10 wichtige Anforderungen an Online-Meeting-Tools

Die Möglichkeiten  der digitalen Kommunikation und Zusammenarbeit mit der Hilfe von Online-Tools sind vielfältig, hoch flexibel und weltumspannend. Der Einsatz von Instant Messaging,  Internet-Telefonie (VOIP = Voice over IP)  bis hin zur Videokommunikation aus der Cloud über den Desktop mit Webcam, Tablet, Smartphone  oder über Whiteboards eröffnet viele Chancen.

Corona hat es gezeigt: Videomeetings, Live-Streams, Webcasts oder simple Telefonkonferenzen mit Screen-Share führen zu guten Ergebnissen, wenn man sich nicht persönlich in Meeting-Räumen treffen kann oder will.

Tools, die diesen digitalen Austausch ermöglichen, fasst man zusammen als ‚Unified Communication und Collaboration‘ (UCC)-Software. Sie führt im Idealfall zu gesteigerter Produktivität, besserem Wissensaustausch und damit zu zufriedeneren Mitarbeitern. Und das zu geringen Kosten.

Auch an Locations und Tagungshotels geht diese Entwicklung nicht vorbei und das Angebot eines UCC-Tools (und die Erfahrung im Einsatz solcher Tools) schaffen eine zusätzliche Dienstleistungsmöglichkeit  in Zeiten, in denen die Präsenzmeetings nur sehr langsam zu altem Volumen zurückfinden.

MICE-Marketing-Tipps per E-Mail

Unsere Serie rund um das MICE-Marketing für Tagungshotels & Locations gibt direkt umsetzbare Tipps und Best-Practice-Beispiele, wie Veranstaltungsräume erfolgreich vermarktet werden.

 

Wenn Sie also selbst mit der Anschaffung eines UCC-Tools beschäftigen, damit diese von Kunden für virtuelle oder hybride Meetings eingesetzt werden kann, sind hier 10 Anforderungen, die vor der Beschaffung geprüft werden sollten.

  1. Zu Recht achten viele Kunden auf den Datenschutz. Der Serverstandort des Tools sollte sich in Europa befinden oder der Softwareanbieter sollte zumindest den DSGVO-konformen „Privacy-Shield“ anbieten. Die Vereinbarung einer Auftragsdatenverarbeitungs-Erklärung zwischen Location und Toolanbieter sollte eine Selbstverständlichkeit sein.
  2. Zugänglichkeit über alle verbreiteten Browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari und IE)
  3. Teilnehmer können sich wahlweise über VOIP oder kostenfreie regionale Telefonnummern einwählen. Wird eine Software eingesetzt, die beispielsweise nur Einwahlnummern in den Vereinigten Staaten anbieten, werden die europäischen Telefonrechnungen sehr schnell in die Höhe schnellen.
  4. Der Meeting-Veranstalter kann entscheiden, ob anonyme Anmeldungen möglich sind.
  5. Teilnehmeranmeldungen sind über Weblinks möglich, ohne dass ein Client heruntergeladen und installiert werden muss.
  6. Klare Rollenkonzepte (Moderator, Redner, Teilnehmer) mit klaren Befugnissen. Es ist unangenehm, wenn plötzlich ein Teilnehmer seinen Bildschirm –aus Versehen“ mit allen anderen Teilnehmern teilt. Auch die Anzahl der möglichen Moderatoren sollte geprüft werden.
  7. Für komplexere Meetings oder interaktive Veranstaltungen sollte die Möglichkeit bestehen, Session-Räume anzulegen und den Teilnehmern einfach zugänglich zu machen.
  8. Interaktion: Die Teilnehmer können sich auf verschiedene Arten bemerkbar machen: Hand heben, Beifall senden, Chat an den Veranstalter oder an alle. Alle diese Möglichkeiten sollten aber auch durch den Moderator abschaltbar sein. Natürlich hat auch der Moderator das Recht alle Teilnehmer stummzuschalten.
  9. Das Teilen von Screens ist einfach für den Speaker, auch das Umschalten von beispielsweise einer Präsentation auf eine Webanwendung sollte simple sein.
  10. Es können Umfragen, Abstimmungen oder FAQ durchgeführt werden, die Ergebnisse sollten in kürzester Zeit zur Verfügung stehen.

Zusätzlich sollte man in den verschiedenen Lizensierungsmöglichkeiten auf folgende Dinge achten:

  • Laufzeit, eine Testphase ist stets empfehlenswert.
  • Anzahl der Teilnehmer, günstige Lizenzen beschränken meistens die Teilnehmerzahl
  • Lassen sich die Webinare aufzeichnen und anschließend vor weiterer Verbreitung bearbeiten?
  • Individuelle Anpassungsmöglichkeiten, Umsetzung der Corporate Identity

Eine kleine Shortlist, weit verbreiteter UCC Tools*

*kein Anspruch auf Vollständigkeit

Wie Sie Ihre Tagungsräume fit für interaktive Veranstaltungen machen, erfahren Sie hier.

Gabriele Schulze, Autorin, Trainerin und Referentin ist die Expertin für messbare Marketingerfolge. Sie spezialisierte sich auf die Implementierung zeitgemäßer Technologie für Service, der begeistert und begleitet seit mehr als 20 Jahren Hotellerie, Tagungsmarkt und Touristik mit wegweisenden Konzepten für Vertrieb und Marketing.

MICE-Marketing-Tipps per E-Mail

Unsere Serie rund um das MICE-Marketing für Tagungshotels & Locations gibt direkt umsetzbare Tipps und Best-Practice-Beispiele, wie Veranstaltungsräume erfolgreich vermarktet werden.