10 Tipps für Tagungsräume für interaktive Veranstaltungen
Veranstaltungen, die als reine Frontbeschallung oder Einbahnstraßen-Kommunikation konzipiert sind, werden seltener. Und außerdem sind diese Veranstaltungsformate sehr leicht in digitale Konferenzformate umzuwandeln.
Damit eine Konferenz wirklich das Wissen und die Erfahrung der Teilnehmer einbezieht, stellen die Veranstaltungsplaner neue Anforderungen an Locations und Tagungsräume.
1. Großzügige und kommunikativ gestaltete Ankunfts- und Aufenthaltsräume
Der „Pausenflur“ ist megaout, schön sind großzügige Flächen, mit gemütlichem Lounge-Mobiliar und am besten mit Außenfläche für frische Luft.
2. Ausgewiesene Flächen für Warm-ups
Wie z.B. soziometrische Aufstellungen. Diese können im oder vor dem Tagungsraum sein oder im Garten, der Lobby oder Dachterrasse. Pro Teilnehmer ist 1 bis 2 qm freie Fläche nötig.
3. Alternative Bestuhlungs- und Möblierungsformen
Bestuhlungsformen, die über U-Form, Block und Parlament hinausgehen. „Wohnzimmerstyle“ oder ergänzend Sitzsäcke, Stehmöglichkeiten oder eingestreute Lounge Möbel sind hilfreich.
Cube Möbel zum Mieten oder Kaufen: swoofle.de
Sitzsäcke und Palettenmöbel zum Mieten oder Kaufen: supersack.de
4. Viel Fläche für gemeinsame Erarbeitung und Visualisierung
Flipchart und Metaplanwand sind von gestern. Beschreibbare und oder magnetische Wände und digitale Whiteboards ergänzen die Ausstattung.
Memox Wände: memox.com
Beschreibbare Wände durch Streichen und Tapezieren: smartersurfaces.de
Digitale Whiteboards und Kurzdistanzbeamer: whiteboards.de
5. Neue Konzepte für die Getränkeversorgung
Fehlende Tische, um die Getränke darauf abzustellen rufen nach neuen Konzepten für die Getränkeversorgung. Mobile Kühlschränke für den Self Service sind zeitgemäß und nachhaltiger. Sind die Kühlschränke rollbar, können sie je nach gebuchter Getränkepauschale von Raum zu Raum gerollt werden.
Mobile Kühlschränke z.B. bei Gastro-Cool
6. Drahtlose Präsentationssysteme
Beamer kabellos vom Laptop ansteuern. Jeden Laptop im Raum mit der Präsentation einfach und kabellos verbinden ermöglicht zeitgemäße Teamarbeit.
Drahtlose Präsentationssysteme: BarcoClickShare
7. Stromanschlüsse überall und ohne Kabelsalat
Viele Teilnehmer bringen Tablet, Laptop oder andere Geräte. Sie nutzen sie zur Dokumentation oder zur Kommunikation. Es werden entweder alle Bereiche des Raumes mit Steckdosen versorgt oder sichere Ladestationen (abschließbar) angeboten.
Öffentliche Ladestationen mit Schließfach, z.B. von Rotstahl. Mabadesign, abschließbare Handy-Ladestationen
8. Verschiedene Bereiche für Gruppen- und Teamarbeiten
Innen und Außen mit Möglichkeiten zur Dokumentation von Ergebnissen.
9. Work- & Play-Zones im Tagungsraum
Schaffung von Work- & Play-Zones im Tagungsraum. Ein schönes Beispiel ist der Raum Seestern im Lindner Congress Hotel Düsseldorf. Platz für Arbeit, Denk- und Kaffeepausen in einem mietbaren Bereich.
10. Moderne Videokonferenztechnik
Moderne Videokonferenztechnik, die die Interaktion mit anderen Standorten oder Räumen einfach ermöglicht. Schaffung von „Huddle-Spaces“, einfache Konferenzräume mit integrierter Videotechnik und Software für Kollaboration.
Anbieter sind beispielsweise Cisco/Webex-HuddleSpace, Weframe