Kluge Einkaufsleiter*innen und Travel-Manager*innen haben es längst erkannt:
Die Prozesskosten, die beim Suchen und Beschaffen von Tagungsräumen entstehen, übersteigen schnell den Wert des einzukaufenden Gutes.
Die klassische Direktanfrage im Tagungshotel oder der Location führt in einen zeit- und arbeitsaufwändigen Prozess. Die Location muss die Anfrage bearbeiten und reagiert systembedingt fast immer mit einem seitenlangen PDF-Angebot. Wer nun Angebote vergleichen und Transparenz schaffen möchte, muss sich oft eine aufwändige Excel-Tabelle erstellen, um die Leistung und die Preise vergleichen zu können. Ist eine Entscheidung getroffen, folgt oft ein nicht weniger aufwändiger Vertragsprozess (Ausdrucken, Lesen, Unterzeichnen, Zurücksenden und Ablegen). Eine gute Onlinebuchungsstrecke nimmt Ihnen als Einkäufer diese Arbeit ab und entlastet auch das Tagungshotel oder die Location erheblich.
Das Online-Buchungsportal tagungsplaner.de bietet eine Riesenauswahl aus aller Welt und kombiniert verschiedene Beschaffungsprozesse, um sowohl die Anforderungen der Veranstaltungsorganisator*innen, als auch die Möglichkeiten der Locations und Tagungshotels zu unterstützen. Ist eine Echtzeit-Onlinebuchung nicht sinnvoll, da die Komplexität der geplanten Veranstaltung sehr hoch ist, ändert sich der Prozess vom Instant Book zum Request2Book. Das bedeutet, der Veranstaltungsplaner kann Preise- und Leistung vergleichen, fragt aber mit einem Klick die Verfügbarkeit an. Zusätzlich kann ein klassischer RFP (Request for Proposal) gestartet werden. Hier können die Anforderungen sehr individuell erfasst und an verschiedene Locations für eine Online-Angebotseinholung versendet werden. Die eingehenden Angebote sind bereits für eine einfache Vergleichbarkeit aufbereitet. Aktuelle Hygiene- und Sicherheitsanforderungen für Tagungen mit sicherem Abstand, können bei der Locationwahl einfach berücksichtigt werden.
Warum Sie die Onlinebuchung unbedingt ausprobieren sollten
- Sie sind zeitlich unabhängig.
Wer online bucht kann dies an 7 Tagen der Woche und 24 Stunden täglich tun. Recherche, Preisvergleich, Verfügbarkeitsprüfung – Sie müssen nicht auf analoge Antworten des Verkaufsteams warten
- Vielfalt und Übersichtlichkeit:
Nach Erfassung der Wunschdestination oder wichtiger Rahmenbedingungen, werden nur die Anbieter angezeigt, die Ihre Must-Have-Kriterien erfüllen. Da stets eine Kombination auf Anbieterliste und Landkarte angezeigt wird, ist auch eine schnelle Beurteilung, ob die Lageanforderungen erfüllt werden, möglich.
- Transparenz und Einfachheit:
Angebote und Preise lassen sich einfach vergleichen. Es ist keine Schulung nötig, die Such- und Kaufprozesse sind intuitiv und können auf dem Desktop oder sogar dem Smartphone durchgeführt werden.
- Sicherheit:
Hohe technische Standards, Einhaltung der PSD2 Zahlungsrichtlinien gewährleisten Qualität bei Datenschutz, Zahlung und Kundenservice
- Individualität:
Die Angebote können mit Bausteinen im Bereich Technik und Catering individuell kombiniert werden. Schluss mit stereotypen Tagungspauschalen, die oft die individuellen Anforderungen nicht erfüllen.
- Aktualität:
Die Informationen sind auf dem neuesten Stand und werden von einem Content-Team regelmäßig auf Aktualität geprüft.
- Internationalität:
Durch die Kooperation mit Meetingsbooker.com ist auch der Tagungsraum in Dublin oder Barcelona schnell gefunden und gebucht.
- Spontan und schnell einen Raum buchen:
Sie benötigen den Raum gleich für morgen früh? Jede Location kann entscheiden, welchen Vorlauf sie für eine Onlinebuchung benötigen. Ihnen werden nur die Locations angezeigt, die die kurzfristige Buchung auch operativ umsetzen können.
- Die bunte Welt des Marktes für Business-Events entdecken:
Es gibt mehr als Tagungshotels. Besondere Locations für Events gibt es schon ab 5 Teilnehmern. Miet-Büros, Business Center oder Co-Working-Angebote bieten viel mehr und erlauben die beste Auswahl für Ihre individuellen Veranstaltungsziele.
- Zeitgewinn:
Ist die Beschaffung von Location, Technik und Catering einfach, bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Qualität der Veranstaltung oder das Teilnehmermarketing.