Videokonferenzen, virtuelle Events und digitale Zusammenarbeit
Als im Lockdown im Frühjahr 2020 Arbeiten, wie wir es kannten, auf den Kopf gestellt wurde, gehörten Videokonferenzen, virtuelle Events und Projektarbeit von einem Tag auf den anderen zum Alltag. Eine Übersicht über Tools, die seither im Dauereinsatz sind.
Man kann der Corona-Krise ja nur schwerlich etwas Gutes abgewinnen. Am ehesten vielleicht, dass das Virus eine Art Turbodigitalisierung der Eventbranche voran treibt: Die Absagen unzähliger Präsenzveranstaltungen sorgen für einen überdimensionalen Anstieg von Videokonferenzen, viele Elemente von Veranstaltungen werden in Online-Formate und hybride Events übertragen und das zum „New Normal“ gewordene Homeoffice veranlasst zur digitalen Kollaboration.
Quasi über Nacht gilt es, mit einer Unmenge neuer oder lange Zeit schlicht ignorierter Tools und Programme zu arbeiten. Das ist nicht nur für die Generation Kopierpapier herausfordernd. So berieten sich beispielsweise die Staats- und Regierungschefs der Europäischen Union im Frühjahr 2020 über geeignete Maßnahmen zur Begrenzung der Covid-19-Pandemie per Videokonferenz. Zum allerersten Mal überhaupt. Videokonferenzen haben sich seither zu einer beliebten Alternative für den persönlichen Austausch entwickelt.
Wir listen hier einige der gängigsten Videokonferenz-Tools auf:
Videokonferenz-Tools
Google Hangouts/Google Meet
Ein komfortables Tool, um kleinere Videokonferenzen mit Screen-Sharing abzuhalten, ist Google Hangouts. Hierfür benötigt man einen kostenlosen Google-Account, den Chrome-Browser und wie bei jedem anderen Videokonferenz-Tool selbstverständlich eine Webcam und ein Mikrofon. An einer Videokonferenz können bis zu zehn Nutzer teilnehmen, eine Chatfunktion ist für zu 150 Teilnehmer vorhanden. Für größere Webkonferenzen bietet sich, das bis Mai 2020 zahlenden Google-Suite-Nutzern vorbehaltene Google Meet an. In der kostenlosen Version, können hier bis zu 100 Personen für eine Stunde eingeladen werden. In der kostenpflichtigen Version sind interaktive Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern möglich und Livestreams mit bis zu 10.000 Zuschauern.
GoToMeeting/GoToWebinar
GoToMeeting ist ein bekanntes und recht einfach zu bedienendes Tool vom Softwareanbieter Citrix. Neben Audio- und Video-Meetings ist auch das Teilen von Bildschirminhalten möglich. Allerdings können hier im Video nur sechs Webcam-Streams gleichzeitig angezeigt werden und das Tool ist kostenpflichtig. GoToMeeting eignet sich für bis zu 250 Teilnehmer. Bei größeren Teilnehmerkreisen eignet sich Citrix GoToWebinar für geplante Online-Events mit bis zu 1.000 Teilnehmern.
Skype/Microsoft Teams
Skype dürfte den meisten Nutzern ebenfalls bekannt sein. Das für Unternehmen als Konferenz-Tool entwickelte Skype for Business wurde 2017 zu Microsoft Teams, das neben Gruppenarbeit und Messaging eben auch Online-Meetings ermöglicht. In der Premiumversion von Teams ist zudem das Aufnehmen von Meetings möglich. Diese Version stellt Microsoft übrigens im Zuge der aktuellen Krise bedingt durch das Coronavirus bis 2021 kostenfrei zur Verfügung.
Zoom
Auch Zoom ist ein verlässliches Tool für Videokonferenzen mit Instant-Messaging und Content-Sharing. Insgesamt sind bis zu 1.000 Videoteilnehmer möglich, während bis zu 49 Videos auf dem Bildschirm sichtbar sein können.
