Die 11 wichtigsten Maßnahmen zur Vermarktung Ihrer Veranstaltung

Sie planen eine öffentlich buchbare Veranstaltung und schreiben Ihren Marketingplan? Diese 11 Maßnahmen gehören auf jeden Fall in die Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen!

1. Ticketpreise kreativ und kundenorientiert gestalten

Belohnen Sie über Ihre Ticket-Tarifgestaltung die Teilnehmer, die Ihnen frühzeitig Sicherheit und Liquidität geben. Ein sogenannter Frühbuchertarif erfüllt diese Anforderungen. Der Tarif könnte 20% Preisnachlass vom Normalpreis beinhalten, muss aber beispielsweise bis 3 Monate (je nach Vorlauf) gekauft und bezahlt und kann nicht mehr kostenfrei storniert werden.

Weitere Belohnungstarife

• Hilfe bei der Vermarktung: „Bring einen Kollegen mit, die zweite Person spart 20%“
• Erhöhung des Umsatzes pro Person: VIP-Ticket mit bestem Sitzplatz und VIP-Lounge plus 50%
• Das 3-Tages-Ticket: Ein Preisvorteil für die Teilnehmer, die die gesamte Veranstaltungsdauer buchen

Eine weitere Kategorie an „maßgeschneiderten Tarifen“ gewährt keine Rabatte, sondern passt sich den individuellen Bedürfnissen der Teilnehmer an. Ziel ist es, die verfügbare Zielgruppe zu vergrößern und so mehr Teilnehmer zu gewinnen.

Beispiele für zielgruppenspezifische Preisgestaltung

• Teilnahme nur am ersten oder nur am zweiten Tag
• Virtuelle Teilnahme im Livestream oder Webcast (für die Gäste, denen die persönliche Anreise zu weit ist) oder Gäste, die nur an einer oder zwei Vorträgen interessiert sind.
• Virtuelle Teilnahme und Freischaltung nur für ausgewählte Vorträge.

2. Verkaufs­starke Landing­page oder Veranstalter­webseite gezielt zur Teilnehmergewinnung nutzen

Die Veranstaltungswebseite ist das Herzstück Ihrer Marketing- und Vertriebsaktivitäten, um Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Natürlich sind hier die Eintrittskarten einfach online buchbar und zahlbar (einfache Bestellformulare sind ‚mega out‘).

Die wichtigsten Inhalte der Veranstaltungswebseite

• Beschreibung der Zielgruppe: Wer sollte teilnehmen?
• Veranstaltungsprogramm
• Vorstellung der Speaker
• Beschreibung der Locations, Anreisemöglichkeiten, Hotels …
  Ggf. Informationen zu Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn zum Sonderpreis oder Shuttleservices vom Bahnhof oder Flughafen
• Beschreibung der Rahmenprogramme
• Sponsoren, Aussteller etc.

Pflichtbestandteile jeder Webseite sind natürlich ein Impressum und die Datenschutzerklärung sowie ein Hinweis auf die Streitschlichtungsstelle der Europäischen Kommission, sofern Onlinekaufmöglichkeiten bzw. Shopsysteme eingebunden sind.  

3. Ticketshop mit guter Conversion

Wenn ein Besucher Ihren Ticketshop betritt, dann ist aus einem Besucher bereits ein Interessent geworden. Das ist stets der erste Schritt, damit aus einem Interessenten ein Käufer wird. Wichtig ist, dass die Ticket-Verkaufssoftware Ihre Tarife, Stornierungsregeln, Zahlungsregeln etc. abbilden. Das Angebot dieser SaaS(Software as a Service)-Shops ist so riesig, dass wir hier jetzt keine Empfehlungen geben können.

Wichtig ist auch, dass der Ticketshop sehr aufmerksamkeitsstark in die Veranstaltungswebseite eingebunden wird.

4. Datenbank mit Teilnehmerdaten für Direktmarketing-Kampagnen aufbauen

Nutzen Sie die Daten von Buchern und Interessenten vergangener Veranstaltungen, um diese direkt einzuladen. Direkte E-Mail-Einladungen sind besonders effektive Maßnahmen zur Teilnehmergewinnung für Events. Natürlich muss die Nutzung dieser Daten DSGVO-konform erfolgen. Aber eine sinnvollere Maßnahme, als die eigenen Kunden einzuladen und Interessenten aufmerksam zu machen, gibt es nicht.

5. Professionelle Kampagnen oder Newsletter-Software zur Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen nutzen

Ein Versand Ihrer Werbemails über einen „Blind-Copy-Verteiler“ in Ihrem E-Mail-Programm ist nicht nur unprofessionell, sondern auch gefährlich. Schnell werden die Empfängeradressen von Dritten im Internet mitgelesen. Das ist nicht nur datenschutzrechtlich bedenklich, sondern auch wettbewerbsrechtlich. Sehr sinnvoll ist es, wenn das Kampagnen-Management oder Newsletter-Tool bereits Teil des Ticketshops oder Ihrer Customer-Relation-Management-Software (CRM) ist. Mit beiden Lösungen, könnte man automatisieren, dass Kunden, die sich bereits anmeldet haben nicht noch weitere Einladungen erhalten. Nicht zuletzt weil Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen per E-Mail oft nicht mit einer einzigen E-Mail gelingt. Mit E-Mail-Serien lassen sich oft höhere Verkaufszahlen erzielen.

