auf der verschiedene Punkte
und Maßnahmenbereiche noch einmal aufgeführt werden.

>>> Veranstaltungssicherheit im Rahmen von COVID-19: Handlungsempfehlung des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (R.I.F.E.L.)

Rechtliche Hilfe auf Eventfaq

Wer auch rechtlich abgesichert sein will, bekommt bei Eventfaq die nötige Unterstützung. Die Verantwortlichen der Webseite für Eventrecht, bieten Hilfe bei der Erstellung von Hygieneplänen und beschreiben auf ihrer Seite zehn Schritte zum Hygienekonzept für Veranstaltungen. Dort gibt es auch eine Übersicht der Corona-Verordnungen der einzelnen Bundesländer, sowie weitere Infos zu Rechtsfragen bezüglich Infektionsschutz und Hygiene und eine Checkliste zur Veranstaltungsplanung unter Corona.

>> Hygienekonzept für Veranstaltungen von Eventfaq

Die Leitfäden der verschiedenen Institutionen sollten als Orientierungshilfe
und Unterstützung bei der Veranstaltungsplanung verstanden werden und müssen aus diesem Grund jeweils auf das eigene Event und dessen Rahmenbedingungen angepasst werden.

Einen ersten Einstieg bieten auch unser 10 Sicherheits-Tipps für Präsenztagungen in Coronazeiten sowie und unser Überblick zu Hygienekonzepten für Veranstaltungen.

Kostenfreies Webinar: Learnings für die Veranstaltungsplanung 2022

Die Pandemie hat viele Abläufe in der Veranstaltungsplanung verändert. Ines Stein stellt Ihnen Sie in unserem kostenfreien Webinar unsere wichtigsten Learnings für eine effiziente und sichere Veranstaltungsbuchung 2022 vor. Lernen Sie in unserem kostenfreien Webinar am 3. November um 11.00 Uhr unsere Plattform unverbindlich kennen:

  • Hygiene und Sicherheit: Worauf muss ich achten und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten wo?
  • Zeitmanagement: Wann ist der richtige Zeitpunkt die Veranstaltungslocation verbindlich zu buchen? Wieviel Vorlaufzeit muss ich einplanen? Wie kann ich Meetings bis 40 Personen ganz einfach online buchen und dabei Zeit sparen?
  • Kosteneffizienz: Wie kann ich durch Angebotsvergleich Kosten sparen? Wie ermittle ich ein realistisches Budget pro Teilnehmer?
  • Nachhaltigkeit: Worauf muss ich achten und woran erkenne ich eine nachhaltige Location?

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