Digitalisierung der Veranstaltungswelt: sind hybride und virtuelle Events der neue Standard?

Die Corona-Pandemie zwingt die gesamte Veranstaltungsbranche in die virtuelle Veranstaltungswelt. Wer veranstaltet, tut dies in der Regel hybrid oder komplett virtuell. Doch worauf gilt es bei der virtuellen Veranstaltungsorganisation zu achten?

Dieser Beitrag erschien ursprünglich in unserem Trendbook tagungsplaner.de 2021. Vollständige Digitale Ausgabe lesen.

Viele Jahre machten Hybrid Events neugierig und waren Mittelpunkt zahlreicher Diskussionen: Die einen bemängelten die fehlende Tiefe und vermissten Networking-Möglichkeiten bei der virtuellen Komponente einer Veranstaltung, befürchteten mitunter gar eine Kannibalisierung. Die anderen waren von den vielfältigen Möglichkeiten begeistert, Speaker und Gäste zuschalten zu können, lobten Zeit- und Kosten-Ersparnis und hoben Umweltaspekte hervor. Nun, Hybrid Events waren stets interessant, aber nie das Maß aller Dinge. Doch 2021 sind diese Formate genau das. Weil nichts mehr so ist, wie es einmal war. Die Corona-Pandemie zwingt Veranstalter, Dienstleister, Locations, im Grunde die gesamte Veranstaltungsbranche in die virtuelle Veranstaltungswelt. Wer veranstaltet, tut dies in der Regel hybrid oder komplett virtuell.

Virtuelle Veranstaltungswelt

Stellvertretend könnte man in diesem Kontext die Partnerschaft zwischen der Startup-Konferenz Bits & Pretzels und Xing Events, Eventmanagement-Software und Business-Netzwerk in einem, nennen. Für beide Unternehmen standen virtuelle Formate 2020 im Mittelpunkt: Xing Events baut sein Angebot rund um digitale Veranstaltungen bereits seit März aus: mit Webinaren, einem wachsenden Informationsangebot, neuen Tool-Integrationen sowie Partnerschaften und einem vereinfachten Einstieg in die Online-Eventorganisation auf dem Xing Eventmarkt. Der Partner Bits & Pretzels dagegen lud Ende September 2020 zur ersten digitalen Networking Week, die die Partnerschaft einläutete, und hat dafür eigens eine virtuelle Konferenzplattform entwickelt, die unter dem Namen mingle.cloud vermarktet wird.

Wie die Zahlen von Xing Events zeigen, sind beide Unternehmen mit dieser Ausrichtung in der Eventbranche nicht allein. Auf der Plattform beträgt die Anzahl an Online-Events, die seit März 2020 stattgefunden haben und bis Dezember 2020 geplant sind, das Sechsfache vom Vorjahreswert. Auf Teilnehmerseite werden Online-Events ebenfalls gut angenommen: Seit März liegen die kumulierten Eventzusagen rund 15 % über dem Niveau des Vorjahres. Kati Rittberger, Geschäftsführerin bei Xing Events, ist überzeugt: „Die Industrie wird sich dauerhaft verändern und digitale beziehungsweise hybride Veranstaltungen werden sicher zum neuen Standard. Auch wir rücken diese Formate in der Produktentwicklung noch stärker in den Fokus. Umso mehr freuen wir uns, diesen Weg gemeinsam mit innovativen Kunden und Partnern wie der Bits & Pretzels zu beschreiten.“

Digitalisierungsschub für Events

Den stärksten Digitalisierungsschub verzeichnen zwei Event­kategorien: Erstens bei den Seminaren und Workshops und zweitens – und das ist wirklich überraschend – bei den Networking-Events, so wie Bits & Pretzels eines veranstaltet. Gerade auf Unternehmensseite konnte Wissensvermittlung als Ergänzung zum Content Marketing und Sales seit Beginn der Krise nur digital stattfinden. So hat sich die Anzahl an Online-Seminaren und -Workshops in den Sommermonaten im Vergleich zu 2019 im Schnitt mehr als versechsfacht. Mit dem Wegfall persön­licher Kontakte nahm zudem offensichtlich der Wunsch nach Austausch und Vernetzung im digitalen Raum zu. Während die Anzahl virtueller Networking-Events 2019 bei Xing Events kaum erwähnenswert war, sind sie 2020 wider Erwarten das zweitstärkste Eventformat auf der Plattform. Die Anzahl betrug im Mai, Juni und Juli teilweise das 30-fache des Vorjahres.

