Nach dem Erleben unzähliger Online-Meetings und Webinaren sind sich die meisten Teilnehmer*innen und Organisator*innen einig: Der Aufbau neuer Beziehungen, das Kennenlernen und die Interaktion mit Teilnehmer*innen ist bei Präsenzveranstaltungen einfacher als digital. Viele vermissen das Networking auf Veranstaltungen.

Der Austausch, das Networking auf Veranstaltungen ist das Ziel.

Um die Präsenzveranstaltung zu Recht zum Treffpunkt zu machen und die Qualität des Networkings auf Veranstaltungen nicht dem Zufall zu überlassen, sollten die Organisator*innen diesem Thema sehr erhöhte Aufmerksamkeit widmen. Dabei spielen kleinere und größere Maßnahmen der Interaktion ineinander. Wichtig ist vor allem das Ziel des Netzwerkens, der Begegnungen bei der Veranstaltungskonzeption festzuhalten:

„Es soll den Teilnehmer*innen einfach gemacht werden, andere kennenzulernen und zu networken.“

Ist das einmal entschieden, sollte es möglich sein, diese Absicht mit entsprechenden Maßnahmen zu unterstützen.

10 Tipps, wie Sie effektives Netzwerken auf Ihren Veranstaltungen ermöglichen

1. Die Zielgruppe und der Mix auf einem Event sind das A und O

Eine klare Zielgruppendefinition ist die Basis jeder Veranstaltungskonzeption. So ist bei der Definition der Zielgruppe auch zu überlegen, wer an welcher anderen Gruppe der Teilnehmenden ein Interesse haben könnte. So wird vielleicht ein Start-up-Treffen durch die Teilnahme potenzieller Investoren erst so richtig spannend. Wen möchten Sie auf Ihrer Veranstaltung ins Gespräch bringen? Welche persönliche Begegnung schafft Teilnehmerzufriedenheit?

2. Die Gastgeberrolle ernst nehmen!

Insbesondere bei kleineren Veranstaltungen bis vielleicht 100 Teilnehmer*innen, ist das gelebte „Gastgeber-Gen“ eine wichtige Voraussetzung. Der oder die hoffentlich den meisten Teilnehmern bekannte Gastgeber*in trägt die Verantwortung dafür, dass die Gäste sich wohlfühlen und miteinander ins Gespräch kommen.

Dafür machen Sie sich mit der Gästeliste vertraut und prüfen, welche Gäste voneinander profitieren und sich daher kennenlernen und interagieren sollten. Schon beim ersten Treffen, versuchen Sie möglichst viele Gäste mit ein paar netten Worten einander vorzustellen. Bei geschäftlichen Anlässen unterstützen die Teammitglieder bei dieser wichtigen Aufgabe und achten darauf, dass möglichst niemand ausgeschlossen wird. Gute Gastgeber*innen und deren Teams sehen sich als Vermittler und agieren durchgehend als solche. Nur so gelingt Interaktion.

3. Auf das Warm-up kommt es an

Etwas über den anderen zu wissen, ist eine Voraussetzung, um auf einfache Art mit Unbekannten ins Gespräch zu kommen. Etwas über die anderen zu erfahren ist daher ein wichtiges Ziel beim sogenannten Warm-up – also dem Auftakt des Events. Vom gegenseitigen Kurzinterview bis zur soziodemografischen Aufstellung gibt es zahlreiche Ideen, wie Ihre Gäste ein wenig warm miteinander werden können. Die Soziometrische Aufstellung regt die Kommunikation zwischen den Lernenden an und erleichtert so das Kennenlernen.

Nutzen Sie diese Möglichkeiten und schaffen Sie Raum dafür! Netzwerken, voneinander lernen kostet Zeit, aber schafft Tiefe und Begeisterung. Dies zahlt auf gewünschteTeilnehmerzufriedenheit ein.

4. Twitterwall als Meetingpoint nutzen

Direkte Kontaktaufnahmen birgt für einige Teilnehmende eine Hemmschwelle. Es wird leichter, wenn man einen gemeinsamen Startpunkt findet. Eine innovative Idee ist, beispielsweise bei einer internetaffinen Zielgruppe eine Twitterwall anzubieten und im Veranstaltungsraum an vielen Stellen zu präsentieren. Gäste können nun unter Einbindung des vorab festgelegten und kommunizieren Hashtags kommentieren. Es können Fragen integriert werden und sich direkt verabredet werden. 

