Meeting Design ist eine Methode, welche – basierend auf den Gedanken des Design Thinkings – die Konzeptionierung, Planung und Durchführung von Veranstaltungen und Meetings verändert hat.
Wie Meeting Design hilft, Zielsetzungen zu erreichen
Folgende 5 Punkte sind die Basis für ein erfolgreiches Meeting Design.
- Zielsetzungen
Wenn Meeting Design richtig angewendet wird, steht die Zielerreichung im Vordergrund. Die Zielsetzungen definieren die Herangehensweise des Konzepts und Planung. Das Pferd wird praktisch von hinten aufgezäumt.
- Stakeholder
Elementar wichtig ist hier, auf die einzelnen Stakeholder der Veranstaltung oder des Meetings Rücksicht zu nehmen. Es sind ihre Zielsetzungen, welche es zu erreichen gilt.
Zu den einzelnen Gruppen der Stakeholder gehören der Meeting Owner (der Auftraggeber), der Meeting Planner (Meeting Designer oder Agentur) und diejenigen um die es immer geht… die Teilnehmer. Letztere werden in der Zieldefinition oft außen vor gelassen.
Die Zielsetzungen dieser einzelnen Stakeholder-Gruppen können voneinander variieren.
Es ist daher ratsam den Blickwinkel jeder dieser Gruppen zu berücksichtigen. - SMART
Ziele, welche es zu erreichen gilt, sind anhand der SMART Methode einer intensiven Prüfung zu unterziehen und im Zweifel so anzupassen, dass sie die SMART Kriterien erfüllen. Erst wenn dieses erfolgt ist, kann mit der Konzeptionierung begonnen werden.
Hierbei ist darauf zu achten, dass alles, sei es Inhalte, Ablauf, Interaktionen, Catering, Locationauswahl, Setup, etc. auf die Erreichung der Zielsetzungen einzahlt. - Active Involvement
Wenn ich von „Teilnehmern“ und „Interaktionen“ gesprochen habe, meine ich damit, dass wir die Protagonisten der Veranstaltung oder des Meetings aktiv in den Ablauf integrieren. Sie sind es, bei welchen wir eine Verhaltensänderung erzielen wollen. Sei es, dass wir sie motivieren, informieren oder emotionalisieren wollen, oder Ihre Erfahrung nutzbar machen wollen. Wenn diese Personen nicht aktiv beteiligt sind, wird diese gewünschte Verhaltensänderung nicht, oder zumindest nicht in der Form, wie wir es konzipiert haben erfolgen.
- Kommunikationsmodelle
Jederzeit zu bedenken gilt auch, dass wir es mit menschlicher Kommunikation zu tun haben. Menschen sind jedoch sehr vielschichtig. Daher gilt nie das „one-size-fits-all“ Konzept.
Wir haben alle unterschiedliche Verhaltensarten, Lernarten und Kommunikationsarten. Sich darüber bewusst zu sein und die Inhalte der Veranstaltung oder des Meetings auf diesen Umstand anzupassen, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor bei dem Design.
Héctor A. Venegas ist Experte für Kommunikation und Meeting-Design. Er ist Berater, Coach, Dozent, Speaker und Meeting Designer.