+49 69 7595-3191
Ruhe und Raum im Berghotel Altes Wallberghaus

Ruhig, idyllisch, abseits vom Trubel und auf 1.512 Höhenmetern gelegen, bietet das Berghotel Altes Wallberghaus den Raum und die Ruhe, um über zukünftige Entwicklungen und Strategien nachzudenken. Tagungsgäste arbeiten dort in konzentrierter Atmosphäre in mitten der herrlichen Natur. Das Berghotel verfügt über einen kleinen Tagungsraum, einen großen Gastraum sowie eine sonnige Terrasse.

Gästen stehen verschiedene Zimmer zur Verfügung, vom Doppelzimmer bis hin zum 6-Bettzimmer sowie einem komfortablen Matratzenlager. Es besteht die Möglichkeit eine Tagung, einen Event oder ein Incentive mit einer Übernachtung im Hotel Bachmair Weissach zu kombinieren. Und für die Organisation eines passenden Rahmenprogramms steht die Eventabteilung des Hotels beratend zur Seite, denn die großen Denkentwürfe am Tegernsee entstanden meist bei einer Wanderung oder Gondelfahrt auf den Wallberg.

Tief durchatmen und genießen!

 

Mehr unter https://www.wallberg-haus.de

Berghotel Altes Wallberghaus auf tagungsplaner.de

Kontakt: Berghotel Altes Wallberghaus  | Wallberg 2 | 83700 Rottach-Egern | Telefon: +49 8022 278-566 | E-Mail: event@bachmair-weissach.com

Landhotel Saarschleife im Dreiländereck Saarland, Luxemburg, Frankreich

LANDWERKSTATT tagen & treffen

Unser Raum Sägewerk und seine Werkstätten stehen ihnen zur Verfügung!

Sägewerk, ein familienhistorischer Tagungsraum. Dort wo die Anfänge des Familienunternehmens begonnen, stand früher ein kleines Sägewerk und heute ein klimatisierter Tagungs- und Lernraum.

Moderne Tagungstechnik, Glasfaseranschluss mit viel Datenfluss ermöglichen einen produktiven und effektiven Aufenthalt in unseren Tagungsräumen.

85 Zoll Bildschirm (1,90 x 1,09) HighView Konferenz System & IPad und 55 Zoll Bildschirm ( 1,21 x 0,68 ) & IPad (mobile Einheit) .

Vor einem arbeitsreichen Tag gibt es das reichhaltige Land-Frühstück mit leckeren regionalen Produkten natürlich auch auf unserer neuen Gartenterrasse .

 Im Anschluss Ihrer Arbeit steht Ihnen die „Dorfküche“ unsere bodenständige Wirtsstube zur Verfügung oder Sie genießen im Kaminzimmer ein Genießermenü aus der feinen Küche von Christian Münch Buchna.

Christian´s Küchentisch mit Topf-Geheimnissen, unser neuestes Event in der neu gebauten Küche ! Von 18 bis 21 Uhr nehmen Sie am Küchentisch Platz und genießen viele Gänge, direkt von unseren Köchen angereicht, und schauen dem Genusshandwerker direkt auf die Hände, und über die Schulter. Danach geht´s weiter in der Hotelbar mit unserem Käse vom Büffet.

Saarwirts Topfgucker, natürlich in der neuen Küche: 16 bis 18 Uhr gucken, richten und schmecken nach Rezepten und Anleitung, ab 19 Uhr genießen in unserem Restaurant.

Im Sommer bietet unser Hotelgarten herrliche luftige Möglichkeiten vom Grillbüffet , Kotlettenbraten und Kaffeepausen unter den alten Eichen bis zu Bewegungseinheiten unter freiem Himmel.

Wie wäre es mit einem erfrischenden Outdoor Event nach getaner Arbeit?

Einen Ausflug zum Baumwipfelpfad , 10 Minuten Fußweg, in die Baumkronen des Eichen-Saarschleifewaldes, mit einem grandiosen Weitblick über die Saarschleife und zu einem Abstecher in den Abenteuerwald.

Flying Büffet an der Cloef, Fackelspaziergang und Event to go,  Weine der Region im Weinkeller und ein leckeres Picknick auf der Obstwiese.

 Mehr unter www.hotel-saarschleife.de 

Landhotel Saarschleife auf tagungsplaner.de

 

Kontakt: Landhotel Saarschleife  | Cloefstr. 44 | 66693 Mettlach Orscholz | Telefon: +49 6865 179-0  | Fax: +49 6865 179-30 | 
E-Mail: info@hotel-saarschleife.de

 

Solidarität üben und trotzdem auf die Zeit nach der Krise zu blicken, das bietet MEET GERMANY, das größte Netzwerk der Eventbranche im deutschsprachigen Raum.
Mit der ersten virtuellen MICE Messe am 26. und 27. Mai 2020 gibt das Netzwerk, das bereits mehr als 2.000 COMMUNITY Mitglieder unter sich vereint, der Event-Branche die Chance, sich auf neue Weise zu informieren und zusammenzurücken.
Die Veranstaltung „MEET GERMANY goes virtual“ besteht aus einem Konferenz- und Messebereich.
Gemeinsam mit den Jahres-, Medien- und Kooperationspartnern VOK DAMS, Unusal Thinkers, EventCloud Network = doo, Eventmobi & Fastlane, AllSeated, NIKKUS Veranstaltungstechnik, tw tagungswirtschaft, tagungsplaner.de, memo-media, CIM, mep, PREGAS, BlachReport, Convention International und vielen mehr will MEET GERMANY zum Zusammenhalt der Branche inspirieren und neue Wege aufzeigen.
Die Teilnehmer können sich an virtuellen Messeständen informieren und auf der Webkonferenz-Bühne von NIKKUS Live-Vorträge zum Thema „Future Communication“ erleben. Namhafte Speaker bieten spannende Themen. Die Inhalte reichen von Kommunikation in außergewöhnlichen Situationen über den effektiven Einsatz von Social Media bis zu aktuellen Event-Trends. U.a. referieren Carina Bauer (imex GROUP) zum Thema „Beyond PR & marketing“ ), Colja Dams (VOK DAMS) zum Thema „Data-driven Events – Next Level of Hybrid Events“ sowie Karin Ruppert (FAMAB) und Michael Martens (Fairlanguage) zum Thema gendergerechte Sprache.
Denn gerade in schwierigen Zeiten ist es dem Netzwerk wichtig, zusammenzuhalten und den Blick nach vorn zu richten. Und das gemeinsam.
Hier geht’s zur Anmeldung zu „MEET GERMANY goes virtual“.

 

Pressekontakt:
Tanja Schramm
CEO
MEET GERMANY
Obentrautstraße 55
10963 Berlin
Germany
T: +49 (0)30 5697 7464
F : +49 (0)30 5697 7463
E : pr@meet-germany.network
W: www.meet-germany.network

10 Tipps für Tagungsräume für interaktive Veranstaltungen

Veranstaltungen, die als reine Frontbeschallung oder Einbahnstraßen-Kommunikation konzipiert sind, werden seltener. Und außerdem sind diese Veranstaltungsformate sehr leicht in digitale Konferenzformate umzuwandeln.

Damit eine Konferenz wirklich das Wissen und die Erfahrung der Teilnehmer einbezieht, stellen die Veranstaltungsplaner neue Anforderungen an Locations und Tagungsräume.

Hier sind die wichtigsten 10 Anforderungen, um interaktive Veranstaltungen zu ermöglichen:

MICE-Marketing-Tipps per E-Mail

Unsere neue Serie rund um das MICE-Marketing für Tagungshotels & Locations gibt wöchentlich direkt umsetzbare Tipps und Best-Practice-Beispiele, wie Veranstaltungsräume erfolgreich vermarktet werden.

 
 

1. Großzügige und kommunikativ gestaltete Ankunfts- und Aufenthaltsräume

Ankunfts- und Aufenthaltsräume mit gemütlichem Lounge-Mobiliar

Der „Pausenflur“ ist megaout, schön sind großzügige Flächen, mit gemütlichem Lounge-Mobiliar und am besten mit Außenfläche für frische Luft.

2. Ausgewiesene Flächen für Warm-ups

Wie z.B. soziometrische Aufstellungen. Diese können im oder vor dem Tagungsraum sein oder im Garten, der Lobby oder Dachterrasse. Pro Teilnehmer ist 1 bis 2 qm freie Fläche nötig.

3. Alternative Bestuhlungs- und Möblierungsformen

Bestuhlungsformen, die über U-Form, Block und Parlament hinausgehen. „Wohnzimmerstyle“ oder ergänzend Sitzsäcke, Stehmöglichkeiten oder eingestreute Lounge Möbel sind hilfreich.

Cube Möbel zum Mieten oder Kaufen: swoofle.de
Sitzsäcke und Palettenmöbel zum Mieten oder Kaufen: supersack.de

4. Viel Fläche für gemeinsame Erarbeitung und Visualisierung

Flipchart und Metaplanwand sind von gestern. Beschreibbare und oder magnetische Wände und digitale Whiteboards ergänzen die Ausstattung.

Radisson Hotels verwenden magnetische Whiteboard Wände.

