Meilensteine für erfolgreiche Veranstaltungsorganisation
Meilensteine für erfolgreiche Eventplanung
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Gute Checklisten für die Veranstaltungsorganisation sind für Anfänger und Profis stets eine gute Hilfe. Eine weitere Ergänzung zur Unterstützung Ihrer Veranstaltungsqualität, sind die tagungsplaner.de-Meilensteine. Sie beschäftigen sich inhaltlich mit der Veranstaltungsorganisation und helfen, an wirklich wichtige Fragen zu denken. Egal, ob Sie eine Tagung, ein Seminar, eine Roadshow, eine mehrtägige Konferenz oder ein Event planen.

Meilensteine für erfolgreiche Eventplanung

Beispiele:

  1. Was passiert, wenn eine Krise eintritt? Krankheit, Stromausfall, Ausfall eines Referenten?
  2. Die Gastgeberrolle! Wer ist „das Gesicht“ Ihrer Veranstaltung. Welche Aufgaben muss der/die Gastgeber(In) übernehmen?
  3. Komplexität reduzieren? Wie können wir durch bessere Planung die Risikofaktoren im Ablauf reduzieren?

Veranstaltungen besser planen

MeilensteinDetailsBeispiele und praktische Hinweise

1. Veranstaltungsziele beschreiben

Achten Sie darauf, dass die Ziele Ihrer Veranstaltung messbar, realistisch und verständlich formuliert sind.Beispiele:
  • Im dritten Jahr hat der Kongress 800 zahlende Teilnehmer.

  • Im Abschlusstest des Seminars bestehen 90% der Teilnehmer den Wissenstest.

  • 97% der Teilnehmer bewerten die Veranstaltung mit gut oder sehr gut!

2. Veranstaltungs­budget erstellen und Controlling implementieren

Maximale Kosten planen, realistische Erlöse planen. Regelmäßig Soll/Ist kontrollieren
  • Projektbuchhaltung einrichten.

  • Alle Mitorganisatoren über das Budget informieren.

  • Soll/ Ist Vergleich während der Planungsphase durchführen.

  • Nach der Veranstaltung notieren, wo Fehleinschätzungen vorlagen.

3. Veranstaltungs­konzept: Erstellung & Diskussion

Konzeptskizze über Art der Veranstaltung, Zielformulierung, Dauer, groben Ablaufplan erstellen und mit potenziellen Teilnehmern und Experten diskutieren.
  • Stets offen sein für Optimierungen und neue Ideen. Jede Veranstaltung benötigt etwas Neues, da das Unerwartete eher begeistert, als die Wiederholung.

  • Vielleicht muss die Tagung interaktiver werden?

  • Oder ein Livestream erhöht die Reichweite.

4. Zeitplanung

So frühzeitig wie möglich beginnen und ordentlichen Vorlauf erlauben. Der Zeitplan beinhaltet die zu erledigenden Maßnahmen und Inhalte vor, während und nach der Veranstaltung.Genauen Zeitplan erstellen und festlegen, wer bis wann für was zuständig ist. Vorlauf nicht unterschätzen. Schließlich müssen die Location (Veranstaltungslocations und Tagungsräume. können Sie auf tagungsplaner.de einfach online buchen oder anfragen), die Referenten und Show Acts und natürlich die Gäste verfügbar sein. Lieber ein „save the Date“ als eine zu späte Einladung versenden.

Frühzeitig den genauen Ablauf der Veranstaltung festlegen. Ein typischer Fehler ist, die Einladung lediglich mit groben Informationen zu versenden und die Details erst kurz vor der Veranstaltung zu erarbeiten. Die meisten Teilnehmer wollen wissen, wofür genau sie ihre Zeit reservieren sollen.

Vielleicht unterstützt ein Planungstool, wie Trello das Projektmanagement besser als eine Excelliste.

5. Einladung & Teilnehmergewinnung

Klare Zielgruppenbeschreibung. Veranstaltungswebseite mit allen Details und klarem „Call to Action“ planen und umsetzen. Die Einladung muss beantworten:
  • Warum werde ich eingeladen?

  • Wer kommt noch?

  • Warum sollte ich meine Zeit und ggf. mein Geld dafür ausgeben?

  • Welchen Nutzen habe ich?