„Und ganz entgegen aller Vorurteile, Netzwerken und Interaktion seien online nicht möglich, ist dieses Eventformat bei Teilnehmerinnen und Teilnehmern das beliebteste. Die Eventzusagen liegen hier in den letzten Wochen durchschnittlich 30 % über den Reaktionen auf Online-Seminare und -Workshops.“

Bettina Knauer, Content Marketing & PR Managerin, Xing Events (Juli 2020)

Dass virtuelle Events mehr als nur Potenzial haben, bestätigen Zahlen des aktuellen Meeting- und Eventbarometers des German Convention Bureaus (GCB). Anfang März bezeichneten nur 27 % der Anbieter hybride und räumlich verteilte Veranstaltungen als zukunftsweisend, nach dem 9. März waren es bereits 60 %. Ein ähnliches Bild zeigt der Blick auf die Bewertung virtueller Veranstaltungen: Vor der Corona-Krise sahen 47 % Potenzial darin, im Juli lag der Wert bereits bei 75 %.

Für Xing Events ist diese Entwicklung ein Game-Changer für die Branche. Knauer beschreibt die Hypothese des Unternehmens:

„Sehr vieles spricht dafür, dass virtuelle Events auch für künf­tige Offline-Events eine wertvolle Erweiterung darstellen werden und diese hybriden Veranstaltungen der neue Standard nach der Krise sind.“

Bettina Knauer, Content Marketing & PR Managerin, Xing Events

Auch bei der Kommunikationsagentur Vok Dams hat sich der Schwerpunkt verändert: Waren es Anfang 2020 noch ca. 70 % live- und 30 % digitale Events, die Vok Dams betreut hat, so verschob sich das zwischen März und Ende Mai 2020 zu fast 90 % digitalen und hybriden Events. Mit ihrer „Vok Dams Open Platform for Hybrid Events“ bietet die Agentur ein wertvolles Tool in digitalen Veranstaltungszeiten.

„Ohne eine flexible, einfach digitale Lösung lässt sich zukünftig kein Hybrid Event mehr realisieren. Sie ist das digitale Bindeglied von zeitgemäßen Hybrid Events, die für die Teilnehmer online über den Computer von überall aus erreichbar ist. Mit den Erfahrungen und Learnings der Vergangenheit haben wir eine Plattform geschaffen, die den Hybrid-Eventanforderungen von Gästen, Kunden oder möglichen zusätzlichen Tools und Funktionen flexibel und einfach genügt und das Ganze jederzeit DSGVO-konform.“

Martin Schulz, Director Vok Dams Digital

Das vielseitige Angebot und die Komplexität bestehender Online-Dienste verlangt eine Öffnung von Systemen. Eine offene Plattform bietet die Flexibilität, bewährte Dienste entsprechend des Konzeptes zu bündeln. Sei es Zoom, Webex oder PayPal – gefolgt von der Konzeption sind viele bestehende und bewährte Online-Dienste in die offene Plattform integrierbar. Über einen Single-Sign-On verschmelzen die verschiedenen benötigten Anwendungen auf einer Oberfläche.

Im Februar 2021 veröffentlichte die Agentur basierend auf den Erfahrungen aus über 400 virtuellen und hybriden Events das White Paper Erfolgsfaktoren hybrider und digitaler Events. Die Studie benennt sechs Faktoren, die über das Gelingen von Online-Veranstaltungen entscheiden:

• Partizipation, Interaktion & Co-Kreation
• Autonomie & Selbstbestimmung
• Timing der Veranstaltung und Aufmerksamkeit der Teilnehmer
• Content – vor, während und nach dem Event
• Multisensualität und haptische Momente
• Networking und persönlicher Dialog

