Auch nach dem Corona-bedingten Lockdown werden hybride Events ein wichtiges Thema der Veranstaltungsplaner bleiben. Schließlich zeigen die ersten Erfahrungen, dass die Kombination aus Präsenz- und Online-Meetings sehr gute Reichweiten erzielen.

10 Tipps, wie Sie hybride Events optimal organsieren

Reicht es manchen Teilnehmern die Vorträge und Diskussionen aus dem heimischen Büro zu verfolgen, so möchten andere das persönliche Networking nicht missen. Ein hybrides Meeting mit Teilnehmern im Tagungsraum und Livestream oder Webcast für die virtuellen Teilnehmer schafft die beste Voraussetzung möglichst vielen Anforderungen gerecht zu werden.

Checkliste für die Planung und Organisation hybrider Events

1. Ziele und Konzeption gehören zusammen.

Es gibt sehr unterschiedliche Arten hybrider Veranstaltungen. Je nach Zielsetzung könnte ein einfacher Livestream (Aufzeichnung und Streaming der Präsenzveranstaltung) mit ein oder zwei Kameras reichen. Interaktion mit den Teilnehmern oder das Angebot auch virtueller Messestände schaffen eine ganz andere Zielsetzung und damit Komplexität. Daher sollten die Ziele Ihres hybriden Konferenz noch detaillierter formuliert werden, als dies bei einem analogen Treffen nötig ist. Das Meeting-Design sollte auf Ihrer Zielsetzung basieren.

2. Welche Art der Interaktion und Emotionalisierung der virtuellen und real anwesenden Teilnehmer ist geplant?

Wenn Sie Interaktion wünschen, sind viele Fragen zu klären. Sollen die virtuellen Teilnehmer den Input der real anwesenden Teilnehmer hören/ sehen und direkt kommentieren können? Welche Tools passen zu Ihren Anforderungen: Chatfunktionen, Abstimmungstools, beschreibbare Boards, one-to-one-Videocalls, Session-Rooms und vieles mehr ist auf professionellen Konferenzplattformen für hybride Events möglich.

3. Auswahl der Speaker und Moderatoren

Hybride Events lassen Ihnen die Wahl. Speaker können vor Ort sein oder ebenfalls virtuell teilnehmen. Wichtig ist, dass die Tatsache, dass es sich um ein hybrides Meeting handelt, Bestandteil des ersten Briefings ist. Soll der Speaker aus Sicherheits- oder Kostengründen seinen Vortrag online halten, ist frühzeitig zu klären, ob dies von seinem Bürositz oder einem professionellen Studio gesendet werden soll. Ist ersteres der Fall (z.B. aus Kostengründen), lassen Sie sich die Bild- und Tonqualität (inkl. der Internetbandbreite) garantieren. Ein rechtzeitiger Technikcheck (nicht erst am Tag der Veranstaltung) ist empfehlenswert.

4. Die Bedürfnisse der virtuellen und analogen Teilnehmer separat betrachten und bewerten

Für die analogen Teilnehmer ist der Check-in, die Parkplatzsituation und die Verpflegung zu planen. Was aber machen virtuelle Teilnehmer während den Pausen? Schauen Sie auf einen Bildschirm mit Standbild eines leeren Tagungsraumes oder gibt es Pausen-Entertainment oder sogar die Möglichkeit des Besuchs virtueller Messestände.

Auch die Vernetzung der virtuellen Teilnehmer untereinander oder der virtuellen mit den analogen Teilnehmern, können für hybride Events, insbesonderbei bestimmten Veranstaltungsarten (z.B. Verbändetagungen) wichtige Themen sein.

5. Neue Anforderungen an die Eventlocation

Vom professionellen Studio, über Streaming-Räume bis zu Hotels oder anderen Locations, die sich auf hybride Events spezialisieren, gibt es viele Möglichkeiten. Natürlich ist die richtige Location-Wahl von Ihrer Konzeption und den Teilnehmerzahlen abhängig. Wichtige Fragestellungen sind: welche Erfahrung hat Ihre Wunschlocation, gibt es stabile Kooperationen mit Agenturen und technischen Dienstleistern. Hat das Internet die erforderliche Bandbreite und gibt es jederzeit technische Unterstützung? Schließlich wollen Sie sich als Organisator oder Moderator um Ihre Inhalte und Ziele und nicht um das verschwommene Videobild Ihres Vorstands kümmern.

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6. Die technischen Möglichkeiten für hybride Events wachsen, eine gute Beratung durch erfahrene Dienstleister ist ein Muss.

Im Nachhinein abrufbare Aufzeichnungen (auch in der Qualität eines bearbeiteten Internet-TV), Drohnenaufnahmen während der Liveveranstaltung, Live-Broadcast und professionelle Regieführung. Eine gute Beratung stellt sicher, dass Ziele und Werkzeugeinsatz ein vernünftiges Verhältnis eingehen.

7. Ein professionelles Script oder ein Regieplan für alle Rollen und handelnden Personen sollte rechtzeitig erstellt werden.

Neben dem Ton- und Lichtexperten, entstehen bei hybriden Meetings zahlreiche zusätzliche Rollen und Aufgaben: Kamerateams, Regie, Moderation im Saal, Chatmoderation, Betreuung realer und virtueller Aussteller… Der Regieplan wird komplexer und alle Beteiligten sollten die Aufgaben der anderen Akteure kennen.

8. Nicht jede Zielsetzung erlaubt ein hybrides oder virtuelles Meeting.

Gerade spannungsgeladene Konfliktthemen sind nur schwer hybrid oder virtuell umsetzbar.

9. Hybride Events oder virtuelle Meetings auch im Arbeitsalltag nutzen.

Das Lernen beginnt mit dem Tun. Viele Unternehmen scheinen noch zu hoffen, dass die Videokonferenz wieder verschwindet. Das ist aber unrealistisch. Daher sollten alle Unternehmen durch Technik und Schulung sicherstellen, dass die Online- oder hybride Konferenz professionell umgesetzt wird. Allzu oft sitzen 5 Teilnehmer in einem Konferenzraum und teilen sich ein Smartphone für die Tonübertagung oder sind für die anderen virtuellen Teilnehmer nur kleine, kaum sichtbare Punkte. Dies stört den Austausch erheblich und zeigt, dass sich Ihr Unternehmen noch nicht auf die neuen Wirklichkeiten eingestellt hat.

10. Eine rechtzeitige Generalprobe hilft Fehler und Herausforderungen zu erkennen.

Nur bei sehr kleinen hybriden oder virtuellen Veranstaltungen kann auf die Generalprobe ein paar Tage vor dem Event verzichtet werden. Ansonsten gilt es alle Akteure (nicht nur die Technik, sondern auch die Moderation und ggf. Speaker) in die neuen Situationen einzuarbeiten. Diese Generalprobe sollte ein paar Tage vor der Veranstaltung stattfinden. Nur dann ist ausreichend Zeit, um Herausforderungen zu bewältigen.