Immer mehr Unternehmen und Organisationen beginnen ihre Veranstaltungsplanung wieder aufzunehmen. Nach dem Lockdown sind dringende Weiterbildungsmaßnahmen durchzuführen oder Konzepte mit Geschäftspartnern zu erarbeiten. Und so hilfreich reine Onlinekonferenzen oder Webinare auch sind: sie ersetzen häufig nicht das persönliche Treffen.

Eine Veranstaltung in Zeiten von Corona zu planen, ist eine große Herausforderung, nicht nur wegen der strengen Hygienemaßnahmen, sondern auch aufgrund der wechselnden rechtlichen Rahmenbedingungen. Hier finden Sie einige wichtige Hilfestellungen für die rechtssichere Planung von Veranstaltungen in der Pandemie

Tipp: einen fundierten Einstieg in das Thema bietet unser Webinar: Krisensichere Vertragsgestaltung für Veranstaltungen.

Die meisten Locations und Tagungshotels bieten bereits umfassende Hygienekonzepte zur sicheren Durchführung von Veranstaltungen. Beispiele finden Sie hier. Aber auch der Veranstalter von Business Events kann und sollte aktiv dazu beitragen sich selbst, seine Teilnehmer- und Teilnehmerinnen und die beteiligten Dienstleister gegen eine Infektion abzusichern. Diese Empfehlungen und Tipps helfen auch während Corona-Zeiten erfolgreiche Veranstaltungen durchzuführen.

1. Hybrid Tagen

Versuchen Sie möglichst hybride Veranstaltungen anzubieten. Das bedeutet Ihre Teilnehmer oder auch Referenten haben die Wahl, ob sie online (virtuell) oder anwesend teilnehmen möchten.

Back to live mit Hybrid Events: eine Reportage über erfolgreiche hybride Veranstaltungen. Unsere Checkliste für hybride Tagungen hilft nichts zu vergessen und Fallstricke zu erkennen.

2. Großzügige Raumgestaltung

Achten Sie auf eine großzügige Raumgestaltung, um die Abstandsregeln der Teilnehmer untereinander und zwischen Teilnehmern und Referenten zu ermöglichen. Fordern Sie Raumpläne für Tagen während Corona-Zeiten von Ihren Locations an. Achten Sie auf die neuen maximalen Teilnehmerzahlen.

Räumlichkeiten in der richtigen Größe finden Sie ganz einfach mithilfe unseres Abstandrechners Sicher Tagen auf tagungsplaner.de

3. Wegführung optimieren

Prüfen Sie ob auch beim Betreten und Verlassen der Räume (z. B. durch Einbahnstraßen-Regelungen) der Abstand gewahrt wird.

4. Masken

Verpflichten Sie alle Teilnehmer zum dauerhaften Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes. Halten Sie Masken für die Teilnehmer bereit, die dies vergessen haben.

5. Lüftung

Klären Sie effektive Raum-Lüftungskonzepte mit der Location und stellen Sie vor Ort sicher, dass diese auch umgesetzt werden.

6. Testen

Ggf. fordern Sie die Teilnehmer auf einen negativen Corona Test, eine Immunitätsbescheinigung oder eine Impfbestätigung mitzubringen.

Lesen Sie hier, was Corona-Schnelltests für Veranstaltungen leisten können.

Einige Locations bieten bereits Unterstützung für die Testung aller Teilnehmer vor Ort. Vorreiter ist hier wie beispielsweise das Axica in Berlin

Corona-Schnelltests für Events AXICA startet erfolgreichen Probedurchlauf

7. Catering mit Abstand

Bestellen Sie in der Location sichere Konzepte für das Catering. Beispielsweise Buffets mit abgedeckten Speisen oder ein Menüservice mit ausreichend Abstand zwischen den Teilnehmern. Wenn möglich fragen Sie nach Service auf Terrassen oder anderen Außenbereichen.

8. Desinfektion

Prüfen Sie, ob Ihre Location an allen Eingängen Desinfektionsstationen bereithält.

9. Kontaktlose Bezahlung

Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungsvorgänge kontaktlos, möglichst im Vorfeld erledigt werden.

10. Hygiene-Regeln kommuniziern

Stellen Sie sicher, dass alle Hygiene-Regeln im Vorfeld an Teilnehmer, Referenten und Location kommuniziert werden und ggf. als Teilnahmevoraussetzung definiert werden.