Webex
Webex ist ebenfalls ein renommiertes Tool für Videokonferenzen und Online-Zusammenarbeit aus dem Hause Cisco. Zudem stehen Bildschirmfreigabefunktionen und virtuelle Meetingräume zur Verfügung, was weltweit viele Unternehmen nutzen. Nach Angaben von Cisco nutzen 93 % der Fortune 100-Unternehmen Cisco Webex Produkte für die Zusammenarbeit.
Videokonferenzen leicht gemacht
Weitere Anbieter
Adobe Connect Meetings, Uber Conference, Intermedia, Amazon Chime, Global Meet (PGI), Circuit, Highfive, Blizz oder Remote
Virtuelle Konferenzen und Messen
Als weitere Alternative haben sich komplett virtuelle Konferenzen und Messen etabliert. Als der damalige CEO von Xing Events, Prof. Dr. Cai-Nicolas Ziegler, vor rund zwei Jahren im Zuge der Vorbereitungen der komplett virtuellen Ausstellung und Konferenz „Vexcon“ virtuelle Events als „das beste Beispiel für die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Eventbranche“ und als „vielversprechendes Zukunftsformat“ beschrieb, konnte er nicht ahnen, wie recht er damit 2020 haben würde und wie wichtig virtuelle Konferenzen tatsächlich sein würden. Während der Pandemie, in der es mitunter schlicht nicht möglich ist, gewisse Konferenzen oder Messen durchzuführen, ist das reinvirtuelle Veranstaltungsformat daher eine wertvolle Alternative.
Das Format des Veranstalter Xing Events kombiniert Vorträge oder Interviews, die ähnlich einem Webinar live ins Internet übertragen werden, mit virtuellen Messeständen, an denen Besucher vier Tage lang Produktdemonstrationen und weitere Informationen zu den ausstellenden Unternehmen herunterladen sowie auf Dokumente und Videos zugreifen können. Da bei der letzten Ausgabe der Vexcon im November 2019 – also noch vor Corona – bereits rund 1.000 Teilnehmer beim rein virtuellen Event dabeiwaren, war Xing Events für die Vexcon im Oktober 2020 bestens gerüstet.
Der Dienstleister, mit dem Xing Events die Vexcon durchführt, ist Expo IP. Das Unternehmen ist bereits 18 Jahre am Markt, hat über 100 virtuelle Messen begleitet und mehr als 3.500 Webinare durchgeführt. Der Anbieter hat verschiedene Möglichkeiten im Portfolio für eine Alternative zu Live-Events. Für den virtuellen Messestand liefert das Unternehmen Standard-Layouts, genauso sind aber individuelle Designs möglich. Im Prinzip sind keine Programmier-Kenntnisse notwendig. Als multimediale Inhalte des Messestands sind Dokumente, Präsentationen, Bilder-Galerien oder Videos möglich. Der Austausch zwischen Aussteller und Besucher erfolgt im Livechat. Kombiniert wird das Ganze mit Webinaren oder Livestreams von Vorträgen, für deren Durchführung sämtliche Möglichkeiten ebenfalls im Baukasten von Expo IP erhältlich sind. Wie Unternehmen ihre Veranstaltung in die virtuelle Welt verlagern können, hat Expo IP in einem Whitepaper auf der eigenen Webseite Schritt für Schritt aufgeführt.
Ubivent, eine Tochter von Meetyoo Conferencing, entwickelt und betreibt eine Plattform für virtuelle Events und bietet Services rund um Online-Events, virtuelle Konferenzen, Webmessen und Live-Streaming an. Die Komponenten bilden, ähnlich wie bei einem physischen Messegelände, eine in sich geschlossene virtuelle Umgebung. Unterstützt werden Gruppen von mehreren Dutzend bis hin zu mehreren Zehntausend Teilnehmern. Zu den Kunden zählen etwa BASF, John Deere, MAN, Microsoft, Roche, SAP oder das Bundesministerium für Bildung und Forschung. Unter www.virtuelle-online-messe.de hat das Unternehmen die Vorteile sowie einige Beispiele aufgelistet.
