Kollaborationstools für Eventmanager

Schwerpunkt: Online-Projektmanagement, virtuelles Brainstormen und Designen, Kommunikation, gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten

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Fehlende Transparenz, fehlende Dokumentation, nicht alle Veranstaltungsprojekte sind im Team bekannt, gemeinsame Ziele ebensowenig, nicht jeder ist auf dem gleichen Stand, Rollen im Team sind unklar, jeder im Team benutzt eine andere „Fach-Sprache“, undurchsichtige E-Mail-Flut – wer im Team arbeitet kennt sicher die ein oder andere Herausforderung. Dabei ist gerade in der Eventbranche, wo so viel unterschiedliche Mitarbeiter und Gewerke gemeinsam für den Erfolg einer Veranstaltung verantwortlich sind, eine funktionierende Teamarbeit wichtig. Erfolgreiches Arbeiten im Team setzt Kommunikation voraus. Doch gerade in Zeiten von Homeoffice und Co. hat sich die Art der Zusammenarbeit verändert.

Kommunikation ist das A und O

Doch wie ist zielführende Kommunikation möglich, wenn nicht alle Kollegen an einem Ort versammelt sind oder man sich nicht immer mit allen involvierten Gewerken zusammentreffen kann?

Die Lösung sind Online-Kollaborationstools. Denn wenn alle Kommunikationsprozesse, Dateien und Fortschritte an einem Ort zentralisiert sind, profitiert das Team von einem klareren Informationsaustausch. Da alles an einem Ort zugänglich ist, werden Prozesse effizienter gestaltet und jeder im Team einen genaueren Einblick in den Fortschritt des Projekts. Jeder ist immer auf dem gleichen Stand.

„Wer Informationen teilt, hat Macht. Teilt alles mit allen. Je wertvoller Eure Informationen sind, desto besser. Wer etwas teilt, baut ein Netzwerk auf. Ein Netzwerk führt zu Zusammenarbeit, Zusammenarbeit führt zu Kreativität und Innovation – und die verändern die Welt.“ Marissa Mayer

Zu den wohl bekanntesten Tools gehören Asana, Trello oder Slack. Aber es gibt weitaus viel mehr Kollaborationstools mit unterschiedlichen Schwerpunkten wie zum Beispiel dem Projektmanagement und Verteilung von Aufgaben sowie Fristen, dem virtuellen Brainstormen und designen, der Kommunikation oder der gemeinsamen Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. Und der Markt wächst stetig!

Von A wie Asana bis Z wie Zenkit – eine Übersicht der Kollaborations-Tools

Eine Übersicht der verschiedenen Kollaboration-Tools habe ich zusammengetragen. Diese Liste ist bei weitem noch nicht vollständig. Anmerkungen und Ergänzungen nehme ich sehr gern entgegen.

Wie immer bei der Einführung eines neuen Tools sollten folgende Fragen vorher geklärt werden:

  • Wofür soll das Tool genutzt werden? 
    Welche Tätigkeiten stehen im Vordergrund – Kommunikation, Aufgabenverteilung oder die Bearbeitung von Dokumenten? Welche Anforderungen und Daten können zentral an ein Tool gebunden werden? Was sollte besser getrennt werden, um die Prozesse so effizient wie möglich zu halten?
  • Wie ist die aktuelle Organisationsstruktur? 
    Wie groß und wie unterschiedlich sind die aktuellen Teams? Werden wenige Geschäftsbereiche, oder viele kleine Projekte verwaltet? Wie eng müssen sie miteinander arbeiten, wie viel kommunizieren, welche Datenmengen teilen können? Wie relevant sind transparente Aufgabenfristen, Meilensteine und Übersichtsdarstellungen der Prozesse? Inwiefern sollen externe Gewerke „zum Team gehören“ , oder ist es ausreichend ihnen nur auf bestimmte Dokumente Zugriff zu gewähren?
  • Wie sollen Dokumente genutzt werden? 
    Müssen alle Teammitglieder auf gemeinsame Dokumente zugreifen – oder diese sogar zeitgleich bearbeiten können? Wie viel Speicherplatz wird benötigt? Sollen auch Externe, wie zum Beispiel Gewerke und Kunden, Zugang dazu bekommen? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Meine Empfehlung – Zenkit

Ich suchte ein Online-Projektmanagement-Tool, das kostenlos für kleine Teams ist und bei weitem nicht so starr wie die bekannten „ Amerikaner “ . Ich wollte das Tool individuell anpassen können – ich bin ein Fan von benutzerdefinierbaren Felder, Kanban-Boards aber auch die klassischen To-Do-Listen sollte es umfassen, es sollte intuitiv benutzbar sein und Schnittstellen zum Kalender und verschiedenen Dritten, waren mir wichtig. Nach langem Suchen und Ausprobieren der „gängigen“ Tools, bin ich auf Zenkit gestoßen, das sehr schnell zu meinem Favorit wurde.