6. Marketingkooperationen mit Ausstellern oder Sponsoren schließen

Es gibt mehr Möglichkeiten, wie Sponsoren Ihre Veranstaltung unterstützen, als mit einer Überweisung. Sponsoren könnten ihre eigenen Kunden zu Ihrer Veranstaltung einladen und so aktiv an der Teilnehmergewinnung mitwirken. An Aussteller könnten kostenfreie oder kostenreduzierte Kontingente übergeben werden.

Die Ziele und Maßnahmen von Kooperationsmarketing können sein:

• Neue Kunden finden – neue Zielgruppen erschließen
• Bestehende Kunden binden
• Marketingkosten senken 

Mögliche Instrumente:

• Host-Beneficiary-Kooperation
  Der Gastgeber (Host) macht auf das Produkt bzw. Dienstleistung des Nutznießers (Beneficiary) aufmerksam. Dies kann im Rahmen eines Newsletters, Gutscheinaktionen, Beilagen beim Versand, Social-Media-Kommunikation, Mailings usw. erfolgen. Der Gastgeber kann eine Provision oder Gewinnbeteiligung vom Beneficiary erhalten.
• Mehrwertangebote für die jeweiligen Kunden des Kooperationspartners
• Content Marketing – gegenseitige Veröffentlichung und Verlinkung von relevanten Blogs/News (und Querverweise von Social-Media-Seiten und Newslettern)
• Product Bundling – gemeinsame, nutzenstiftende Produkte entwickeln und anbieten
• Gemeinsames Ausloben von Branchen-Awards

7. Redaktionelle und werbliche Nutzung der sozialen Medien, um mehr Teilnehmer zu gewinnen

Marketing- und Werbekampagnen in den sozialen Medien bieten sich für die Gewinnung neuer (und wiederholender) Teilnehmer für Tagungen, Kongresse oder auch Seminare an. Insbesondere Facebook unterstützt sehr wirkungsvoll, dass vor allem bezahlte Kampagnen den richtigen Interessenten gezeigt werden. Natürlich muss ein gutes redaktionelles Konzept erstellt und umgesetzt werden, um die Interessenten mit spannenden Inhalten auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen. Dazu passt unser Vorschlag für gutes Content-Marketing unter Punkt 9.

8. Anzeigen in Suchmaschinen zur Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen

Google Ads ist eine moderne Werbeform, die – wenn sie professionell aufgesetzt ist – nur dann etwas kostet, wenn sie auch etwas bringt: Interessenten, die genau das suchen, was Ihre Veranstaltung anbietet. Wichtig: Sie müssen sich vorstellen können, was Menschen googeln, die an Ihrer Veranstaltung Interesse hätten. Diese so genannten Keywords setzt man so in Google Ads ein, dass Ihre Anzeige gezeigt wird, wenn diese Suchbegriffe gesucht werden.
Beispiel: Weiterbildung Thema xyz. Oft wird auch nur das inhaltliche Thema als Keyword genutzt, z.B. Veranstaltungsmarketing. Ist das das Fachthema Ihres Kongresses, könnte jemand der nur eine Checkliste zu diesem Thema gesucht hat, durchaus zum Interessenten werden.

9. Content-Marketing-Maßnahmen auf der eigenen Webseite zur Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen nutzen

Nutzen Sie die Expertise Ihrer Referenten zur Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen. Erweitern Sie den Speaker-Auftrag um einen Fachartikel oder eine Praxis-Checkliste zum Referatsthema. Diese Inhalte sollten exklusiv für Sie formuliert und suchmaschinenoptimiert sein. Sie können die Inhalte nun entweder nach und nach veröffentlichen und über die sozialen Medien mit Reichweite versorgen. Oder Sie bieten die Inhalte nur nach Überlassung einer E-Mail-Adresse und die Genehmigung, Ihre Veranstaltungseinladungen senden zu dürfen.

10. Partnerschaften mit Medien, die Ihre Zielgruppe bestens kennen und potentielle Teilnehmer erreichen

Professionelle Medien verfügen in der Regel über das, was Sie benötigen. Reichweite und Kontakte zu Personen, die Ihre Teilnehmer werden könnten. Ein echtes Medienpaket auszuhandeln ist oft sinnvoller, als reine Anzeigen zu schalten. So ein Medienpaket, insbesondere mit einem Fachmedium,  kann gemeinsame Marketingaktionen, Einladungen, Leserreisen, Advertorials und gegenseitige Internet-Werbemaßnahmen (z.B. Affiliate Marketing) beinhalten. Man sollte nur eines beachten: Medien leben davon, dass sie ihre Kontakte und Reichweite verkaufen. Ein reines Tauschgeschäft wird hier zur erfolgreichen Teilnehmergewinnung also kaum möglich sein.

11. Live-Blogging während der Veranstaltung unterstützt Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen

Ein mobiles Redaktionsteam, ausgerüstet mit Tablet oder Smartphone mit integrierter Kamera berichtet mit Texten, Bildern und Videos direkt von der Veranstaltung und veröffentlicht parallel zur Veranstaltung die wichtigsten Botschaften. Es ist eine Art Live-Reportage im Internet. Der Live-Blog hält die nicht anwesenden Teilnehmer auf dem Laufenden. Ein guter Live-Blog gibt der Veranstaltung Reichweite und unterstützt die Vermarktung von Folgeveranstaltungen. Ebenso wie eine insgesamt gute Nachberichterstattung ist dies eine Einzahlung in das Marketing Ihrer Folgeveranstaltungen.