Der typische Angebotsprozess hat sich leider in den meisten Tagungshotels in den vergangenen Jahren oder sogar Jahrzehnten nur wenig verändert. Die langen PDF-Angebote (bis zu 7 oder 8 Seiten) sind allzu oft eine Mischung aus Angebot und operativer Vorbereitung zur korrekten Erstellung des späteren Function-Sheets.

Die Professionalität des Angebotes und damit verbunden die Übersichtlichkeit und Verständlichkeit sind genauso entscheidend, wie die Inhalte und natürlich die generelle Eignung der Location.

Diese Maßnahmen sollten für zeitgemäße Angebote berücksichtigt werden

1. Achten Sie auf vollständige Adressierung und korrekte Personalisierung. Vor- und Nachname (und ggf. Titel) des Ansprechpartners sollten beim Interessenten aufgeführt sein.
2. Besser ist ein Vertragsangebot, als ein reines Angebot. Bei ersterem reicht eine kurze Bestellung seitens des Kunden: „ich nehme Ihr Vertragsangebot Nr. 1234567 an“. Es muss kein extra Vertrag ausgestellt, versendet und vom Kunden geprüft werden. Das spart beiden Seiten Zeit und wer seinem Kunden Zeit spart wirkt moderner und kundenorientierter.
3. Megaout ist es einen Vertrag zu senden oder ein Angebot und den Kunden für eine Beauftragung um Ausdruck und handschriftliche Unterschrift und Antwortfax zu bitten. Eine informelle Beauftragung „ich nehme Ihr Angebot vom xy an, ist genauso rechtssicher wie der anstrengende Prozess mit Unterschrift.
4. Die Übersichtlichkeit entscheidet. Geht es um eine einfache Veranstaltung (z.B. mit 12 Teilnehmern, eineinhalb Tage und Standard-Verpflegung für ca. 1.500 € Umsatz), dann sollte alles getan werden, um das Angebot übersichtlich auf einer Seite zusammenfassen. Die Veröffentlichung eines Ablaufes, ggf. mit Uhrzeiten ist hier nicht nötig.
5. Was viele Kunden in den RFP-Prozessen der MICE Portale schätzen ist die schnelle Vergleichbarkeit von 2 oder mehr eingehenden Angeboten. Muss der Kunde in Ihrem Angebot selbst den Taschenrechner in die Hand nehmen, fehlen zwei wichtige Informationen: Gesamtpreis der Veranstaltung und Gesamtpreis pro Teilnehmer.
6. HTML ist besser als PDF. Nur langsam stellen sich die MICE-Property-Management-Systeme auf die neuen Anforderungen ein. Das mehrseitige PDF ist leider immer noch ein Standard, auch wenn nur Standardleistungen ohne besonderen Schwierigkeitsgrad angeboten werden. Besser ist ein gut gestaltetes HTML-Angebot, das auch auf dem Smartphone gut lesbar ist.
7. Wie einfach ist es nun zu buchen oder noch eine Frage zu stellen? Der Ansprechpartner sollte einfach ersichtlich und erreichbar sein. Verschiedene Wege den Kontakt aufzunehmen (Tel, E-Mail, ggf. WhatsApp oder Rückrufanfrage) erleichtern die Interaktion und die Buchung.
8. Zumindest bei Anfragen, die einen besonders guten Umsatz versprechen, sollten die wichtigsten Anforderungen des Kunden zu Beginn des Angebotes aufgeführt werden. Mit der Frage: was ist Ihnen besonders wichtig? Oder, Was darf auf keinen Fall passieren, erfahren Sie die Ängste und Prioritäten Ihrer Kunden und können am Anfang des Angebotes die Prioritäten als Garantie aufführen.
9. Insbesondere bei hochwertigen Angeboten verkauft ein gutes Bild besser als viele Worte. Aber: die Bilder müssen zum Produkt passen. Es ist nicht sinnvoll einen leeren Tagungsraum zu zeigen, wenn Sie eine Weihnachtsfeier verkaufen wollen. Damit die Bilder groß genug sind, ist es oft besser eine passende Bildauswahl online zu präsentieren und aus dem Angebot darauf zu verlinken.
10. Nutzen Sie das Angebot, um gezielte Hinweise für Ihre Expertise zu geben. Verweisen Sie auf darüber hinaus gehende Serviceangebote und Leistungen Ihres Hauses.

Beispiel: Hybride Tagungen mit Livestream sind unsere Spezialität. Oder: Schon mal vegan getagt? Bei uns können Sie das erleben. Oder: Unsere Rahmenprogramme schweißen jedes Team zusammen.