Wir danken Mandy Hännes’chen für diesen Beitrag. Die langjährige Leiterin der Geschäftsstelle des Verbands der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO) ist seit über 16 Jahren in der Meeting- und Eventbranche fest verankert. Die von ihr zusammengestellte Liste gibt es hier als Download.


Kollaborationstools für Eventmanager

AsanaDas Projektmanagement-Tool vereint Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation unter einer Oberfläche und lässt das gesamte Team wissen, wer bis wann was tut, um die Ziele zu erreichen. Kann für Meetings, Markteinführungen, Kampagnen und einfache zusätzliche Integrationen für GANTT-Diagramme, Zeiterfassung und mehr benutzt werden.
BasecampProjektmanagement auf das Wesentliche (Kollaboration, File-Sharing, Meilensteine und To-Do-Listen) reduziert. So verwendet Basecamp für die Benutzeroberfläche beispielsweise einen gekachelten Ansatz anstelle der sonst üblichen Top-Down-Menüs mit Listen oder Tabellenansichten.
CircuitEine Präsentation zeigen. Brainstormen. Diskutieren. Dokumente bearbeiten. Zahlen prüfen. Einen Kaffee holen. Kollegen zu Rate ziehen. Einen Kunden anrufen. Entscheidungen treffen. Das Sitzungsprotokoll weiterleiten. Alles in der Cloud. Circuit verbessert die Teamarbeit durch die Kombination von Audio-, Video- und Screen-Sharing mit permanenten Messaging- und Content-Sharing-Funktionen.
ClarizenVereint Projektmanagement, konfigurierbare Workflow-Automatisierung und kontextbezogene Zusammenarbeit miteinander.
EvernoteGemeinsames Notizbuch zur Ideensammlung und Planung für das Sammeln, Ordnen und Finden von Fotos, Notizen und Dokumenten.
Explain everything Einfach zu bedienendes Screencasting und interaktives Whiteboard-Tool mit Echtzeit-Kollaboration, mit dem Sie Ideen, Wissen und Verständnis animieren, aufzeichnen, kommentieren, zusammenarbeiten und erkunden können.
FilestageHilft dabei, Projekt-Feedback für Videos, Bilder und Dokumente an einem Ort zu bündeln.
FigmaVon Designern für Designer gemacht, ermöglicht Designs, Prototypen und Feedback auf einer zentralen Plattform zu sammeln. Alle Teammitglieder werden zeitgleich über Neuerungen etc. informiert, von der Anfangsphase bis zum finalen Produkt.
FleepKommunikationstool, um innerhalb und zwischen verschiedenen Unternehmen zu kommunizieren (einschließlich Team-Chats, wichtiger Projektkommunikation und sogar Einzelgesprächen).
FlockKommunikations-App und ein Online-Kollaborationstool in Einem. Durch die Zusammenführung von E-Mails, Meetings und einer Reihe von Tools an einem Ort, unterstützt die Plattform Projektmanager dabei, ein effizienteres Team zu führen.
Frame.ioVideo-Review- und Kollaborationssoftware, die Projektmanagern hilft, Videoprojekte mit dem Team und den Kunden zu teilen, um Feedback zu erhalten.
Google Google Collaboration Tools: Drive, Docs, Sheets, Hangouts
HiveProjektmanagement und Integration miteinander verbunden in einem Tool. Mit mehr als 1.000 verschiedenen Integrationsoptionen, von iCal, Outlook, GoogleCal, Google Mail, Github, Microsoft Teams, Jira, Marketo, Hubspot, Salesforce, Quickbooks, Slack und mehr.
Jira SoftwareSpezifisch auf die Bedürfnisse von Software-Teams und eine projektorientierte Zusammenarbeit angepasst, liefert Jira agile Werkzeuge wie Scrum- und Kanban-Boards.
MeistertaskIntuitives Tool für Projektmanagement und Task Management. Egal, ob Sie Projekte und Aufgaben aller Art managen oder übersichtliche To do Listen & Checklisten erstellen wollen, mit seinen vielfältigen Funktionen und seinen flexiblen Kanban-Boards bietet MeisterTask alles, was Sie brauchen, um gemeinsam mit Ihrem Team Workflows deutlich effizienter zu gestalten.
Microsoft Teams Kommunikationstool für die Teamarbeit in Microsoft 365, das Nutzer, Inhalte und Tools verbindet.