Angebote von Locations und Hotels für virtuelle Formate

Spannend für Veranstaltungsplaner sind die sich derzeit verstärkenden Angebote mit der Ausrichtung auf virtuelle Formate von Locations, Hotels und Dienstleistern, beispielsweise die Häuser der BWH Hotel Group: Im Best Western Plus Palatin Kongresshotel in Wiesloch können Veranstaltungen genauso live gestreamt werden wie im „Hotel Berlin, Berlin“ (WorldHotels Collection). Das Konferenzhotel organisiert Streaming-Lösungen sowie hybride Veranstaltungsformate, virtuelle Räume und Web-Konferenzen. Auch der Live Meeting Room im Tagungscenter des Best Western Premier Castanea Resort Hotel in Adendorf bietet alle Voraussetzungen, um Online-Meetings und Streamings professionell durchzuführen. In Frankfurt im Best Western Premier IB Hotel Friedberger Warte erwartet Veranstaltungsplaner eine professionelle Eventkoordination mit komplettem Set-up im Hotel sowie die technische Ausstattung mit Videokonferenzsystem. Und in Cuxhaven wartet das Best Western Hotel Das Donners mit seinem neuen „Hybrid-Studio“ inklusive Videokonferenz-Technik mit unter anderem Soundbar, akustischen Systemen und Ausfilterung bei Ultra-HD-Aufnahmen auf.

Das Eventteam des The Westin Grand München bietet für digitale und hybride Events ein neues Streaming-Studio an. Dieses ziert nun den größten Ballsaal der bayrischen Landeshauptstadt. Von hier aus können Vorträge, Produktpräsentationen und andere Veranstaltungsformate in einen oder mehrere der weiteren 34 Meetingräume des Hotels, ins Homeoffice und die ganze Welt übertragen werden.

Die Berliner Eventlocation Axica hat in Kooperation mit dem Technikanbieter Ambion das „Live Central Studio“ ins Leben gerufen – ein Live-Stream- und Video-Conferencing-Tool, das professionelle digitale Events für zehn bis 20.000 Nutzer ermöglicht. Es verfügt über eine Studiobühne mit LED-Bühnenrückwand, eine Grundausstattung an Designer- und Bühnenmobiliar, professionelle Medientechnik sowie eine Licht-, Ton- und Bildregie. Besonders interessant für Eventplaner: Dank modernster Technik ist neben der Zuschaltung von Gastrednern und Experten auch die Durchführung von Abstimmungen sowie Q&A Sessions möglich.

Mit „mainzplus digital – powered by wikonect“ bietet die Mainzer Kongressgesellschaft Mainzplus Citymarketing gemeinsam mit der Kongressagentur wikonect ein Produkt zur Entwicklung und Vermarktung hybrider Formate. Vor Ort finden die Events in den Mainzer Veranstaltungsräumen Rheingoldhalle, Kurfürstliches Schloss, Frankfurter Hof oder KUZ Kulturzentrum Mainz statt, während die virtuellen Teilnehmer das Geschehen gleichzeitig online verfolgen. Konkret sind u.a. vielfältige Studio- und Live-Produktionen möglich. Außerdem übernehmen die Partner die gesamte Planung und Inszenierung des Events inklusive Studio- und Setbau.

Im Rahmen der medizinischen Fachtagung „Repro Facts“ am 17. Juli 2020 wurde das hybride Eventkonzept erstmals erfolgreich realisiert: 100 Teilnehmer trafen sich in der Mainzer Rheingoldhalle, weitere 300 Teilnehmer verfolgten den Live-Stream zugeschaltet. Die Liste der Anbieter mit Fokus auf den „neuen Standard“ ließe sich beliebig fortführen.

Trends rund um virtuelle Veranstaltungen

Um diesen Standard zu realisieren und inhaltlich mit Leben zu füllen, gilt es für Veranstaltungsplaner eine Menge zu beachten. Laut einer Befragung von MCI Deutschland unter mehr als 500 Berufstätigen in Deutschland, die regelmäßig an externen Events, Kongressen oder Messen teilnehmen, haben sich Trends wie immersives Storytelling, Involvement und Partizipation herauskristallisiert.