Sinnvoll ist die Nutzung eines modernen Teilnehmer­management­systems sowie die Erstellung eines Marketingplans zur Teilnehmergewinnung.

6. Komplexität reduzieren

Lieber einfach als kompliziert.
  • Reduzierte Getränkeauswahl und Kommunikation an die Gäste.

  • Lieber wenige, dafür aber gute Show Acts oder Speaker.

  • Präsentationen im Vorfeld anfordern und verknüpfen.

  • Helfer für Teilbereiche verantwortlich machen, z.B. Künstlerbetreuung, Referentenbetreuung etc.

7. Krisenmanagement

Planen, was schief gehen kann:
  • schlechtes Wetter

  • Streik bei der Bahn

  • medizinischer Notfall während der Veranstaltung

  • Was tun, wenn zu viele Gäste kommen, was, wenn es zu viele No-shows gibt?
    Die Risiken beschreiben und die Reaktion planen.
Tipps: Für einen möglichen Referentenausfall die anderen Speaker fragen, ob sie im Notfall ein zweites, passendes Thema oder eine Verlängerung anbieten können.

Liste mit Telefonnummern aller Helfer, Speaker, Künstler – auch andere Dienste als Telefon nutzen, z.B. whats app. Bereit zur Improvisation.

8. Projektmanagement & Koordination

Viele Fehler passieren, wenn Wichtiges nur „auf Zuruf“ kommuniziert wird. Professionelles Projektmanagement ist Kern des Eventmanagements.Professionelle Pläne für alle Gewerke und ein Masterplan, in dem jeder sehen kann, was die anderen gerade tun müssen. Stand-by-Zeiten vereinbaren (wann ist das Buffet aufgebaut, wann sollte der Speaker zur Soundprüfung anreisen etc.).

Ein „Manager on Duty“ prüft während der Veranstaltung stets, ob für die nächsten 30 Minuten alles bereit ist.

9. Gutes und perfekt passendes Catering

Die Wichtigkeit eines zum Event passenden Caterings darf nie unterschätzt werden. Oft bietet sich eine gute Inszenierung an, die genutzt werden sollte.Alles vorher testen! Lieber zu viel als zu wenig – definieren Sie das Service-Level, u.a. viel Servicepersonal für Ihre Gäste. Wie lange ist das Buffet gut gefüllt? Akzeptieren Sie keine Warteschlangen am Buffet! Besonderheiten (vegan, vegetarisch, glutenfrei etc.) im Vorfeld mit der Anmeldung abfragen und – nach Bedarf – anbieten. Allergene kommunizieren.

10. Einbezug der Teilnehmer: Interaktion planen

Überlassen Sie es nicht dem Zufall ob und wie Ihre Teilnehmer sich kennenlernen. Planen Sie „Networking“ und unterstützen Sie (im Rahmen der Datenschutzanforderungen), dass Ihre Gäste sich kennenlernen.Namensschilder mit Mehrwert (u.a. Sprachen, Art). Wege festlegen, wie Meinungen und Stimmungen abgefragt und kommuniziert werden (z.B. soziografische Aufstellung, Publikumsumfragen, Einsatz von Event Apps, Planung der Interaktion.

11. Gastgeberrolle beschreiben

Definieren Sie das „Gastgeber-Gesicht“. Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung. Das kann der Moderator sein, wenn die Veranstalter nicht auf die Bühne möchten.Im Detail beschreiben, wie die Gastgeberrolle gelebt wird. Die Zahl der „Gastgeber“ muss der Zahl der Gäste angepasst werden.

12. Sicherheit & Rechtliches

Die Sicherheit der Gäste und Helfer hat höchste Priorität. Experten für Veranstaltungssicherheit hinzuziehen. Rechtzeitig alle Genehmigungen einholen. Datenschutz und Urheberrecht beachten.

13. Was ist sonst noch wichtig?

Jede Veranstaltung sollte einen klaren Start und ein klar kommuniziertes Ende haben. Der respektvolle Umgang mit der Zeit der Gäste ist eine wichtige Anforderung. Planen, wie man Sympathiepunkte bei Gästen und Sponsoren sammeln kann. Feedback einholen nicht vergessen. Alle Ideen zur Verbesserung direkt nach der Veranstaltung sammeln und dokumentieren

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