Memox Wände: memox.com
Beschreibbare Wände durch Streichen und Tapezieren: smartersurfaces.de
Digitale Whiteboards und Kurzdistanzbeamer: whiteboards.de

5. Neue Konzepte für die Getränkeversorgung

Fehlende Tische, um die Getränke darauf abzustellen rufen nach neuen Konzepten für die Getränkeversorgung. Mobile Kühlschränke für den Self Service sind zeitgemäß und nachhaltiger. Sind die Kühlschränke rollbar, können sie je nach gebuchter Getränkepauschale von Raum zu Raum gerollt werden.

Mobile Kühlschränke z.B. bei Gastro-Cool

6. Drahtlose Präsentationssysteme

Beamer kabellos vom Laptop ansteuern. Jeden Laptop im Raum mit der Präsentation einfach und kabellos verbinden ermöglicht zeitgemäße Teamarbeit.

Drahtlose Präsentationssysteme: BarcoClickShare

7. Stromanschlüsse überall und ohne Kabelsalat

Viele Teilnehmer bringen Tablet, Laptop oder andere Geräte. Sie nutzen sie zur Dokumentation oder zur Kommunikation. Es werden entweder alle Bereiche des Raumes mit Steckdosen versorgt oder sichere Ladestationen (abschließbar) angeboten.

Öffentliche Ladestationen mit Schließfach, z.B. von Rotstahl. Mabadesign, abschließbare Handy-Ladestationen

8. Verschiedene Bereiche für Gruppen- und Teamarbeiten

Innen und Außen mit Möglichkeiten zur Dokumentation von Ergebnissen.

9. Work- & Play-Zones im Tagungsraum

Schaffung von Work- & Play-Zones im Tagungsraum. Ein schönes Beispiel ist der Raum Seestern im Lindner Congress Hotel Düsseldorf. Platz für Arbeit, Denk- und Kaffeepausen in einem mietbaren Bereich.

10. Moderne Videokonferenztechnik

Moderne Videokonferenztechnik, die die Interaktion mit anderen Standorten oder Räumen einfach ermöglicht. Schaffung von „Huddle-Spaces“, einfache Konferenzräume mit integrierter Videotechnik und Software für Kollaboration.

Anbieter sind beispielsweise Cisco/Webex-HuddleSpace

MICE-Marketing-Tipps per E-Mail

Unsere neue Serie rund um das MICE-Marketing für Tagungshotels & Locations gibt wöchentlich direkt umsetzbare Tipps und Best-Practice-Beispiele, wie Veranstaltungsräume erfolgreich vermarktet werden.

 
 

Eventdienstleister

Sichern Sie sich Ihre Präsenz in der wichtigsten MICE-Plattform für Deutschland, Österreich und die Schweiz und stellen so zielgerichtet Kontakt zu Veranstaltungsplanern und -einkäufern her.

Rahmenprogramme

Zeigen Sie Ihr vielfältiges Angebot an Rahmenprogrammen und vermarkten Sie Ihre Ideen für Betriebsfeiern, Sommerfeste, Weihnachtsfeiern etc.

Unser Leistungsangebot

Angebote für Eventdienstleister, Agenturen, Convention Bureaus

Basic für Dienstleister Premium für Dienstleister Premium-Plus für Dienstleister
  • kostenfreie Listung inkl. Bildern und den wichtigsten Grundinformationen (Art d. angebotenen Leistung, Einsatzgebiet)
  • direkte Anfrage des Buchers per E-Mail**
  • Auf Wunsch zubuchbare Online-Rahmenprogramm­präsentationen mit Detailinformationen sowie flexibler Austauschmöglichkeit (kostenpflichtig)
  • Premiumpräsentation auf tagungsplaner.de mit Detailinformationen und Bildergalerie
  • Rankingvorteil in der Ergebnisliste aller Suchergebnisse
  • keine Kommission für Vermittlung
  • direkte Anfrage des Buchers per E-Mail**
  • Angaben von Preisen zur Orientierung
  • Keine automatische Vertragsverlängerung
  • deutschsprachiger Support zur Erstellung Ihrer Präsentation und Fragen während des Anfrageprozesses
  • Premium für Rahmenprogramme oder Premium-Plus für Rahmenprogramme auf Wunsch zubuchbar
  • Begeistern Sie 38.000 Veranstaltungsplaner und erreichen Sie auch die Planer, die sich zuerst offline informieren
  • Anzeige im Trendbook tagungsplaner.de 2021 mit kompletten Kontaktdaten inkl. Homepage. Das Trendbook ist auch als E-Paper für jeden Planer erhältlich.
  • Premiumpräsentation auf tagungsplaner.de mit Detailinformationen und Bildergalerie
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  • keine Kommission für Vermittlung
  • direkte Anfrage des Buchers per E-Mail**
  • Angaben von Preisen zur Orientierung
  • Keine automatische Vertragsverlängerung
  • deutschsprachiger Support zur Erstellung Ihrer Präsentation und Fragen während des Anfrageprozesses
  • Premium für Rahmenprogramme oder Premium-Plus für Rahmenprogramme auf Wunsch zubuchbar

 

 

Angebote für Rahmenprogramme

  Premium für Rahmenprogramme Premium-Plus für Rahmenprogramme
   
  • Online-Rahmenprogramm­präsentationen mit Detailinformationen und Bildergalerie
  • Rankingvorteil in der Ergebnisliste aller Suchergebnisse
  • keine Kommission für Vermittlung
  • direkte Anfrage des Buchers per E-Mail**
  • flexible Austausch- und Aktualisierungsmöglichkeit
  • keine automatische Vertragsverlängerung
 
  • Anzeige im Trendbook tagungsplaner.de 2021 mit kompletten Kontaktdaten inkl. Homepage. Das Trendbook ist auch als E-Paper für jeden Planer erhältlich.
  • Online-Rahmenprogramm­präsentationen mit Detailinformationen und Bildergalerie
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  • direkte Anfrage des Buchers per E-Mail**
  • flexible Austausch- und Aktualisierungsmöglichkeit
  • Keine automatische Vertragsverlängerung

 

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10 Tipps für Inhalte, die auf jede Webseite von Locations und Tagungshotels gehören

Viele Tagungshotels und Locations zeigen unter dem Navigationspunkt „Tagen & Feiern“ fast identische und damit austauschbare Inhalte. Eine kurze Beschreibung der Veranstaltungsräume (mit meist langweiligem Bildmaterial), Beschreibung der Tagungspauschalen, Auflistung der Tagungstechnik und eine Liste veralteter Rahmenprogramme mit Bowling und Grillbuffet. Das war es! Und das, obwohl sich fast alle neuen Veranstalterkontakte irgendwann, bei nähere Interesse auf Ihrer Webseite tummeln.

Setzen Sie sich ab und machen Sie deutlich, dass Tagungen, Konferenzen und Seminare bei Ihnen besser aufgehoben sind. Diese 10 Inhaltsvorschläge machen den Unterschied.

MICE-Marketing-Tipps per E-Mail

Unsere neue Serie rund um das MICE-Marketing für Tagungshotels & Locations gibt wöchentlich direkt umsetzbare Tipps und Best-Practice-Beispiele, wie Veranstaltungsräume erfolgreich vermarktet werden.

 
 

1. Räume für Erlebnisse

Es gibt wohl nichts Langweiligeres als einen leeren, 4-eckigen Tagungsraum mit U-Form. Auch der Apfel auf dem Teilnehmertisch reißt es nicht wirklich raus. Überlassen Sie es nicht allein der Vorstellungskraft Ihrer potentiellen Kunden, sich Ihre Räume für eine spezifische Nutzungsvariante vorzustellen. Zeigen Sie zu jedem Raum verschiedene Ansichten mit verschiedenen Möblierungen (und ggf. Lichtstimmungen) für unterschiedliche Veranstaltungsarten.

Beispiel: Die Villa Leonhart in Königswinter zeigt auf ihrer Webseite ihre Räumlichkeiten für Events & Tagungen in verschiedenen Nutzungsvarianten und mit Impressionen von Veranstaltungen.

2. Details & Fakten gehören auf jede Webseite

Das Detail kann den Unterschied machen. Nein, mit Details langweilen Sie zumindest die Profis unter Ihren potentiellen Kunden nicht. Diese Details müssen veröffentlicht werden:

  • Höhe, Breite, Länge, Fläche und max. Personenzahlen für jeden Raum.
  • Raumpläne und Lagepläne mit präzisen Maßen
  • Zu jedem Raum folgende Informationen:
    • Tageslicht
    • Bodenbelag
    • Außenzugang
    • Klimaanlage
    • Lage im Haus
  • Bandbreite des WLAN (Up- und Downloadgeschwindigkeit für alle Teilnehmer)
  • Maße und Traglast der Fahrstühle
  • Parkplätze (auch für Anlieferung durch Lastfahrzeuge)

3. Webseite als Inspirationsquelle

Inspirationen Diese besondere Bildergalerie zeigt Ihren Interessenten, was andere schon bei Ihnen veranstaltet haben. Egal ob es besondere Möblierungen, tolle Lichtkonzepte oder besondere Catering-Konzepte sind! Bilder machen Mut und Lust auf mehr.

Beispiel: Inspirationen von Inspirationen der Party Rent Group

4. Ansprechpartner auf der Webseite

Ihre Tagungs- und Eventexperten mit allen Kontaktmöglichkeiten und Background.

