Bei der Locationauswahl nichts vergessen!

Nutzen Sie zur Locationauswahl unsere „Checkliste Location“, damit auch das „Drumherum“ Ihres Events stimmt und Sie kein wichtiges Auswahlkriterium vergessen. Außergewöhnliche Orte können sich positiv auf das Veranstaltungsklima auswirken. Mit unserer Checkliste zur Locationauswahl erfahren Sie, welche Kriterien Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten. Damit Sie nichts vergessen, laden Sie die Checkliste gleich herunter. Sobald Sie alle wichtigen Eckdaten für Ihre Veranstaltungslocation definiert haben, hilft Ihnen die Filtersuche auf tagungsplaner.de die passende Location zu recherchieren. So finden Sie garantiert die richtige Evenlocation für Ihre Veranstaltung.

Checkliste „Locationauswahl“

Unsere Empfehlungen für besondere Locations für Ihre Events finden Sie hier.

Welche Kriterien sind bei der Locationauswahl wichtig?

Profil und Kapazitäten der Location

Zunächst ist es wichtig sich über die Rahmendaten und Zielsetzung der geplanten Veranstaltung im Klaren zu sein. Denn nur, wenn die Größe, der Ablauf und die gewünschte Atmosphäre des Events oder der Tagung feststehen, kann ich auch eine stimmige Location dafür finden. Die wichtigsten Kriterien dafür, welche Location optimal passt sind:

• Größe der benötigten Veranstaltungsfläche
• Anzahl der Räumlichkeiten
• Teilnehmerzahl
• Atmosphäre der Location
• passen Location, Zielgruppe und CI zusammen?
• Nachhaltigkeit

Infrastruktur & Anbindung der Location

• Verkehrsanbindung: Wie kommen die Teilnehmer zur Veranstaltung?
• Werden Zimmer für die Teilnehmer benötigt? Wenn ja, wie ist die Anbindung der Location an Hotels?
• Wie viele Parkplätze werden benötigt? Sind diese in ausreichender Zahl im Umfeld der Location vorhanden? Welche Kosten entstehen fürs Parken
• Werden Transfers benötigt, wenn ja für wie viele Personen?

Technische Details der Veranstaltungsräume

Zugang zu den Veranstaltungsräumen

• Lage der Räumlichkeiten in der Location
• Türen der Räumlichkeiten (Höhe x Breite)
• Zugänge zu den Räumen
• Anlieferungsmöglichkeiten
• Laderampe befahrbar Gabelstaplerbefahrbar

Rahmenbedingungen

• Größe der Veranstaltungsräume (Höhe x Breite x Länge)
• Beleuchtung ausreichend?
• Verdunkelung ausreichend?
• Deckenbelastung ausreichend?
• Beschallung ausreichend?
• Fluchtwege/Notausgänge
• Welche Bestuhlungsformen sind möglich?
• Bodenbelag
• Brandschutzauflagen
• vorhandene Technik
• bauliche Hindernisse
• Technik VA-Raum
• benötigte Zusatzgeräte
• Stromanschlüsse ausreichend
• Klimatisierung/Heizung/Belüftung regulierbar?

Akustik im Veranstaltungsraum

• Beschallung notwenig?
• schalldichte Trennwände?
• Raum nach außen schalldicht?

Räume, Technik, Personen

• Büro mit Geräten vorhanden?
• Arbeitszeiten der Techniker
• Stauraum Security
• Kontaktperson vor Ort Haustechniker

Veranstaltungsmöblierung

• Bühnenelemente
• Dekomaterial
• Diashow-Möglichkeit
• Podeste
• Stellwände
• Stühle
• Tische

Catering

• Welche Mahlzeiten werden benötigt? (z.B. Begrüßungscocktail, Kaffeepause Vormittag, Kaffeepause Nachmittag, Mittagessen, Abendessen)
• Gibt es hauseigene Verpflegung, eigenes oder externes Catering?
• Kleidervorschrift Personal

Beim eigenen Caterer zu beachten

• Einkaufsliste Ausstattung
• Einkaufsliste Getränke
• Einkaufsliste Verpflegung
• Geschirrausstattung der Bar
• Küchenausstattung
• Getränkeliste
• Liste der Verpflegung
• Abfallentsorgung
• Bar
• F&B-Liste
• Erste-Hilfe-Kasten
• Garderobe
• Putzutensilien
• Verlängerungskabel
• Verpflegungstand
• WC-Wagen

zusätzliche Büroausstattung

• Eingangsstempel
• Geldkassetten
• Generalschlüssel
• Kugelschreiber
• Wechselgeld
• Werkzeugkasten

Langfristige Vorbereitung

• Drucksachen
• Einladungen
• Eintrittskarten erstellen
• Fahrpläne
• Lagepläne erstellen
• Fotografen organisieren
• Gutscheine drucken
• Schlechtwetterprogramm
• VIP-Programm
• Nachbarfirmen informieren
• Versicherungen

Kurzfristige Vorbereitung

• Beschilderung
• Eintrittspreise festlegen
• F&B-Tafel
• interne Beschilderung
• Kinderbetreuung
• Namenschilder
• Parkplätze
• Sitzordnung erstellen
• Wegweiser auf Zufahrtsstraßen

Technische Organisation

• Funknetz einrichten
• technische Geräte prüfen
• Ersatzgeräte bereitstellen
• Headsets besorgen
• Funkgeräte an Personal

Personal

• Einsatzplan erstellen
• Adressliste erstellen
• Verträge prüfen
• Kleidervorschriften festlegen