Hybride Tagung: Was ist wichtig?
Wer erstmalig über einen Videostream oder eine hybride Konferenz nachdenkt, der sollte diesen Service sorgfältig planen. So groß der Nutzen sein kann, so vielfältig sind die Fallstricke und Fehler, die man machen kann. Mit dieser Checkliste prüfen Sie, ob Sie an alles gedacht haben.
Im Gegensatz zu Face-to-Face-Veranstaltungen müssen bei hybriden Tagungen komplett andere Vorgänge Beachtung finden. Die Herausforderung ist, die Teilnehmer zu keinem Zeitpunkt zu verlieren, obwohl sie mit all den Ablenkungen im Büro oder zu Hause vor ihrem Bildschirm sitzen. Sie möchten sich als hybride Location vermarkten? Unser Webinar: Vermarktung als hybride Tagungslocation zeigt Ihnen auf, was zu beachten ist und wie Sie Ihre Kunden gezielt beraten.
Wie professionell (und damit teurer) soll Ihr Webcast sein?
Je hochwertiger die Tagung und ggf. die Ticketpreise für Präsenz oder Online-Teilnahme, desto aufwändiger sollte auch Ihr Webcast gestaltet werden. Vielleicht reicht bei kleinen internen Meetings eine kleine Webcam oder ein Skype-Account zur Übertragung. Bei großen Tagungen mit mehreren hundert Teilnehmern sind mehrere Kameras, hochwertige Audiotechnik, eine Onlineregie und ggf. ein Moderator für die Teilnehmer im Webcast möglich. Dazwischen sind alle Ausprägungen denkbar.
Nutzen Sie den Webcast auch zur Dokumentation der Tagung?
Ist der Webcast live und läuft er parallel zur Tagung oder wird er nach der Tagung offenen oder geschlossenen Teilnehmerkreisen zur Verfügung gestellt?
Welche Möglichkeiten der Interaktion gibt es für die Teilnehmer im Webcast?
Von einer eingebetteten Twitterwall über Foren oder Internetchats gibt es viele Möglichkeiten den Online-Teilnehmern Gelegenheit der Interaktion zu geben.
Nicht vergessen: Wenn die Online-Teilnehmer Beiträge oder Fragen liefern können, dann sollte auch jemand dafür verantwortlich sein, die Beiträge zu kommentieren oder die Fragen zu beantworten. Ein Chat-Moderator könnte auch die Aufgabe haben, die Fragen der Teilnehmer auf die Bühne zu bringen und die Experten direkt Stellung nehmen zu lassen.
Welche Kompetenzen sollte die Location oder das Tagungshotel aufweisen, in dem eine hybride Tagung geplant wird?
Optimal ist eine Location, die dieses Format bereits aktiv durch Know-how und technische Partner unterstützt. Wichtig ist ein gutes WLAN oder andere Highspeed-Internetzugänge mit hohen Übertragungsraten.
Wie bewerben Sie den Service eines Webcasts?
Hat der Teilnehmer von vornherein die Wahl auch online an der Konferenz teilzunehmen? Wollen Sie diese Möglichkeit nur Teilnehmern mit besonders weiter Anreise ermöglichen? Oder soll es nur eine Last-Minute-Option sein, die erst dann kommuniziert wird, wenn die real anwesenden Teilnehmer nicht mehr zurück können? Welches Pricing bieten Sie an?
Wie stellen Sie eine optimale Übertragungsqualität des Webcasts für die Online-Teilnehmer sicher?
Kein Bild kein Ton? Leider keine Seltenheit, da viele Veranstaltungsplaner noch unerfahren sind und viele technische Anbieter leider auch. Wenn die Online-Teilnehmer, die vielleicht viel Geld für ihre Teilnahme investiert haben, nur schlecht oder gar nicht die Folien sehen oder der Ton nicht optimal ist, dann beginnt oft ein kleiner Shitstorm, der auch sehr schnell öffentlich werden kann.
Besprechen Sie im Detail, wie Bild und Ton für den Videostream übertragen werden. Klären Sie die nötige Datenübertragungsgeschwindigkeit. Laden Sie Folien und Filme ggf. separat auf den Videoserver.
Tipp: Ein einfaches Abfilmen der Leinwand mit einer Kamera reicht meistens nicht. Insbesondere, wenn die Redner sich bewegen, sind mindestens zwei Kameras und zwei Ausgabefenster notwendig.
Wie sorgen Sie dafür, dass auch Ihre online anwesenden Zuschauer sich angesprochen fühlen und engagiert sind?
Schaffen Sie stabile Verbindungen zwischen den Online-Gästen und den real anwesenden Gästen und der Bühne. Lassen Sie die Präsenzteilnehmer und vor allem alle Moderatoren und Referenten wissen, dass sie auch ein Publikum außerhalb des Raumes haben. Ermutigen Sie Ihre Sprecher, auch die Online-Teilnehmer zu begrüßen und ab und zu direkt anzusprechen.
Wenn Sie dem Referenten über einen zusätzlichen Terminal auf der Bühne direkt Einblick in den Chat geben, kann er auf die Kommentare direkt eingehen.
Engagieren Sie einen Moderator, der sich nur um die online teilnehmenden Zuschauer kümmert. Vielleicht stellen Sie auch extra Inhalte für die Zeiten zur Verfügung, in denen Pausen im Tagungsraum sind.
Welche Funktionen sind für den virtuellen Teilnehmer darüber hinaus sinnvoll?
Wichtige Informationen wie etwa Rednerbiographien, Tagesagenda, Präsentationen und aktuelle News sollten jederzeit abgerufen werden können. Auch Pollings oder Meinungsumfragen werden gern genutzt. Wie messe ich die Aufenthaltsdauer der virtuellen Teilnehmer? Das sollte man im Vorfeld klären, um eine Kosten-Nutzen-Kalkulation herstellen zu können.
Definition: Webcast, hybride Tagung, Video-Livestream
Die verschiedenen Begriffe für die neuen Technologien sind schon sehr verwirrend. Hier sind kurze Definitionen für Streaming, hybride Tagungen und Webcast:
Hybride Tagung:
Irgendwie hat die Branche noch keinen besseren Namen erfunden. Hybride Tagungen setzen sowohl auf „Face-to-Face“, also die persönliche Anwesenheit der Teilnehmer, ermöglichen aber parallel die Teilnahme durch einen Webcast. Dabei gibt es Tagungen, die komplett über einen Webcast übertragen werden und bei anderen werden nur bestimmte Inhalte, wie besondere Key Notes oder Diskussionsrunden übertragen. Dabei kann Hybrid auch bedeuten, dass alle Teilnehmer im Tagungsraum sitzen und nur bestimmte Experten von außerhalb für eine Rede oder eine Diskussionsrunde zugeschaltet werden. Der Teilnehmer kann überall sein, der Referent auch.
Stream:
Streaming ist die Technik, die für einen Webcast benötigt wird, um Audio- oder Videosignale online Live- und Archiv-Ereignisse zu senden.
Webcast:
Ein Webcast Tagung ist eine Art Fernsehsendung, die für das Internet konzipiert wird. Über Streamingtechnologie können Tagungsinhalte live im Internet bereitgestellt werden.
Darüber hinaus kann auch die Interaktion mit den Zuschauern ermöglicht werden.
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