5. Angebote für unterschiedliche Veranstaltungstypen

Konferenz, mehrtägige Fortbildung, Barcamp, Vorstandsitzung, Kundenveranstaltung oder Business-Frühstück. Jeder Veranstaltungstyp benötigt unterschiedliche Leistungen. Beschreiben Sie auf Ihrer Webseite Ihre Leistungspakete für die verschiedenen Veranstaltungstypen.

Beispiele: Business-Frühstück beim Althoff Hotel Fürstenhof Celle, Inspiration für Barcamps beim Albrechtshof Berlin

6. Insider-Tipps aus Ihrer Region auf Ihrer Website

Vielleicht gibt es Anbieter für ein Dinner mit Stadtrundgang, besondere Locations für Empfänge oder Landwirte mit Erlebnisbauernhof … Geben Sie Tipps, was für wirklich spannende Rahmenprogramme einzigartig ist und was die Kultur Ihrer Destination prägt.

Beispiel: Veranstalter für kulinarisch-kulturelle Stadtführungen: Eat-the-word

7. Kreative Ideen für das Veranstaltungscatering

Food-Ideen für Kaffeepausen, Mittag- und Abendessen und kleine Snacks zwischendurch. Das thematische Fingerfood-Angebot (Heute mal vegan, aus Wald & Wiesen, Ideen aus Asien etc.) sind verkaufsfördernder als das 3-Gang-Menü nach Wahl des Küchenchefs. Saisonale und regionale Angebote sind beliebt!

Beispiel: Tagungscatering inhaltlich perfekt präsentiert bei der Hamburger Eventlocation Belle Etage

8. Wissen teilen mit einem eigenen Tagungsblog

Dieser Bereich inszeniert Sie zum Experten. Mehr als ein Tagungshotel oder eine Location. Hier werden gute Ideen und Konzepte auf der Webseite geteilt. Auf diesen Bereich verweisen später die Tagungs-Newsletter. Inhalt statt Werbung.

9. Dekorations- und Lichtkonzepte

Präsentieren Sie Dekorations- und Lichtkonzepte für verschiedene Anlässe. Zum Beispiel Untertischbeleuchtung, LED-Inszenierungen oder Fassadenbeleuchtung im CI Ihrer Kunden.

10. Räume in 3-D

3-D-Rundgänge oder Apps für Virtual Reality

Beispiel Lindner Hotels mit all seated

MICE-Marketing-Tipps per E-Mail

Unsere neue Serie rund um das MICE-Marketing für Tagungshotels & Locations gibt wöchentlich direkt umsetzbare Tipps und Best-Practice-Beispiele, wie Veranstaltungsräume erfolgreich vermarktet werden.

 
 

Die 11 wichtigsten Maßnahmen zur Vermarktung Ihrer Veranstaltung

Sie planen eine öffentlich buchbare Veranstaltung und schreiben Ihren Marketingplan? Diese 11 Maßnahmen gehören auf jeden Fall in die Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen!

Terilnehmergewinnung für Veranstaltungen
Erfolgreich Teilnehmer für Veranstaltungen gewinnen, so gelingt es.

1. Ticketpreise kreativ und kundenorientiert gestalten

Belohnen Sie über Ihre Ticket-Tarifgestaltung die Teilnehmer, die Ihnen frühzeitig Sicherheit und Liquidität geben. Ein sogenannter Frühbuchertarif erfüllt diese Anforderungen. Der Tarif könnte 20% Preisnachlass vom Normalpreis beinhalten, muss aber beispielsweise bis 3 Monate (je nach Vorlauf) gekauft und bezahlt und kann nicht mehr kostenfrei storniert werden.

Weitere Belohnungstarife

  • Hilfe bei der Vermarktung: „Bring einen Kollegen mit, die zweite Person spart 20%“
  • Erhöhung des Umsatzes pro Person: VIP-Ticket mit bestem Sitzplatz und VIP-Lounge plus 50%
  • Das 3-Tages-Ticket: Ein Preisvorteil für die Teilnehmer, die die gesamte Veranstaltungsdauer buchen

Eine weitere Kategorie an „maßgeschneiderten Tarifen“ gewährt keine Rabatte, sondern passt sich den individuellen Bedürfnissen der Teilnehmer an. Ziel ist es, die verfügbare Zielgruppe zu vergrößern und so mehr Teilnehmer zu gewinnen.

Beispiele für zielgruppenspezifische Preisgestaltung

  • Teilnahme nur am ersten oder nur am zweiten Tag
  • Virtuelle Teilnahme im Livestream oder Webcast (für die Gäste, denen die persönliche Anreise zu weit ist) oder Gäste, die nur an einer oder zwei Vorträgen interessiert sind.
  • Virtuelle Teilnahme und Freischaltung nur für ausgewählte Vorträge.

2. Verkaufs­starke Landing­page oder Veranstalter­webseite gezielt zur Teilnehmergewinnung nutzen

Die Veranstaltungswebseite ist das Herzstück Ihrer Marketing- und Vertriebsaktivitäten, um Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Natürlich sind hier die Eintrittskarten einfach online buchbar und zahlbar (einfache Bestellformulare sind ‚mega out‘).

Die wichtigsten Inhalte der Veranstaltungswebseite

  • Beschreibung der Zielgruppe: Wer sollte teilnehmen?
  • Veranstaltungsprogramm
  • Vorstellung der Speaker
  • Beschreibung der Locations, Anreisemöglichkeiten, Hotels …
    Ggf. Informationen zu Veranstaltungstickets der Deutschen Bahn zum Sonderpreis oder Shuttleservices vom Bahnhof oder Flughafen
  • Beschreibung der Rahmenprogramme
  • Sponsoren, Aussteller etc.

Pflichtbestandteile jeder Webseite sind natürlich ein Impressum und die Datenschutzerklärung sowie ein Hinweis auf die Streitschlichtungsstelle der Europäischen Kommission, sofern Onlinekaufmöglichkeiten bzw. Shopsysteme eingebunden sind.  

3. Ticketshop mit guter Conversion

Wenn ein Besucher Ihren Ticketshop betritt, dann ist aus einem Besucher bereits ein Interessent geworden. Das ist stets der erste Schritt, damit aus einem Interessenten ein Käufer wird. Wichtig ist, dass die Ticket-Verkaufssoftware Ihre Tarife, Stornierungsregeln, Zahlungsregeln etc. abbilden. Das Angebot dieser SaaS(Software as a Service)-Shops ist so riesig, dass wir hier jetzt keine Empfehlungen geben können.

Wichtig ist auch, dass der Ticketshop sehr aufmerksamkeitsstark in die Veranstaltungswebseite eingebunden wird.

4. Datenbank mit Teilnehmerdaten für Direktmarketing-Kampagnen aufbauen

Nutzen Sie die Daten von Buchern und Interessenten vergangener Veranstaltungen, um diese direkt einzuladen. Direkte E-Mail-Einladungen sind besonders effektive Maßnahmen zur Teilnehmergewinnung für Events. Natürlich muss die Nutzung dieser Daten DSGVO-konform erfolgen. Aber eine sinnvollere Maßnahme, als die eigenen Kunden einzuladen und Interessenten aufmerksam zu machen, gibt es nicht.

5. Professionelle Kampagnen oder Newsletter-Software zur Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen nutzen

Ein Versand Ihrer Werbemails über einen „Blind-Copy-Verteiler“ in Ihrem E-Mail-Programm ist nicht nur unprofessionell, sondern auch gefährlich. Schnell werden die Empfängeradressen von Dritten im Internet mitgelesen. Das ist nicht nur datenschutzrechtlich bedenklich, sondern auch wettbewerbsrechtlich. Sehr sinnvoll ist es, wenn das Kampagnen-Management oder Newsletter-Tool bereits Teil des Ticketshops oder Ihrer Customer-Relation-Management-Software (CRM) ist. Mit beiden Lösungen, könnte man automatisieren, dass Kunden, die sich bereits anmeldet haben nicht noch weitere Einladungen erhalten. Nicht zuletzt weil Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen per E-Mail oft nicht mit einer einzigen E-Mail gelingt. Mit E-Mail-Serien lassen sich oft höhere Verkaufszahlen erzielen.

6. Marketingkooperationen mit Ausstellern oder Sponsoren schließen

Es gibt mehr Möglichkeiten, wie Sponsoren Ihre Veranstaltung unterstützen, als mit einer Überweisung. Sponsoren könnten ihre eigenen Kunden zu Ihrer Veranstaltung einladen und so aktiv an der Teilnehmergewinnung mitwirken. An Aussteller könnten kostenfreie oder kostenreduzierte Kontingente übergeben werden.