5. Namenschilder mit Inhalten pimpen

Nehmen wir als Beispiel eine Recruiting-Messe – die Namensschilder beinhalten bereits die Informationen, was wird gesucht und was wird geboten.

Auf internationalen Veranstaltungen zeigen Flaggen auf dem Namensschild die Sprachen, die der Träger beherrscht. Oder bei anderen Anlässen, darf jeder Teilnehmende eines Events sein Namensschild mit Interessen oder Hobbies selbst verschönern. „Hey, Du läufst auch Marathon?“ ist doch ein guter Gesprächseinstieg oder?

6. Jedes erfolgreiche Event hat einen perfekten Rahmen

Interaktive Rahmenprogramme unterstützen das persönliche Kennenlernen und Netzwerken optimal. Wandern, Floß bauen, Kanu fahren, Yoga oder ein Nordic-Walking-Kurs (in kleinen 10er Gruppen) schaffen das nötige Umfeld, sich auch persönlich kennenzulernen und auseinander zu setzen. So wird die Basis für erfolgreiches Netzwerken geschaffen. Gut ist outdoor, prima ist dezente Bewegung.

7. It’s a match!

Nutzen Sie eine Matchmaking-Plattform. Diese ist meistens eine Zusatzleistung der Teilnehmerregistrierung oder der Event-App. Man kann dabei entweder automatische, datengetriebene Algorithmen arbeiten lassen, diese analysieren Interessen und Verhalten, damit Ihre Teilnehmenden den Match finden. Ganz ähnlich, wie bei einer Dating-Webseite. Oder Sie entscheiden nach welchen Schlüsselwörtern gefiltert, gesucht und gematcht wird. Bei der Registrierung entscheidet jeder Teilnehmende, ob die Matchfunktion gewünscht ist, und dann lassen sich die anderen Teilnehmer*innen durchsuchen und für ein Match vorschlagen. Termine werden während oder vor der Veranstaltung vereinbart oder die Teilnehmenden können sich auf im Chat oder persönlich treffen.

Schöner Nebeneffekt: Wir können messen, wie viele Networking Kontakte stattgefunden haben. Beispiele für Matchmaking-Plattformem sind converve, b2match oder brella

8. Aus großen Gruppen werden kleine Gruppen

Ein Networking-Event mit mehr als 100 Teilnehmern ist für Gäste und Organisatoren eine ziemliche Herausforderung. Als Veranstalter können Sie das Networking massiv verbessern, indem Sie eine große Gruppe auf viele kleine Gruppen aufteilen. So werden aus einem großen Abendevent vielleicht viele kleine Dinnerpartys in verschiedenen Räumen oder sogar verschiedenen Restaurants. Natürlich ist auch hier genau zu schauen, wer zu wem passt.

9. Networking-Räume für entspanntes Kennenlernen schaffen

Eine eigens eingerichtete Fläche mit verschiedenen Sitzinseln, Imbissständen und Präsentationsbereichen bieten die Chance auf Netzwerkerfolg. Separate Flächen dienen dem Austausch über vorab abgestimmte Themenbereiche. Natürlich muss auch dafür Raum UND Zeit eingeplant werden.

10. Wir haben ein „Lunchdate“

Haben Sie einen Teilnehmerkreis, der sich vorab noch nicht getroffen hat, könnte auch die Verabredung zum Mittagessen ein Eisbrecher sein. Sie schaffen Thementische mit max. 8 Personen pro Tisch. Interessen, die verbinden, führen nun gezielt an einen bestimmten Tisch.

Bsp. der E-Commerce-Tisch, der „Besser-Verkaufen“ oder der „Cool im HR-Tisch“. Ein „Gastgebender“ pro Tisch hat die Aufgabe, alle miteinander bekannt zu machen und mit ein paar einführenden Fragen die Gespräche in Gang zu bringen.

Aber Achtung: Ist das Mittagessen der einzige Freiraum ohne Programm, dann sollten die Gäste hier tun und lassen können, was sie möchten.