Krisenmarketing für Business-Events: Erfahren Sie, wie Sie neue Anforderungen erkennen und neue Angebote für Ihre Tagungskunden entwickeln.

Die Grundfunktion von Marketing ist es, den Bedarf des eigenen Zielmarktes zu erkennen, darauf ein passendes Produkt zu entwickeln, um dieses anschließend in Kommunikation und Distribution den potentiellen Kunden wissen zu lassen.

In dieser Checkliste finden Sie sowohl eine mögliche Vorgehensweise, um sich ändernde Anforderungen zu erkennen als auch Tipps zu Produktanforderungen, die sich für die meisten Planer von Business-Events ergeben dürften. So bereiten Sie die Zeit nach dem Lockdown optimal vor.

1. Durchführung einer Bedarfsanalyse

Erstellen Sie einen strukturierten Frage- oder Interviewbogen und bitten Sie Ihre bestehenden Tagungskunden um einen telefonischen Gesprächstermin. „Wir möchten herausfinden, wie wir Ihnen das Tagen in absehbarer Zeit wieder erleichtern oder ermöglichen können“. Der Vorteil ist auch, dass Sie mit Ihren Bestandskunden im Gespräch bleiben.

Mögliche Fragen: Welche Business-Events planen Sie in absehbarer Zeit? Was ist Ihnen bei der Konzeption Ihrer Veranstaltungen in Zukunft wichtig? Was erwarten Sie von Ihrer Location? Welche neuen Anforderungen an Ihr Tagungshotel/Ihre Location haben Sie ggf.?

2. Entwicklung neuer Tagungsangebote

Vielleicht bestätigen Ihre Bestandskunden, dass es neue Anforderungen gibt. Beispielsweise, die Unterstützung von hybriden Veranstaltungen (Aufzeichnung, Streaming etc.). Vielleicht wollen die Kunden gar nicht viel ändern, sondern nur die Garantie haben, dass „Tagen mit Abstand“ möglich wird. Die Anforderungen müssen in Konzepten und anschließend in Produkte münden (Beschreibung der Leistung, Bedingungen und Voraussetzungen, Preis, Vertriebsweg). 

Beispiel: Produkt – Business Events mit Abstand

• Pro Teilnehmer stehen mindestens 5 m² Meeetingraum-Fläche zur Verfügung. Unsere Bestuhlungsvorschläge wahren den geforderten 1,5 bis 2 Meter Abstand zwischen den Teilnehmern.
• Im ganzen Betrieb werden besondere Sicherheits- und Hygienestandards umgesetzt
• Auch während der Pausen können die Teilnehmer mindestens 2 m Abstand voneinander halten.
• Speisen und Getränke werden an sicheren Ausgabestationen abgegeben

Das ist ein erheblicher Aufwand für die Location, Sie müssen daher einen deutlich höheren Preis kalkulieren als bei den früheren Tagungsklassikern.

3. Veröffentlichung der Maßnahmen

Die neuen Angebote, Produkte und Sicherheitsstandards werden auf der eigenen Webseite und wo möglich bei den MICE-OTA veröffentlicht. Z.B. hier bei tagungsplaner.de

4. Mitarbeiterschulung

Alle Mitarbeiter mit Kundenkontakt (vor allem auch das Team aus Verkauf und Bestellannahme) werden auf die neuen Standards geschult.

5. Online-Terminierungstools anbieten

Für die Terminierung von Kundeninterviews oder Verkaufsgesprächen werden Online-Terminierungstools angeboten, so kann der Gesprächspartner sich einen verfügbaren Termin bei Ihnen auswählen.

Beispiele: onlinetermine.com oder calendly.com

6. Praxiserfahrungen teilen

Um Ihren Kunden Mut zu machen, berichten Sie anonymisiert über durchgeführte Veranstaltungen. Beschreiben Sie in einer Art Blog die Zielsetzungen, besonderen Durchführungsspezifika und die Auswirkung und Akzeptanz der neuen Maßnahmen.

7. Vernetzung in sozialen Medien

Viele Ihrer Kunden haben jetzt Zeit sich intensiver in den sozialen Medien aufzuhalten. Vernetzen Sie sich aktiv mit Ihren Bestandskunden und kommunizieren Sie Ihre neuen Produkte und Maßnahmen in den Netzwerken.

8. Beratung als Videokonferenz anbieten

Bieten Sie Beratungen oder Verkaufsgespräche nicht nur telefonisch, sondern auch als Videokonferenz an. Dafür gibt es zahlreiche (auch bezahlbare) Tools. Für einen Laptop oder PC mit moderner Audiofunktion oder einer kleinen Webcam können Sie loslegen. Jeder kleine Softwareanbieter zeigt wie es geht.

Tools für Videokonferenzen im Überblick: bei heise.de oder micetens digital

9. Ausstattung der Tagungsräume für interaktive und hybride Veranstaltungen

Gute Ideen statt Schock und Stillstand. Statten Sie testweise ihre Tagungsräume mit neuen Bestuhlungsformen (z.B. Lounge oder Wohnzimmerstyle) aus und lassen Sie das Ergebnis für Ihre Webkommunikation fotografieren.

Beachten Sie unsere Checkliste: 10 Tipps für interaktive Veranstaltungen und unsere Tipps für Tagungsräume für interaktive Veranstaltungen

10. Vertriebsdatenbank ausbauen

Bauen Sie jetzt aktiv Ihre Vertriebsdatenbank aus. Wer mit hoher Wahrscheinlich sehr bald wieder tagt und weiterbildet, sind u. a. Verbände. Recherchieren Sie sämtliche Verbände Ihrer Region, ermitteln Sie die Ansprechpartner und bitten Sie um die Genehmigung, sich vernetzen zu dürfen, oder den Ansprechpartner mit spannenden News aus Ihrem Newsletter, spezialisiert für Business Events zu versorgen.

Tipp: Linkliste der Verbände