Die Ziele und Maßnahmen von Kooperationsmarketing können sein:

  • Neue Kunden finden – neue Zielgruppen erschließen
  • Bestehende Kunden binden
  • Marketingkosten senken 

Mögliche Instrumente:

  • Host-Beneficiary-Kooperation
    Der Gastgeber (Host) macht auf das Produkt bzw. Dienstleistung des Nutznießers (Beneficiary) aufmerksam. Dies kann im Rahmen eines Newsletters, Gutscheinaktionen, Beilagen beim Versand, Social-Media-Kommunikation, Mailings usw. erfolgen. Der Gastgeber kann eine Provision oder Gewinnbeteiligung vom Beneficiary erhalten.
  • Mehrwertangebote für die jeweiligen Kunden des Kooperationspartners
  • Content Marketing – gegenseitige Veröffentlichung und Verlinkung von relevanten Blogs/News (und Querverweise von Social-Media-Seiten und Newslettern)
  • Product Bundling – gemeinsame, nutzenstiftende Produkte entwickeln und anbieten
  • Gemeinsames Ausloben von Branchen-Awards

7. Redaktionelle und werbliche Nutzung der sozialen Medien, um mehr Teilnehmer zu gewinnen

Marketing- und Werbekampagnen in den sozialen Medien bieten sich für die Gewinnung neuer (und wiederholender) Teilnehmer für Tagungen, Kongresse oder auch Seminare an. Insbesondere Facebook unterstützt sehr wirkungsvoll, dass vor allem bezahlte Kampagnen den richtigen Interessenten gezeigt werden. Natürlich muss ein gutes redaktionelles Konzept erstellt und umgesetzt werden, um die Interessenten mit spannenden Inhalten auf Ihre Veranstaltung aufmerksam zu machen. Dazu passt unser Vorschlag für gutes Content-Marketing unter Punkt 9.

8. Anzeigen in Suchmaschinen zur Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen

Google Ads ist eine moderne Werbeform, die – wenn sie professionell aufgesetzt ist – nur dann etwas kostet, wenn sie auch etwas bringt: Interessenten, die genau das suchen, was Ihre Veranstaltung anbietet. Wichtig: Sie müssen sich vorstellen können, was Menschen googeln, die an Ihrer Veranstaltung Interesse hätten. Diese so genannten Keywords setzt man so in Google Ads ein, dass Ihre Anzeige gezeigt wird, wenn diese Suchbegriffe gesucht werden.
Beispiel: Weiterbildung Thema xyz. Oft wird auch nur das inhaltliche Thema als Keyword genutzt, z.B. Veranstaltungsmarketing. Ist das das Fachthema Ihres Kongresses, könnte jemand der nur eine Checkliste zu diesem Thema gesucht hat, durchaus zum Interessenten werden.

9. Content-Marketing-Maßnahmen auf der eigenen Webseite zur Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen nutzen

Nutzen Sie die Expertise Ihrer Referenten zur Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen. Erweitern Sie den Speaker-Auftrag um einen Fachartikel oder eine Praxis-Checkliste zum Referatsthema. Diese Inhalte sollten exklusiv für Sie formuliert und suchmaschinenoptimiert sein. Sie können die Inhalte nun entweder nach und nach veröffentlichen und über die sozialen Medien mit Reichweite versorgen. Oder Sie bieten die Inhalte nur nach Überlassung einer E-Mail-Adresse und die Genehmigung, Ihre Veranstaltungseinladungen senden zu dürfen.

10. Partnerschaften mit Medien, die Ihre Zielgruppe bestens kennen und potentielle Teilnehmer erreichen

Professionelle Medien verfügen in der Regel über das, was Sie benötigen. Reichweite und Kontakte zu Personen, die Ihre Teilnehmer werden könnten. Ein echtes Medienpaket auszuhandeln ist oft sinnvoller, als reine Anzeigen zu schalten. So ein Medienpaket, insbesondere mit einem Fachmedium,  kann gemeinsame Marketingaktionen, Einladungen, Leserreisen, Advertorials und gegenseitige Internet-Werbemaßnahmen (z.B. Affiliate Marketing) beinhalten. Man sollte nur eines beachten: Medien leben davon, dass sie ihre Kontakte und Reichweite verkaufen. Ein reines Tauschgeschäft wird hier zur erfolgreichen Teilnehmergewinnung also kaum möglich sein.

11. Live-Blogging während der Veranstaltung unterstützt Teilnehmergewinnung für Veranstaltungen

Ein mobiles Redaktionsteam, ausgerüstet mit Tablet oder Smartphone mit integrierter Kamera berichtet mit Texten, Bildern und Videos direkt von der Veranstaltung und veröffentlicht parallel zur Veranstaltung die wichtigsten Botschaften. Es ist eine Art Live-Reportage im Internet. Der Live-Blog hält die nicht anwesenden Teilnehmer auf dem Laufenden. Ein guter Live-Blog gibt der Veranstaltung Reichweite und unterstützt die Vermarktung von Folgeveranstaltungen. Ebenso wie eine insgesamt gute Nachberichterstattung ist dies eine Einzahlung das Marketing Ihrer Folgeveranstaltungen.

Weiterbildungsangebote von
tp tagungsplaner.de & tw tagungswirtschaft

Ihre Welt ist das Veranstaltungsgeschäft. Dazu müssen Sie sich ständig über neueste Trends und Entwicklungen im Markt informieren. Neben Medienangeboten unterstützen Sie tp tagungsplaner.de und tw tagungswirtschaft mit Fortbildungen zu aktuellen Trendthemen dabei, am Puls der Zeit zu bleiben und Ihr Wissen kontinuierlich zu erweitern.

Kommende Termine

 

Fortbildungen für Veranstaltungsplaner aller Branchen


 

Fortbildungen für Hoteliers, Locations & Agenturen


Nachhaltiges Eventmanagement & Catering

17. November 2020, München
26. November 2020, Berlin

Event-Design mit der #EventCanvas-Methode

16. Juni 2020, Frankfurt/Main

Frauen führen anders –
Ein Training für weibliche Führungskräfte

23. und 24. Juni 2020, Frankfurt/Main

Meeting Design: 
Methodik, Return on Investment – Voraussetzungen für erfolgreiche Veranstaltungen

27. August 2020, Köln

Webinarserie MICE-Krisenmanagement kompakt

28./29./30. September, 16.00 Uhr

Interaktive Veranstaltungsformate

27. Oktober 2020, Frankfurt/Main

 

Den MICE-Verkauf zeitgemäß gestalten:
Qualifizierung zum Tagungs- und Eventexperten in Locations

20. August 2020, Frankfurt/Main

MICE-Marketing strategisch denken:
Was Tagungskunden wollen!

21. August 2020, Frankfurt/Main

Webinarserie: Kommunikation als Businesstreiber im Tagungsmarkt
– der Nachhaltigkeitsbericht

01./02./03. Juli 2020, 16.00 Uhr
10./11./12. November 2020, 16.00 Uhr


Webinarserie Einstieg ins MICE-Marketing
3 x 60 Minuten für mehr Erfolg im Tagungsmarkt

je 3 Termine à 1 h
21./23./25. September 2020, 16.00 Uhr

Es sind verrückte Zeiten. Die Verbreitung des Coronavirus trifft uns alle hart, die Veranstaltungswirtschaft leidet durch Absagen und Verschiebungen aber in besonderem Maße. Die tw tagungswirtschaft hat daher gemeinsam mit dem German Convention Bureau die Informationsplattform „www.eventcrisis.org“ ins Leben gerufen, um Veranstaltungsplanern, ihren Dienstleistern und Partnern einen schnellen Zugang zu Informationen zu geben, die Veranstaltungen in einer Krise beeinflussen. Leser finden dort konkrete Handlungsempfehlungen, Einschätzungen von Experten, Informationen zu Hilfs- und Förderprogrammen und vieles mehr.

Wir haben diese Seite innerhalb von sechs Tagen aufgebaut und arbeiten im Team unermüdlich daran, weitere Informationen zusammenzutragen.
Es ist ein fließender Prozess, bei dem wir freundlicherweise von Experten aus verschiedenen Bereichen wie Recht, Versicherungen, Krisenmanagement oder Technologien unterstützt werden. Gerne können auch Sie uns mit weiteren Informationen versorgen, mit denen wir die Seite ergänzen. Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, Informationen für die gesamte Branche zusammenzutragen, die uns allen helfen können.

Und am wichtigsten: Bleiben Sie gesund!

Ihr Christian Funk
christian.funk@dfv.de

Checkliste Interaktive Veranstaltung
Die reine Einbahnstraßen-Kommunikation von der Bühne ins Publikum ist für viele Tagungsveranstalter nicht mehr erstrebenswert.  Foto: Fotostudio Pflügl

Interaktive Veranstaltungen

Immer mehr Veranstalter planen Ihre Tagung oder den Kongress als interaktive Veranstaltung. So werden Veranstaltungskonzepte entwickelt, bei denen der Teilnehmer selbst zum Experten und Speaker oder Moderator wird. Konzepte bei denen die Langeweile mit stundenlangen PowerPoint-Vorträgen, dem militärisch geprägten Frontalunterricht und der parlamentarischen Sitzordnung und sowie dem Keynote-Kauderwelsch geprägt sind, geht es an den Kragen. Moderne Veranstaltungen, die alle Generationen erreichen, verfolgen mehr Ziele als die reine Wissensvermittlung. Begegnungen und ein möglichst intensives Kennenlernen der Menschen und das Erzeugen einer Aufbruchsstimmung, Mut machen und zu motivieren, die Dinge wirklich anzupacken. Diese Ziele sind ebenso entschlossen zu planen, wie die Zusammenstellung der Referentenliste.

Aber wie? Viele Veranstaltungsorganisatoren können sich beim besten Willen nicht vorstellen, ihre ganz besondere Zielgruppe in irgendeiner anderen Form als dem Mittagsbuffet zum Mitmachen zu bewegen.