MilanoteMoodboard oder Mindmapping-Tool. Es ist also egal, ob ihr eure Gedanken sammeln, wie auf einem Moodboard experimentieren oder im Mindmapping-Stil verschiedene Optionen darstellen wollt. Das flexible Layout ermöglicht es euch, per Drag-and-Drop eine Notiz, Bilder, Links, Pfeile und weitere Objekte in das Arbeitsfeld zu ziehen.
MindgeniusZum Erfassen, Verfassen und Visualisieren von Informationen und Aufgaben; enthält umfangreiche Funktionen zur Projektverwaltung mit Gantt-Diagrammen; eignet sich zur Ideensammlung (Brainstorming), zur Aufgabenverwaltung, für strategische Planungen, zur Visualisierung und Präsentation, zur Informationsstrukturierung, zur Lernunterstützung sowie zum Projektmanagement.
MiroMit Miro bekommen Teams ein Online-Whiteboard und können gemeinsam an Ideen arbeiten.
Monday.comLeicht zu bedienendes Projektmanagement Tool. Das Besondere an monday.com ist, dass sich die Software sehr flexibel an unterschiedliche Einsatzzwecke anpassen lässt.
MuralDiese Kollaboration-Software ermöglicht es Teams, Ideen aus dem gesamten Unternehmen zu sammeln und großartige Ideen miteinander zu teilen. Das Admin-Dashboard von Mural bietet außerdem eine Reihe von Statistiken und Daten, die darstellen, wie viel jedes Teammitglied geleistet hat.
NotionEine Anwendung, mit der Teams Notizen, Aufgaben, Wikis und mehr miteinander teilen können.
Office 365 Die Cloud-basierte Version der Office 365 Suite ermöglicht eine Zusammenarbeit in Echtzeit. Mit anderen Worten, mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an einem Dokument zusammenarbeiten, um die Präzision und Effizienz zu steigern.
QuickRewieverHilft Projektmanagern dabei, den Freigabeprozess online abzubilden, indem es Feedback gebündelt an einem Ort ermöglicht. Diese Plattform ist für Videos, PDFs und Bilder geeignet.
RedboothOnline-Task- und Projektmanagement-Software mit intuitiver Aufgaben- und Projektverwaltung. Redbooth integriert sich in deine Lieblings-Apps, inklusive Slack, Box, Dropbox, Google Drive, Evernote, Google Mail usw.
Slack Bringt die gesamte Kommunikation und Zusammenarbeit deines Teams an einem einzigen Ort zusammen.
TeamworkProjektmanagement Tool für Profis. Die Produktivität wird durch Tools wie ein Projektmanagement-Dashboard verbessert, in dem Fortschritt, Termine und Teilnehmer, Aufgabenplanung, Erinnerungen und Tools für die Zusammenarbeit wie Aufgabengespräche, Messaging und Teamkalender angezeigt werden.
TrelloEin auf Kanban basierendes Projektmanagement-Tool, lässt sich leicht an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Visual InspectorFür direkte Änderungen und Kommentare auf Live-Websites vornehmen, ohne programmieren zu müssen. So kann im Wesentlichen jede Website zu einem Projekt werden. Das macht es einfach, Vorschläge zu machen, die dann von den Entwicklern im Team umgesetzt werden können. Funktioniert als Chrome Plugin.
WipsterKollaborations Tool um Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse für Video-, Audiound Dokumentprojekte zu verwalten und zu beschleunigen. Die Plattform ermöglicht es Content-Teams, Produktmanagern und anderen Stakeholdern, Projekte in Echtzeit zu erstellen und an ihnen zusammenzuarbeiten und Zyklen mit Review, Feedback, Genehmigungen, Analysen und Veröffentlichungen zu verwalten.
ZenkitErweitertes Projektmanagement-Tool mit Kanban-Boards und To-do-Listen. Listen Sämtliche Daten, Tasks, Kunden, Rechnungen, Dokumente und weitere Unternehmensdaten können problemlos in das Projektmanagement-Tool integriert werden. Wer bisher noch immer mit Excel-Files und verschiedenen Tools wie To-Do-Listen gearbeitet hat, findet hier eine Plattform, die alle wichtigen Firmendaten zusammenführt.

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