Veranstaltungen digital planen:
unsere 10 Tool-Empfehlungen für Sie!

Auch im Projektmanagement verlieren die wichtigsten Tools aus dem Hause Microsoft (Outlook, Excel und Word) an Bedeutung und werden durch moderne Applikationen ersetzt.

Es gibt eine Reihe von Tools für Projektmanagement, Locationsuche, Teilnehmermanagement bzw. Software für hybride Meetings oder zur Integration der Social-Media-Kommunikation. 

Unsere 10 Empfehlungen für Sie!

Projektmanagement

• Trello ist ein auf Kanban-basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst. Gehört zu Atlassian. Es gibt eine kostenlose Version, mit der man im ersten Schritt als Test durchführen kann, allerdings hier begrenzt auf 10 Boards.
• Taskworld: Projektmanagement, Zeiterfassung, Filemanagement und einiges mehr. Eine Nutzung ist bereits ab 10 € pro Monat möglich. Taskworld ist deutlich DSGVO konformer, als dies bei Trello der Fall ist.

Kommunikation

• Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst des gleichnamigen US-amerikanischen Unternehmens. Das Tool dient zur schnellen Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen und Teams. Unterhaltungen werden in Kanälen organisiert. Man kann Chats mit externen Partnern einrichten, telefonieren, Memos an sich selbst schreiben, außerdem Dateien versenden und verschiedene Apps, wie zum Beispiel Google Drive oder Trello integrieren.

Technologien für virtuelle oder hybride Meetings

• Zoom: Vermutlich die Videokonferenz- und Webinar-Software mit der weitesten Verbreitung. Es ist schnell einsatzfähig und mit integrierten Funktionen wie Whiteboard Board, Chat, Q & A sehr fleixbel. Es ist somit für interaktive und hybride Events gut nutzbar. Events können lokal oder in der Cloud aufgezeichnet werden. Es ermöglicht eine sehr gute Erkennung verschiedener Videokonferenz-Kameras uns ist somit für auch für hybride Meetings ideal.

• Microsoft Teams: Als Bestandteil von Office 365 erfreut sich Teams bereits großer Akzeptanz in vielen Unternehmen. Es wird zur internen und externen Kommunikation sowie der Durchführung von Meetings eingesetzt. Wichtigste Funktionen sind Chat, flexible Video-Telefonie und natürlich die nahtlose Integration der Office Anwendungen wie Powerpoint, Excel oder Word. Auch verschiedene Video-Meeting-Kameras (auch mit Audioverstärkung von Logitech, Kandao u.v.m) lassen sich einfach für hybride Meetings integrieren.

Suchen und Buchen von Locations

• Auf tagungsplaner.de finden Sie mehr als 135.000 nationale und internationale Meetingräume. Profitieren Sie von Spezialpreisen für Seminare oder Meetings bis 40 Personen. Ein kostenfreier Buchungsservice unterstützt Sie bei der Planung bis hin zur Buchung. Meetings bis 40 Personen können schnell online gebucht und bezahlt werden.

Gästemanagement & Teilnehmerregistrierung

• XING-Events: Bis XING den Dienst übernommen hat, hieß das Tool Amiando und war ein webbasiertes Teilnehmermanagement Tool. Seit 2011 ist es Teil des Social-Media-Netzwerks XING. Folgende Funktionalitäten überzeugen eine Reihe von Usern: Anlage von Online-Events, Online-Registrierung, Zahlungsabwicklung, Einlass-Management und Vermarktungsunterstützung der Events.

• Eventbrite: Als Event-Plattform und Teilnehmer-Management-Tool inkl. einbettbarem Ticketshop für die eigene Webseiteist Eventbrite bekannt. Zahlungsabwicklung und Analysefunktionen sowie Ticket-Scanner für den Einlass sind integriert. Diese Eventplattform dient oft der Vermarktung öffentlicher Events.

• DOO: Die wichtigsten DOO Module sind Einladungsmanagement, Event-Webseitenerstellung, Gäste-Registrierung, Einlass-Management und ein Reporting des Events. Schnittstellen zu SalesForce oder Hubspot sind vorhanden.

Social-Media-Kommunikation

• Hootsuite: Ideen zur Weiterentwicklung kommen direkt von Usern der eigenen Community. Es ist empfehlenswert, auf dem Laufenden zu bleiben, über welche Themen diskutiert wird und welche Reichweite damit erzielt wird. Ihre Social-Media-Kampagnen führen Sie auf einer einzigen Plattform zusammen. Inhalte können im Voraus geplant werden. Organische Inhalte können beworben werden Mit Hootsuite sortieren Sie Unterhaltungen in verschiedenen sozialen Netzwerken nach Themen. Einrichtung und Verwaltung ist enthalten.