Wenn Sie es dennoch versuchen, dann sind unsere acht wichtigen Tipps, damit Ihre interaktive Veranstaltung gelingt sowie unsere Übersicht der wichtigsten interaktiven Veranstaltungsformate ein guter Start. Einen guten Einstieg in das Thema bietet Ihnen auch unser Fortbildung Interaktive Veranstaltungsformate.

8 Tipps für interaktive Veranstaltungen

1. Das Format muss die Ziele unterstützen

Nur wer sein Ziel (oder sein Teilziel) kennt, findet das richtige Format.

Beispiel: Am Ende des Tages verstehen alle Teilnehmer die Vorteile des neuen Online-Kaufprozesses und hatten Gelegenheit, ihre Fragen, Sorgen und Ideen dazu zu formulieren. Außerdem sollen sich die Teilnehmer besser kennenlernen, um auch nach der Tagung den Austausch zu pflegen. Dieses Ziel könnte zu einem 10-Minuten-Pitch durch den Softwareentwickler mit anschließender Bearbeitung in kleinen Gruppen, die sich aus Newcomern und Experten zusammensetzen, führen.

2. Interaktion sollte im Vorfeld angekündigt werden

Unverhofft kommt oft – aber nicht gerne! Wenn Sie eine bestimmte Teilnehmergruppe seit Jahren mit einem ähnlichen Ablauf beglücken, in dem sie „nur“ zuhören, dann müssen die Teilnehmer vorgewarnt werden. „Diese Tagung ist anders“. Verdeutlichen Sie schon in der Einladung, dass aktives Mitmachen gefragt ist.

Niemand sollte von einem neuen Format erst im Kongresssaal überrascht werden. Vielleicht lassen Sie sogar beim ersten Versuch den Teilnehmern die Wahl: Im Saal A präsentieren wir die neuen Ideen zur Produktentwicklung. Im Saal B erarbeiten wir in kleinen Gruppen neue Ideen zur Kundenbindung.

3. Warm-up mit dem Ziel des Kennenlernens ist wichtiger denn je!

Stellen Sie sich vor, Sie sollen in der U-Bahn einer fremden Person Details aus Ihrem Leben erzählen oder Kostproben Ihres Wissens präsentieren. Sie würden sich nicht gut dabei fühlen.

Und so ist es auch, wenn man Personen, die sich nicht oder kaum kennen, in einer Gruppenarbeit zusammenbringt und vor der Diskussion von Themen oder Erarbeitung von Lösungen keine Möglichkeit schafft, damit die Teilnehmer sich untereinander kennenlernen. Je nach Aufgabenstellung kann es sein, dass die Phase des Kennenlernens länger dauert, als die des Arbeitens an einem bestimmten Thema. Das moderierte Kennenlernen ist eine Einzahlung in die Ergebnisse, die Sie anschließend erarbeiten können.

4. Weniger Referenten und Key-Note-Speaker schonen nicht das Budget.

Vielleicht hat sich schon der Finanzchef gefreut, dass Sie jetzt weniger Speaker finanzieren müssen, weil die Teilnehmer ja selbst das Programm gestalten.

Das stimmt so leider nur teilweise. Die Moderation einer Tagung, die vom Dialog lebt, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die mit der klassischen Moderation (Jetzt kommt Prof. Dr. Meier und spricht zu Ihnen) nichts mehr zu tun hat. Die Investitionen bei dialogsuchenden Veranstaltungen gehen in die Vorbereitung & Konzeption und eine erfahrene Moderation. Teilnehmereinbezug schafft neue Risiken und birgt stets einen Kontrollverlust. Der Umgang damit sollte gelernt sein.

5. Die Ergebnisdokumentation interaktiver Veranstaltungen gut planen

Viele Open-Space-Veranstaltungen, wie beispielsweise Barcamps und ähnliche Formate, können schnell an fehlender Nachhaltigkeit leiden. Das passiert immer dann, wenn die guten Ideen, die im Dia­log entstanden sind, nicht professionell dokumentiert werden. Ja, manchmal passiert dies automatisch, weil engagierte Teilnehmer auch in ein Barcamp vorbereitet gehen und anschließend in Blogs oder der Veranstalterwebseite ihre Eindrücke und Präsentationen schildern. Besser ist aber ein offizieller Veranstaltungs-Berichterstatter. Ein Redakteur, der die wichtigsten Inhalte, Ergebnisse, Ideen mit Bild und Text festhält und während oder nach der Veranstaltung veröffentlicht. Sehr zeitgemäß ist auch die Erstellung eines YouTube-Videos über die Veranstaltung und erarbeiteten Inhalte.

Dienstleister-Tipp: Axel Schiel von Showpaket.
Ganz nach dem Motto: nur geteiltes Wissen vermehrt sich.

Beispiel: Video über das MICE Forum und den Stand von tagungsplaner.de auf der BOE 2019

6. Veranstaltungslocation sorgfältig auswählen.

Der Raum ist ein unterschätzter Akteur. Oft ist der Kongresssaal mit einer klassischen parlamentarischen Bestuhlung völlig ungeeignet, um die kreative, offene und interaktive Begegnung zu inszenieren.

Neue Raumkonzepte, Platz für Bewegung, verschiedene Formen von Möblierung, Licht und Stimmungen fördern das Wohlbefinden und schaffen Raum für gute Ideen. Einige Locations und Tagungshotels bieten dafür speziell ausgestattete Tagungsräume für mehr Interaktion.

Ergänzende Möbel, die einen Raum auflockern, kann man heute mieten. Beispielsweise bei Swoofle. Weitere Anbieter von Mietmöbeln finden Sie in unserer Eventdienstleister-Suche.

Kreativ Tagungsraum im ABG Tagungszentrum
Mit seinem Kreativ-Tagungsraum begegnet das ABG Tagungszentrum der wachsenden Nachfrage nach innovativen und erlebnisreichen Tagungsräumen, die nicht dem 08/15-Schema entsprechen.

7. Tagungsteilnehmer sind keine Konsumenten

Die interaktive Veranstaltung muss auf Partizipation und „Prosumenten“ (Produzenten – Konsumenten) setzen. „Prosumenten“ wechseln ständig die Rolle: vom Zuhörer zum Speaker. Vom Erklärer zum Moderator. Vom Moderator zum Fragensteller.

Ihre Teilnehmer müssen erkennen, dass sie eine Mitverantwortung tragen. Engagieren Sie die Impulsgeber (Referenten) auch als Teilnehmer. Leben Sie Wertschätzung vor und fordern Sie sie ein. Diskutieren Sie viele W-Fragen und dokumentieren Sie die Ergebnisse, sie sind Grundlage der Veranstaltungskonzeption.

Mögliche W-Fragen für die Veranstaltungskonzeption

  • Was ist das Ziel, was sind die Ziele der Veranstaltung?
  • Was können die Teilnehmer beitragen?
  • Wen sollten wir als Experten einladen?
  • Wie empfinden Erstteilnehmer den Ablauf versus der Wiederholungsteilnehmer?
  • Was sollen die Teilnehmer nach der Veranstaltung berichten?
  • Was bedeuten die Inhalte der Veranstaltung für das Leben, für den Job?

8. Ständige Weiterentwicklung ist ein MUSS.

Ein unveränderter Ablauf einer Veranstaltung wirkt wie eine Anzeige, die man dauernd sieht oder ein Werbebrief den man mit gleichem Inhalt dreimal bekommt … einschläfernd.

Nach jeder Veranstaltung gibt es die gute, alte Manöverkritik. Schöner als ein Feedback ist ein „Feed-Forward“. Der Fokus liegt auf der Entwicklung von Konzeptansätzen: was können wir beim nächsten Mal noch besser machen? Überraschung erzeugt Spannung. Was gut war, wird noch besser. Was nicht so gut war, wird ersetzt.

Zeit ist ein Geschenk. Teilnehmer schenken Lebenszeit. Nutzen wir das Geschenk bestmöglich.

Typische interaktive Veranstaltungsformate

Barcamp

Ein Barcamp ist eine Konferenz ohne vorher festgelegte Agenda. Man nennt sie daher auch ‚Unkonferenz‘. Die Teilnehmer stellen unter gekonnter Moderation ihren Tagesablauf zusammen. Dabei schlagen die Teilnehmer so genannte Sessions vor, die sie dann auch selbst moderieren können. Da in der Regel zwei oder mehrere Sessions parallel laufen, können die Teilnehmer sich eine ganz individuelle Agenda zusammenstellen. Außerdem wechseln sie oft die Rolle vom Zuhörer zum Moderator oder Experten.

Interaktives Forum

Beim interaktiven Forum wechseln sich Vorträge im Plenum mit der Vertiefung der Themen in Kleingruppen ab. Daher geht es nicht nur um die passive Wissensaufnahme, sondern auch um die aktive Auseinandersetzung mit den vermittelten Inhalten. Die Vertiefung in kleien Gruppen kann mit klassischen Moderationsmedien, wie Pinnwand und Moderationskarten oder etwas moderner mit Tablets oder digitalen Smartboards erfolgen.

Hackaton

Ziel eines Hackathons ist es, im Rahmen einer Veranstaltung gemeinsam nützliche, kreative oder unterhaltsame Softwareprodukte herzustellen oder Lösungen für gegebene Probleme zu finden. Ein anderer Name ist der „Hack-Day“. Es geht darum neue Ideen in Software umzusetzen. Teilnehmer sind natürlich Softwareentwickler oder Produktmanager aus der Softwareindustrie.