Was die Befragten an virtuellen Alternativen schätzen:

• Kostenersparnis (70 %)
• Zeitersparnis (69 %)
• Klimafreundlichkeit (63 %)
• Unmittelbare und langfristige Verfügbarkeit (58 %)
• Personalisierbarkeit (48 %)

Was Teilnehmer virtueller Events am meisten vermissen:

• Spontane Gespräche (70 %)
• Persönliches Kennenlernen (68 %)
• Informeller Austausch (64 %)
• Möglichkeit, Beziehungen aufzubauen (62 %).

Andersherum wurde gefragt: Was macht den Reiz von Face-2-Face-Events aus?

• Produkte mit allen Sinnen erleben und anfassen zu können (66 %)
• die Atmosphäre vor Ort mit allen Sinnen zu erfassen (62 %)
• dem eigenen Alltag zu „entfliehen“ (58 %)
• emotional involviert zu sein (56 %)

Sämtliche Werte und Zahlen sollten Planer berücksichtigen, wenn ein hybrides oder rein virtuelles Event konzeptioniert wird.

„Diese Aussagen belegen für uns, dass Unternehmen die Gesamtheit der Situation noch mehr als bisher aus der Perspektive ihrer Zielgruppen betrachten sollten. Das bedeutet: sich zu hinterfragen, wie sie auf deren externe Erlebnissituation noch besser reagieren und deren Bedürfnisse noch sorgsamer bedienen können. Die reine Teilnahme an virtuellen Events bringt dem Unternehmen nicht viel. Um deren volle Aufmerksamkeit zu erhalten und sicherzustellen, dass die gesendeten Botschaften eins zu eins ankommen, müssen die User hundertprozentig involviert werden. Genau das steht für uns schon während der Kreationsphase im Zentrum aller Überlegungen.“

Andreas Laube, Geschäftsführer von MCI Deutschland

Hybrid Events in der wissenschaftlichen Diskussionen

Das German Convention Bureau (GCB) hat gemeinsam mit Partnern den Kongress „BOCOM – Experience Borderless Communication“ am 3. September 2020 zum Anlass genommen, um ein hybrides, in diesem Fall sogar räumlich-verteiltes Format einmal wissenschaftlich begleiten und analysieren zu lassen. Bei der Veranstaltung trafen sich insgesamt mehrere hundert Teilnehmer vor Ort im zentralen Konferenzort in Berlin, in den Hubs Amsterdam, Essen und Wien sowie virtuell auf allen Kontinenten, um zu diskutieren, wie wir künftig arbeiten und kommunizieren werden.

„Mit seinem doppelten Fokus auf persönliche Begegnung und digitale Vernetzung ist der hybride, räumlich-verteilte Kongress auch ein wichtiger Bestandteil unserer Recovery-Strategie ‚At the heart of future events‘“

Matthias Schultze, Managing Director des GCB

Das Programm der BOCOM entstand in einem ko-kreativen Prozess mit Partnern aus Unternehmen, Agenturen und Wissenschaft und legte einen besonderen Fokus darauf, die Erfahrungen der letzten Monate zu reflektieren und neue Lösungen zu diskutieren. So kommen Speaker mit ganz unterschiedlichen Hintergründen zu Wort – von Akteuren der Corporate-Welt, städtischer Marketing-Organisationen und der Hotellerie über Tech-Spezialisten, Event Professionals und Start-up-Gründer bis hin zu Nachhaltigkeits-Experten und Künstlern.

Elementarer Bestandteil von BOCOM war die wissenschaftliche Begleitung durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. Alle Teilnehmer der Veranstaltung – egal an welchem Ort – waren aufgerufen, ihre Beweggründe zur Teilnahme, ihre Erwartungen und Bedürfnisse sowie insbesondere ihre Bewertung der einzelnen Formate des hybriden, räumlich-verteilten Kongresses im Rahmen eines Fragebogens zu äußern. Ziel der Forschung ist es unter anderem herauszufinden, wie sich die räumliche Verteilung auf Wissenstransfer, Interaktion und Netzwerken auswirkt, wie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die unterschiedlichen Formate erlebt haben und welche ökologische Nachhaltigkeitsperformance die BOCOM erzielt. So werden Hybrid Events nun auch Mittelpunkt wissenschaftlicher Diskussionen.

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