Schwerpunkt: Online-Projektmanagement, virtuelles Brainstormen und Designen, Kommunikation, gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten

Fehlende Transparenz, fehlende Dokumentation, nicht alle Veranstaltungsprojekte sind im Team bekannt, gemeinsame Ziele ebensowenig, nicht jeder ist auf dem gleichen Stand, Rollen im Team sind unklar, jeder im Team benutzt eine andere „Fach-Sprache“, undurchsichtige E-Mail-Flut – wer im Team arbeitet kennt sicher die ein oder andere Herausforderung. Dabei ist gerade in der Eventbranche, wo so viel unterschiedliche Mitarbeiter und Gewerke gemeinsam für den Erfolg einer Veranstaltung verantwortlich sind, eine funktionierende Teamarbeit wichtig. Erfolgreiches Arbeiten im Team setzt Kommunikation voraus. Doch gerade in Zeiten von Homeoffice und Co. hat sich die Art der Zusammenarbeit verändert.

Kommunikation ist das A und O

Doch wie ist zielführende Kommunikation möglich, wenn nicht alle Kollegen an einem Ort versammelt sind oder man nicht immer mit allen involvierten Gewerken zusammentreffen kann?

Die Lösung sind Online-Kollaborationstools. Denn wenn alle Kommunikationsprozesse, Dateien und Fortschritte an einem Ort zentralisiert sind, profitiert das Team von einem klareren Informationsaustausch. Da alles an einem Ort zugänglich ist, werden Prozesse effizienter gestaltet und jeder im Team einen genaueren Einblick in den Fortschritt des Projekts. Jeder ist immer auf dem gleichen Stand.

„Wer Informationen teilt, hat Macht. Teilt alles mit allen. Je wertvoller Eure Informationen sind, desto besser. Wer etwas teilt, baut ein Netzwerk auf. Ein Netzwerk führt zu Zusammenarbeit, Zusammenarbeit führt zu Kreativität und Innovation – und die verändern die Welt.“ Marissa Mayer

Zu den wohl bekanntesten Tools gehören Asana, Trello oder Slack. Aber es gibt weitaus viel mehr Kollaborationstools mit unterschiedlichen Schwerpunkten wie zum Beispiel dem Projektmanagement und Verteilung von Aufgaben sowie Fristen, dem virtuellen Brainstormen und designen, der Kommunikation oder der gemeinsamen Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. Und der Markt wächst stetig!

Von A wie Asana bis Z wie Zenkit – eine Übersicht der Kollaborations-Tools

Eine Übersicht der verschiedenen Kollaboration-Tools habe ich zusammengetragen. Diese Liste ist bei weitem noch nicht vollständig. Anmerkungen und Ergänzungen nehme ich sehr gern entgegen.

Wie immer bei der Einführung eines neuen Tools sollten folgende Fragen vorher geklärt werden:

• Wofür soll das Tool genutzt werden? 
  Welche Tätigkeiten stehen im Vordergrund – Kommunikation, Aufgabenverteilung oder die Bearbeitung von Dokumenten? Welche Anforderungen und Daten können zentral an ein Tool gebunden werden? Was sollte besser getrennt werden, um die Prozesse so effizient wie möglich zu halten?
• Wie ist die aktuelle Organisationsstruktur? 
  Wie groß und wie unterschiedlich sind die aktuellen Teams? Werden wenige Geschäftsbereiche, oder viele kleine Projekte verwaltet? Wie eng müssen sie miteinander arbeiten, wie viel kommunizieren, welche Datenmengen teilen können? Wie relevant sind transparente Aufgabenfristen, Meilensteine und Übersichtsdarstellungen der Prozesse? Inwiefern sollen externe Gewerke „zum Team gehören“ , oder ist es ausreichend ihnen nur auf bestimmte Dokumente Zugriff zu gewähren?
• Wie sollen Dokumente genutzt werden? 
  Müssen alle Teammitglieder auf gemeinsame Dokumente zugreifen – oder diese sogar zeitgleich bearbeiten können? Wie viel Speicherplatz wird benötigt? Sollen auch Externe, wie zum Beispiel Gewerke und Kunden, Zugang dazu bekommen? Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Meine Empfehlung – Zenkit

Ich suchte ein Online-Projektmanagement-Tool, das kostenlos für kleine Teams ist und bei weitem nicht so starr wie die bekannten „ Amerikaner “ . Ich wollte das Tool individuell anpassen können – ich bin ein Fan von benutzerdefinierbaren Felder, Kanban-Boards aber auch die klassischen To-Do-Listen sollte es umfassen, es sollte intuitiv benutzbar sein und Schnittstellen zum Kalender und verschiedenen Dritten, waren mir wichtig. Nach langem Suchen und Ausprobieren der „gängigen“ Tools, bin ich auf Zenkit gestoßen, das sehr schnell zu meinem Favorit wurde.

Wir danken Mandy Hännes’chen für diesen Beitrag. Die langjährige Leiterin der Geschäftsstelle des Verbands der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO) ist seit über 16 Jahren in der Meeting- und Eventbranche fest verankert.

Kollaborationstools für Eventmanager