Slams, z.B. Poetry Slam oder Science-Slam

Bei Slams werden selbstverfasste Texte in einer festgelegten Zeit vorgetragen. Bei Poetry Slams geht es natürlich auch um die Gedichtform. Meistens stehen die Teilnehmer im Wettbewerb untereinander und die Zuschauer oder eine Jury entscheiden über den Gewinner. Beim Science Slam werden wissenschaftliche Themen auf die Bühne gebracht. Kurz, knackig, aber stets wissenschaftlich korrekt.

Book Sprint

Beim Book Sprint geht es darum in möglichst kurzer Zeit die wichtigsten Inhalte für ein neues Buch zu erarbeiten. Vorgegeben ist in der Regel nur das Thema des Buches. Wie ein barcamp ist es eine Art Unkonferenz. Die Teilnehmer erstellen kollaborativ neue Inhalte für ein geplantes Buch. Ein Moderator oder Facilitator unterstützt die Teilnehmer dabei, gemeinsam innerhalb einer festgelegten Zeit ein Buch zu erarbeiten. Die Herstellung des Buchs wird dabei oft mittels spezialisierter, cloud-basierter Softwarelösungen wie beispielsweise Booktype umgesetzt.

Interaktive Elemente für klassische Veranstaltungen

Die folgenden Elemente können sowohl für interaktive Formate oder auch in klassischen Veranstaltungen für Interaktion sorgen:

World-Cafe oder Round Table Diskussionen

Eigentlich handelt es sich um eine Gruppenarbeit. Aber mit Struktur und –wenn möglich- professioneller Moderation. In kleinen Gruppen werden „am runden Tisch“ spezifische Aufgabenstellungen erarbeitet und Lösungsansätze dokumentiert.

Fish Bowl

Ein Fish Bowl ist eine Art Podiumsdiskussion bei der auch die Zuschauer beteiligt werden. Es gibt einen inneren und einen äußeren Kreis. Die Teilnehmer im inneren Kreis diskutieren, der äußere Kreis hört zu. Es gibt einen freien Stuhl im inneren Kreis und Teilnehmer können vom äußeren in den inneren Kreis wechseln, sich dazusetzen und ihren Standpunkt darlegen. Wer meint alles gesagt zu haben, verlässt den inneren Stuhlkreis und wird so wieder im Zuschauer im äußeren Kreis.  Diese Methode eignet sich besonders, um z.B. am Ende einer Veranstaltung die besten Lösungsideen oder verschiedenen Meinungen und Standpunkte zusammenzufassen.

Mehr zu interaktiven Formaten für Tagungen und Kongresse erfahren

Fortbildung Interaktive Veranstaltungsformate für erfolgreiche Events
Fortbildung Interaktive Veranstaltungsformate für erfolgreiche Events

Einen guten Einstieg in das Thema bietet Ihnen auch unser Fortbildung Interaktive Veranstaltungsformate. Hier erhalten Sie die Gelegenheit, die interaktiven Formate selbst auszuprobieren. Hier finden Sie einige Beispiele für Tagungen und Kontresse, die interaktive Elemente erfolgreich ins Veranstaltungsprogramm integriert haben.

Meilensteine für erfolgreiche Eventplanung
Bild von Gerd Altmann auf Pixabay

Gute Checklisten für die Veranstaltungsorganisation sind für Anfänger und Profis stets eine gute Hilfe. Eine weitere Ergänzung zur Unterstützung Ihrer Veranstaltungsqualität, sind die tagungsplaner.de-Meilensteine. Sie beschäftigen sich inhaltlich mit der Veranstaltungsorganisation und helfen, an wirklich wichtige Fragen zu denken. Egal, ob Sie eine Tagung, ein Seminar, eine Roadshow, eine mehrtägige Konferenz oder ein Event planen.

Meilensteine für erfolgreiche Eventplanung

Beispiele:

  1. Was passiert, wenn eine Krise eintritt? Krankheit, Stromausfall, Ausfall eines Referenten?
  2. Die Gastgeberrolle! Wer ist „das Gesicht“ Ihrer Veranstaltung. Welche Aufgaben muss der/die Gastgeber(In) übernehmen?
  3. Komplexität reduzieren? Wie können wir durch bessere Planung die Risikofaktoren im Ablauf reduzieren?

Veranstaltungen besser planen

MeilensteinDetailsBeispiele und praktische Hinweise

1. Veranstaltungsziele beschreiben

Achten Sie darauf, dass die Ziele Ihrer Veranstaltung messbar, realistisch und verständlich formuliert sind.Beispiele:
  • Im dritten Jahr hat der Kongress 800 zahlende Teilnehmer.

  • Im Abschlusstest des Seminars bestehen 90% der Teilnehmer den Wissenstest.

  • 97% der Teilnehmer bewerten die Veranstaltung mit gut oder sehr gut!

2. Veranstaltungs­budget erstellen und Controlling implementieren

Maximale Kosten planen, realistische Erlöse planen. Regelmäßig Soll/Ist kontrollieren
  • Projektbuchhaltung einrichten.

  • Alle Mitorganisatoren über das Budget informieren.

  • Soll/ Ist Vergleich während der Planungsphase durchführen.

  • Nach der Veranstaltung notieren, wo Fehleinschätzungen vorlagen.

3. Veranstaltungs­konzept: Erstellung & Diskussion

Konzeptskizze über Art der Veranstaltung, Zielformulierung, Dauer, groben Ablaufplan erstellen und mit potenziellen Teilnehmern und Experten diskutieren.
  • Stets offen sein für Optimierungen und neue Ideen. Jede Veranstaltung benötigt etwas Neues, da das Unerwartete eher begeistert, als die Wiederholung.

  • Vielleicht muss die Tagung interaktiver werden?

  • Oder ein Livestream erhöht die Reichweite.

4. Zeitplanung

So frühzeitig wie möglich beginnen und ordentlichen Vorlauf erlauben. Der Zeitplan beinhaltet die zu erledigenden Maßnahmen und Inhalte vor, während und nach der Veranstaltung.Genauen Zeitplan erstellen und festlegen, wer bis wann für was zuständig ist. Vorlauf nicht unterschätzen. Schließlich müssen die Location (Veranstaltungslocations und Tagungsräume. können Sie auf tagungsplaner.de einfach online buchen oder anfragen), die Referenten und Show Acts und natürlich die Gäste verfügbar sein. Lieber ein „save the Date“ als eine zu späte Einladung versenden.

Frühzeitig den genauen Ablauf der Veranstaltung festlegen. Ein typischer Fehler ist, die Einladung lediglich mit groben Informationen zu versenden und die Details erst kurz vor der Veranstaltung zu erarbeiten. Die meisten Teilnehmer wollen wissen, wofür genau sie ihre Zeit reservieren sollen.

Vielleicht unterstützt ein Planungstool, wie Trello das Projektmanagement besser als eine Excelliste.

5. Einladung & Teilnehmergewinnung

Klare Zielgruppenbeschreibung. Veranstaltungswebseite mit allen Details und klarem „Call to Action“ planen und umsetzen. Die Einladung muss beantworten:
  • Warum werde ich eingeladen?

  • Wer kommt noch?

  • Warum sollte ich meine Zeit und ggf. mein Geld dafür ausgeben?

  • Welchen Nutzen habe ich?

Sinnvoll ist die Nutzung eines modernen Teilnehmer­management­systems sowie die Erstellung eines Marketingplans zur Teilnehmergewinnung.

6. Komplexität reduzieren

Lieber einfach als kompliziert.
  • Reduzierte Getränkeauswahl und Kommunikation an die Gäste.

  • Lieber wenige, dafür aber gute Show Acts oder Speaker.

  • Präsentationen im Vorfeld anfordern und verknüpfen.

  • Helfer für Teilbereiche verantwortlich machen, z.B. Künstlerbetreuung, Referentenbetreuung etc.

7. Krisenmanagement

Planen, was schief gehen kann:
  • schlechtes Wetter

  • Streik bei der Bahn

  • medizinischer Notfall während der Veranstaltung

  • Was tun, wenn zu viele Gäste kommen, was, wenn es zu viele No-shows gibt?
    Die Risiken beschreiben und die Reaktion planen.
Tipps: Für einen möglichen Referentenausfall die anderen Speaker fragen, ob sie im Notfall ein zweites, passendes Thema oder eine Verlängerung anbieten können.

Liste mit Telefonnummern aller Helfer, Speaker, Künstler – auch andere Dienste als Telefon nutzen, z.B. whats app. Bereit zur Improvisation.

8. Projektmanagement & Koordination

Viele Fehler passieren, wenn Wichtiges nur „auf Zuruf“ kommuniziert wird. Professionelles Projektmanagement ist Kern des Eventmanagements.Professionelle Pläne für alle Gewerke und ein Masterplan, in dem jeder sehen kann, was die anderen gerade tun müssen. Stand-by-Zeiten vereinbaren (wann ist das Buffet aufgebaut, wann sollte der Speaker zur Soundprüfung anreisen etc.).

Ein „Manager on Duty“ prüft während der Veranstaltung stets, ob für die nächsten 30 Minuten alles bereit ist.