Auch Völkel ITK stellt eine virtuelle Plattform für Messen und Events mit der Integration von Livestream-Übertragung oder 360°-Rundgängen. Die Plattform bietet ein Set aus virtuellen Räumen, das beliebig für jeden einzelnen Event zusammengestellt werden kann. Normalerweise wird eine Empfangshalle von einem Templateset ausgewählt, danach sollten weitere virtuelle Räume dazu ausgewählt werden, zum Beispiel ein Auditorium, von wo aus Vorträge gestreamt oder Diskussionsrunden gesendet werden können. Dazu kann eine Networking Zone für die Besucher konfiguriert werden für den geschlossenen oder öffentlichen Chat. Schließlich die Messehallen für die Aussteller, die sich mit Lösungen, Dienstleistungen und Services darstellen, (Videos, downloadbare Flyer, Whitepaper usw.) Auch Chat- und Video-Kommunikation kann an den virtuellen Messeständen integriert werden. Wie auch bei Ubivent und Expo IP sind Standard-Templates für die virtuellen Räume und Messestände vorhanden, und auch hier können individuell Designs erstellt werden.
Kollaborations- und Projektmanagement-Tools
Neben Videokonferenzen und Messen hat sich auch die Zusammenarbeit in Teams seit dem Lockdown im vergangenen März in vielen Unternehmen grundlegend geändert. Schon bevor beispielsweise das German Convention Bureau (GCB) zu dem damaligen Zeitpunkt komplett ins Homeoffice gezogen ist, hat das Team Basecamp als Remote-Projektmanagement-Tool für sich entdeckt. Hier lassen sich für verschiedene Projekte Gruppen erstellen, in denen Dateien abgelegt, Termine eingebucht und Diskussionen geführt werden können. Die Nutzung sei aber deutlich gestiegen, als sämtliche Kollegen von zuhause aus gearbeitet hatten, erklärt Sarah Skavron, Projektmanagerin im GCB. So kommt dieses Tool bei der Projektabsprache für den Future Meeting Space zum Einsatz, ein Projekt mit dem Ziel, Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche frühzeitig vorauszudenken und Handlungsempfehlungen zu geben. Für virtuelle Meetings nutzt das GCB Microsoft Teams für den Videocall und Mentimeter beziehungsweise Conceptboard für die digitale interaktive Zusammenarbeit. Mit Mentimenter können Wordclouds, Umfragen und Abstimmungen erstellt werden, die sich in Echtzeit visualisieren lassen und mit Conceptboard lässt sich ein virtuelles Whiteboard erstellen, das dann gemeinsam im Team mit Informationen, Fotos und MindMaps befüllt werden kann.
Auch im ZEUS Innovators Club, in dem Unternehmen wie der Event-App-Entwickler Eventmobi, die Location-Buchungsplattform Spacebase, der Eventpersonal-Vermittler ucm.agency und das Fachmagazin tw tagungswirtschaft zusammenarbeiten, wird schon vor der Krise auf digitale Kollaborationstools zurückgegriffen. Hier findet hauptsächlich Slack als Kommunikationstool seinen Einsatz. Über die Plattform ZEUS treten die teilnehmenden Unternehmen in den Dialog mit Verbänden und Marktteilnehmern. Zu diesem Zweck gibt es Projekte wie einen Podcast, ein gemeinsam organisiertes Konferenzprogramm auf der IMEX und kleinere Networking-Events. Zu diesen Projekten existieren auf Slack jeweils eigene Kanäle, in denen die Teilnehmer – jeder Kanal kann verschiedene Teilnehmer definieren – Fragen oder Beiträge in den Verlauf posten können. Die Chats sind offen, sodass alle Gruppenteilnehmer alle Beiträge sehen können, es sind aber auch interne Chats möglich. In der ZEUS-Slack-Gruppe existieren zum Beispiel Kanäle wie #Podcast #General #HR-Search und #Best-Practices – alles, was ein Thema betrifft, sammelt sich so an einem Ort.
Es wird spannend sein zu beobachten, wie diese Tools in Zukunft genutzt werden, wenn Teams gewisse Formate nicht mehr nutzen
müssen, sondern können.
Christian Funk/Ronja Heise
Dieser Beitrag erschien ursprünglich in unserem Trendbook tagungsplaner 2021. Lesen Sie hier die komplette digitale Ausgabe.