9. Gutes und perfekt passendes Catering

Die Wichtigkeit eines zum Event passenden Caterings darf nie unterschätzt werden. Oft bietet sich eine gute Inszenierung an, die genutzt werden sollte.Alles vorher testen! Lieber zu viel als zu wenig – definieren Sie das Service-Level, u.a. viel Servicepersonal für Ihre Gäste. Wie lange ist das Buffet gut gefüllt? Akzeptieren Sie keine Warteschlangen am Buffet! Besonderheiten (vegan, vegetarisch, glutenfrei etc.) im Vorfeld mit der Anmeldung abfragen und – nach Bedarf – anbieten. Allergene kommunizieren.

10. Einbezug der Teilnehmer: Interaktion planen

Überlassen Sie es nicht dem Zufall ob und wie Ihre Teilnehmer sich kennenlernen. Planen Sie „Networking“ und unterstützen Sie (im Rahmen der Datenschutzanforderungen), dass Ihre Gäste sich kennenlernen.Namensschilder mit Mehrwert (u.a. Sprachen, Art). Wege festlegen, wie Meinungen und Stimmungen abgefragt und kommuniziert werden (z.B. soziografische Aufstellung, Publikumsumfragen, Einsatz von Event Apps, Planung der Interaktion.

11. Gastgeberrolle beschreiben

Definieren Sie das „Gastgeber-Gesicht“. Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung. Das kann der Moderator sein, wenn die Veranstalter nicht auf die Bühne möchten.Im Detail beschreiben, wie die Gastgeberrolle gelebt wird. Die Zahl der „Gastgeber“ muss der Zahl der Gäste angepasst werden.

12. Sicherheit & Rechtliches

Die Sicherheit der Gäste und Helfer hat höchste Priorität. Experten für Veranstaltungssicherheit hinzuziehen. Rechtzeitig alle Genehmigungen einholen. Datenschutz und Urheberrecht beachten.

13. Was ist sonst noch wichtig?

Jede Veranstaltung sollte einen klaren Start und ein klar kommuniziertes Ende haben. Der respektvolle Umgang mit der Zeit der Gäste ist eine wichtige Anforderung. Planen, wie man Sympathiepunkte bei Gästen und Sponsoren sammeln kann. Feedback einholen nicht vergessen. Alle Ideen zur Verbesserung direkt nach der Veranstaltung sammeln und dokumentieren

DREI Tage MICE Branchentreffs – DREI Städte – DREI Site Inspections – EIN Schiff

Illerhaus Marketing (12. März 2020) – Illerhaus Marketing verschiebt im Dialog mit allen Beteiligten die 1. MICE BOAT SHOW von Ende März auf den 25. bis 27. August. Gesundheit, Vertrauen und Verantwortung nehmen die Networking-Experten ernst und folgen dem Rat vom Gesundheitsministerium, von Branchenverbänden und von dem auf
Eventrecht spezialisierten Anwalt Thomas Waetke.


Wer die aktuellen Entwicklungen rund um das Coronavirus verfolgt, muss sich fragen, ob er seine Veranstaltung zum ursprünglich geplanten Termin durchführen kann und will. Mit Blick auf die steigenden Infektionszahlen und die als Reisewarnung nach NRW verstehbare Mitteilung von Gesundheitsminister Jens Spahn, hat Illerhaus Marketing Experten konsultiert und zahlreiche Gespräche mit Ausstellern und Eventplanern geführt. Im intensiven Dialog wurde schnell klar, dass auch Planer aus unterschiedlichen Gründen derzeit an Networkingevents nicht teilnehmen wollen oder dürfen. Dies und die Einschätzungen der Experten nimmt Illerhaus Marketing sehr ernst.

Deshalb hat sich Illerhaus Marketing entschieden, Verantwortung zu übernehmen und die geplante Premiere der 1. MICE Boat Show vom 24. bis 26. März auf den 25. bis 27. August zu verschieben. Bereits jetzt zeigt sich, dass diese Entscheidung von allen Beteiligten begrüßt und mitgetragen wird. So bleiben die meisten MICE-Anbieter von der Ostseeküste über den Rhein bis zu den Alpen im Boot.

So sind zur neu terminierten 1. MICE Boat Show 2020 entlang des Rheins mit Stopps in den Städten Bonn, Köln und Düsseldorf Eventplaner jeglicher Couleur herzlich an Bord der MS RheinFantasie eingeladen:


25. August 2020 – Bonn >>> 26. August 2020 – Köln >>> 27. August 2020 – Düsseldorf

Einzigartige Location: Die MS RheinFantasie mit ihren bodentiefen Panoramafenstern, dem großzügigen Galeriesalon, zwei zusätzlichen Aussichtssalons im Bug des Schiffes sowie modernster Veranstaltungstechnik ist der perfekte Ort für die Netzwerk-Abende.

Jeweils um 17:00 Uhr starten die MICE Branchentreffs an den Anlegern mit der Registratur

● 25. August | Bonn, Brassertufer Anlegestelle Nr. 1
● 26. August | Köln, Altstadtufer Anlegestelle Nr. 2
● 27. August | Düsseldorf, Robert-Lehr-Ufer -Theodor-Heuss-Brücke Nr. 3

Um 17:30 Uhr beginnt der Netzwerk-Abend mit einem Aperitif und Snacks, denn anschließend bringt Anne Damm die Teilnehmer im wahrsten Sinne des Wortes in Bewegung. Ihre emotional bewegenden Auftritte bleiben ihren Teilnehmern noch lange in Erinnerung. Getreu ihrem Motto „raus aus der Komfortzone – hin zu Begegnungen!“ wird sie auch die Eventplaner an den drei Stationen der MICE Boat Show 2020 mitreißen. Die Planer dürfen sich schon jetzt auf ein Erlebnis mit viel Lebensfreude, Musik und  Rhythmus freuen.

Anschließend ist für die Teilnehmer ausreichend Zeit, sich mit den ausstellenden Partnern über deren Leistungen sowie neuesten Trends der MICE-Branche auszutauschen. Zeit für Power Networking – bei dem es darum geht, so viele interessante Businesskontakte wie möglich zu knüpfen. Zudem gibt es ein Networking-Abendessen und die Aussteller verlosen attraktive Preise unter den Teilnehmern. Nach fünfeinhalb Stunden intensiver Gespräche, nachhaltigen Eindrücken, neuen und wiederbelebten MICE-Kontakten enden die ereignisreichen Abende für die Eventplaner gegen 22:30 Uhr.

Veranstaltungsplaner können sich ab sofort kostenfrei für die MICE Boat Show anmelden und bei ihrer Anreise mit der Deutschen Bahn vom vergünstigten “Veranstaltungsticket”profitieren. Hier sind auch alle ausstellenden Partner gelistet.

Ein weiteres Highlight folgt auf Wunsch der Teilnehmer. Nach jedem MICE Branchentreff lädt Illerhaus Marketing zu einer Site Inspection in die jeweilige Stadt. Die bisher feststehenden Programmpunkte werden weitestgehend bestehen bleiben. Programm, Teilnahme-Möglichkeiten und Details finden Sie hier

Über Illerhaus Marketing

Seit 20 Jahren setzt Illerhaus Marketing auf wertvolle, gewinnbringende und inspirierende Networking-Events unter professionellen Rahmenbedingungen, die in Zeiten von erhöhten Herausforderungen auch nachhaltig gesund, verantwortungs- und vertrauensvoll durchgeführt werden. Die Veranstaltungen von Illerhaus Marketing finden immer in
außergewöhnlichen Destinationen statt und bieten sowohl Ausstellern als auch Veranstaltungsplanern eine bewährte Plattform zum Auf- und Ausbau nachhaltiger Geschäftskontakte. Im 20-jährigen Jubiläumsjahr kooperiert Illerhaus mit der Organisation Plant-for-the-Planet und hat sich ein ambitioniertes Ziel gesetzt. 20.000 Bäume zu pflanzen. Dafür spendet Illerhaus im kommenden Jahr für jede Person, die als Aussteller oder
Fachbesucher an einer Veranstaltung teilnimmt, einen Baum. Auch alle Teilnehmer sind herzlich eingeladen, zusätzlich eine Spende abzugeben.

Tagungsplaner sind ständig auf der Suche nach dem besonderen Etwas – ob großer Kongress mit internationalen Teilnehmern, ein Workshop voller Ideen, eine Tagung auf der Suche nach neuen Gedanken, brillante Produktpräsentationen oder eine gelungene Abschlussparty. Individualität und Größe, Natur und Stadtnähe, Business und Genuss. Wo vereinen sich diese Vorteile? Die Suche nach Tagungsräumen in der Natur und der Motivationsquelle erfolgreicher Seminare hat uns nach Potsdam geführt.

Willkommen an Bord

Hier, wo einst Graf Zeppelin seine Luftschiffe baute, steht heute eines der gefragtesten Tagungshotels des Landes, das Kongresshotel Potsdam. Eingebettet in eine reizvolle Wald- und Seenlandschaft vereinen sich 40 Seminar- und Tagungsräume, ein Kongress-Saal und eine exklusive Zeppelin Lounge hoch über dem Templiner See sowie 452 Zimmer, 4 Restaurants und Bars und bald auch eine Wellbeing Area unter dem Dach des 4-Sterne Hotels und auf einem Eventgarten von 2000 qm Fläche. Das weitläufige, gärtnerisch schön gestaltete Außengelände bezieht den naturnahen Raum auf angenehme Weise ein und lässt Möglichkeiten für Arbeit, Sport und Müßiggang.

Energiekick für die Motivation

Spannende Rahmenprogramme und viele Freizeit- und Sportangebote, direkt vor Ort, bilden die Grundlage für die notwendige Work-Life-Balance im Rahmen des perfekten Tagungserlebnisses. Die Veranstaltungsprofis des Hauses haben Erfahrung, ihren Gästen ganz besondere Events zu offerieren. Gemeinsam mit dem vor Ort ansässigen Partner Teamgeist GmbH werden motivierende Teambuildings an Land oder auch auf dem Wasser organisiert. Teamgeisterlebnisse bei Sommermeetings im Grünen oder Wintertagungen am See bringen Energiekick für die Motivation der Teilnehmer, auch über das Tagungsende hinaus. Spezielle Veranstaltungsformate wie beispielsweise das Potsdamer Esszimmer mit dem Grafen Zeppelin, eine White Party oder die Potsdamer Wiesn im Gipfel Stüberl versprechen darüber hinaus zu jeder Jahreszeit zusätzliche Erlebnismomente.

Kulinarisch auf Verwöhnkurs

Vielfalt bestimmt das gastronomische Konzept der Tagungen und Veranstaltungen am Potsdamer Luftschiffhafen. Hier wird Wert gelegt auf Frische, Qualität und breite Auswahl bei der jeder – vom Veganer bis zum verwöhnten Esser – alles findet. Wenn die Tagungsteilnehmer anreisen, ist in der Küche schon alles geplant und vorbereitet, denn vom Frühstück über die Kaffeepause bis zum Mittags- oder Abendmenü sorgt die Küchenmannschaft für gute Bedingungen, schließlich sollen die Teilnehmer selbst bei einem intensiven Konferenzmarathon munter und leistungsfähig bleiben. Tagungscatering verlangt von den Küchenmannschaften nicht nur Können, sondern auch ein hohes Maß an Flexibilität, denn es gibt immer wieder Situationen, in denen geplante Veranstaltungszeiten alle Planungen über den Haufen werfen oder weit überschritten werden. „Frische Gerichte bringen frische Inspirationen und frischen Schwung“, das ist das Credo der Küchencrew. Im Themen-Restaurant Zeppelin finden private und Business-Veranstaltungen mit bis zu 350 Gästen statt. Im Live-Cooking-Bereich können die Gäste den Köchen auf die Finger und in die Töpfe und Pfannen schauen. Das mit dem Gütesiegel der Potsdamer Gastlichkeit ausgezeichnete A-la-Carte-Restaurant Lemon serviert vor allem regionale Spezialitäten. Der Blick auf die Wintergärten, der Gang auf die Außenterrassen und ins Grüne entspannen die Augen und den Geist der Tagenden. Die Blue Sky Bar & Lounge, das „Gipfel Stüberl“ und eine Freiluftbar mit Seeblick schaffen zu jeder Jahreszeit innen und außen gemeinsame Wohlfühlmomente und Energie gebende Motivation.

Hier stehen die Menschen im Mittepunkt

„Innovation, Inspiration und Leidenschaft stehen im Kongresshotel Potsdam an oberster Stelle. Und das kann nur mit zufriedenen und motivierten Mitarbeitern gelingen. Das international geschulte Personal empfängt Gäste aus aller Welt und sorgt dafür, dass sie sich im Haus rund um wohlfühlen. Mit viel Engagement und Professionalität versteht sich das Kongresshotel Potsdam damit als idealer Netzwerkpartner. Für ihr innovatives Personalkonzept gewann die Hotelcrew vom Potsdamer Luftschiffhafen 2019 den Tourismuspreis des Landes Brandenburg in der Kategorie „Menschen im Mittelpunkt“.

Mit allen Sinnen genießen

Das nächste große Projekt steht bereits in den Startlöchern. Im April wird eine Wellbeing Area eröffnet. Ein großer Indoor-Pool mit Relax-Zonen auf vier Ebenen, drei Saunen und Bereiche für Fitness und sportliche Betätigung lassen die persönliche Auszeit vom Alltag mit allen Sinnen genießen.

Mitten in der Natur bei direkter Anbindung an die Berliner Flughäfen, einer perfekten Verkehrsverbindung zu den Stadtzentren von Potsdam und Berlin, erfährt der Gast unbeschwert Motivation und Energie für den nächsten Tagungstag und ein erfolgreiches Seminar.

Einladung

Lernen Sie ein neues Veranstaltungsformat im Gipfel Stüberl des Kongresshotel Potsdams kennen und seien Sie bei der Business Aprés Sky – Party mit dem Feierexperten Malle Kalle dabei. Bei Interesse klicken Sie hier und melden sich an

Mehr unter www.kongresshotel-potsdam.de

Kongresshotel Potsdam auf tagungsplaner.de

Kontakt: Kongresshotel Potsdam am Templiner See  | Am Luftschiffhafen 1 | 14471 Potsdam | Telefon: +49 331 907 75 555 | 
E-Mail: veranstaltung@hukg.de

Tagen, Übernachten, Entspannung nach einem langen Tag, Events, Rahmenprogramm sowie ein vielseitiges kulinarisches Angebot: Bei der VILA VITA Marburg für Sie alles aus einer Hand, betreut von einem professionellen Eventteam. Eine angenehme Anfahrt (90 km nördlich von Frankfurt/Main, ICE-Anbindung) ist zudem garantiert. Die VILA VITA Marburg bietet optimale Voraussetzungen für Ihre Tagungen und Events – und das zentral gelegen in der Mitte Deutschlands.

Neben modernsten Tagungslocations mit maximaler räumlicher Flexibilität im Herzen der Universitätsstadt Marburg – das Congresszentrum sowie das Luxushotel VILA VITA Rosenpark, beides gelegen direkt am Fluss Lahn – nimmt Sie die vielfältige Unternehmensgruppe VILA VITA Marburg auch mit raus in die Natur. Nur fünf Kilometer von Marburg entfernt liegt das Hofgut Dagobertshausen, idyllisch und ruhig mitten im Grünen. Es ist der perfekte Rückzugsort, optimal ausgestattet für Tagungen und starke Events.

Das Gut vereint vielfältigste Nutzung von Eventlocation, À-la-Carte-Restaurant, Pension, Hofladen, landwirtschaftlicher Produktion bis hin zur Reitsportanlage – das Gesamtpaket ermöglicht Veranstaltungen auf dem Hofgut in einem unvergleichlichen Ambiente. Mit viel Liebe zum Detail wurden dieser uralte ehemalige Bauernhof restauriert und offeriert heute auf über 500 Quadratmetern Veranstaltungsfläche eine hervorragende Kulisse für besondere Momente. Das umfangreiche Catering-Angebot verwandelt Ihr Businessevent auf dem Hofgut Dagobertshausen zudem in ein kulinarisches Erlebnis.

 

 

Drei Eventlocations

Direkt auf dem Hofgut bietet die Eventscheune und der angrenzende Garten Platz für größere Veranstaltungen (bis zu 2000 Personen), in der Kulturscheune können Sie mit bis zu 90 Personen zusammentreffen. Überall auf dem Hofgut mit seinem großen Innenhof, dem liebevoll gepflegten großen Garten und der Terrasse finden Sie gemütliche Lounge-Ecken, die zum geselligen Beisammensein in den Pausen und nach einem langen Tag einladen. Auch Teambuilding-Maßnahmen bieten sich hier sehr gut an.

Im unmittelbar zum Hofgut benachbarten Waldschlösschen befindet sich derweil der „Kitchen Club“: Die perfekte Kulisse für exklusive Klausurtagungen und Seminare im Grünen für bis zu 45 Personen. In der oberen Etage des Restaurants Waldschlösschen wird durch eine gelungene Kombination aus historischem Charme und urbanem Design eine ganz besondere Atmosphäre geschaffen – und vom geräumigen Balkon hat man einen wunderbaren Blick über die Naturlandschaft Oberhessens. Übrigens: Auch Show-Cooking-Events sind im „Kitchen Club“ – wie es der Name schon verrät – natürlich möglich.

Pension „Schlafgut“

Möglichkeiten zur Übernachtung sowie zum Abschalten vom Alltagsstress bietet die Pension „Schlafgut“, die man in Kombination mit einer Veranstaltung auf dem Hofgut reservieren kann. Die acht individuell eingerichteten Gästezimmer befinden sich im ehemaligen Herrenhaus des Hofguts, jedes Zimmer ist geschmackvoll und mit viel Liebe zum Detail ausgestattet.

Weitere Übernachtungsmöglichkeiten bietet der zehn Autominuten entfernte VILA VITA Rosenpark – das Hotel hat einen modernen Charme und präsentiert sich in hochwertigem Design mit großem Wohlfühlcharakter. Dieses Konzept setzt sich in den freundlich und geschmackvoll gestalteten 194 Zimmern fort.

Mehr unter www.tagenzentralindeutschland.de

Vila Vita Marburg auf tagungsplaner.de

Kontakt: VILA VLITA Marburg  | Anneliese Pohl Allee 17 | 35037 Marburg | Telefon: +49 6421 6005-0  | Fax: +49 6005 693 |
E-Mail: info@vilavitamarburg.de