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Meilensteine für erfolgreiche Veranstaltungsorganisation

 

Gute Checklisten für die Veranstaltungsorganisation sind für Anfänger und Profis stets eine gute Hilfe. Eine weitere Ergänzung zur Unterstützung Ihrer Veranstaltungsqualität, sind die tagungsplaner.de-Meilensteine. Sie beschäftigen sich inhaltlich mit der Veranstaltungsorganisation und helfen, an wirklich wichtige Fragen zu denken.

Beispiele:

  1. Was passiert, wenn eine Krise eintritt? Krankheit, Stromausfall, Ausfall eines Referenten?
  2. Die Gastgeberrolle! Wer ist „das Gesicht“ Ihrer Veranstaltung. Welche Aufgaben muss der/die Gastgeber(In) übernehmen?
  3. Komplexität reduzieren? Wie können wir durch bessere Planung die Risikofaktoren im Ablauf reduzieren?

 

Meilenstein Details  Beispiele und praktische Hinweise 
Ziele für Ihre Veranstaltung beschreiben Messbar, realistisch verständlich Im dritten Jahr hat der Kongress 800 zahlende Teilnehmer. Um 23.00 Uhr tanzen die Gäste auf den Tischen. Im Abschluss Test des Seminars bestehen  90% der Teilnehmer den Wissenstest. Qualität der Teilnehmerbewertung.
Budget erstellen und Controlling implementieren Maximale Kosten planen, realistische Erlöse planen. Regelmäßig Soll/ Ist kontrollieren Projektbuchhaltung einrichten. Alle Mitorganisatoren über das Budget informieren. Soll/ Ist Vergleich während der Planungsphase durchführen. Nach der Veranstaltung notieren, wo Fehleinschätzungen vorlagen.
Konzepterstellung & Konzeptdiskussion Konzeptskizze über Art der Veranstaltung, Zielformulierung, Dauer, Grobablauf erstellen und mit potenziellen Teilnehmern und Experten  diskutieren. Stets offen für Optimierungen und neue Ideen. Jede Veranstaltung benötigt etwas Neues, da das Unerwartete eher begeistert, als die Wiederholung.
Zeitplanung So frühzeitig wie möglich beginnen und ordentlichen Vorlauf erlauben. Genauen Zeitplan erstellen und festlegen, wer bis wann für was zuständig ist. Vorlauf nicht unterschätzen. Schließlich müssen die Location, die Referenten und Show Acts und natürlich die Gäste verfügbar sein. Lieber ein „save the Date“ als eine zu späte Einladung versenden. Frühzeitig den genauen Ablauf festlegen. Ein typischer Fehler ist, die Einladung mit groben Informationen zu versenden und die Details bis kurz vor der Veranstaltung erarbeiten. Die meisten Teilnehmer wollen wissen, wofür genau sie ihre Zeit reservieren sollen.
Einladung & Teilnehmergewinnung Klare Zielgruppenbeschreibung. Veranstaltungswebseite mit allen Details und klarem „Call to Action“ planen und umsetzen. Die Einladung muss beantworten: Warum werde ich eingeladen? Wer kommt noch? Warum sollte ich meine Zeit und ggf. mein Geld dafür ausgeben. Welchen Nutzen habe ich? Sinnvoll ist die Nutzung eines modernen Teilnehmermanagement Systems. Erstellung eines Marketingplanes: Teilnehmergewinnung.
Komplexität reduzieren Lieber einfach als kompliziert. Reduzierte Getränkeauswahl und Kommunikation an die Gäste. Lieber wenige, dafür aber gute Show Acts oder Speaker. Präsentationen im Vorfeld anfordern und verknüpfen. Helfer für Teilbereiche verantwortlich machen, z.B. Künstlerbetreuung, Referentenbetreuung etc.
Krisen-Management. Planen, was schief gehen kann Schlechtes Wetter, Streik bei der Bahn, medizinische Notfall während der Veranstaltung. Was tun, wenn zu viele Gäste kommen, was, wenn es viele No Show gibt? Die Risiken beschreiben und die Reaktion planen. Für einen möglichen Referentenausfall die anderen Speaker fragen, ob sie im Notfall ein zweites, passendes Thema oder eine Verlängerung anbieten können. Liste mit Telefonnummern aller Helfer, Speaker, Künstler – auch andere Dienste als Telefon nutzen, z.B. whats app. Bereit zur Improvisation.
Management & Koordination Viele Fehler passieren, wenn Wichtiges nur „auf Zuruf“ kommuniziert wird. Professionelles Projektmanagement ist Kern des Eventmanagements. Professionelle Pläne für alle Gewerke und ein Masterplan, in dem jeder sehen kann, was die anderen gerade tun müssen. Stand By Zeiten vereinbaren (wann ist das Buffet aufgebaut, wann sollte der Speaker zur Soundprüfung anreisen etc. Ein „Manager on Duty“ prüft stets, ob für die nächsten 30 Minuten alles bereit ist.
Gutes und perfekt passendes Catering Die Wichtigkeit eines zum Event passenden Caterings darf nie unterschätzt werden. Oft bietet sich eine gute Inszenierung an, die genutzt werden sollte. Alles vorher testen! Lieber zu viel als zu wenig – definieren Sie das Service – Level, u.a. viel Servicepersonal für Ihre Gäste. Wie lange ist das Buffet gut gefüllt? Akzeptieren Sie keine Warteschlangen am Buffet! Besonderheiten (vegan, vegetarisch etc.) abfragen und -nach Bedarf – anbieten. Allergene kommunizieren.
Einbezug der Teilnehmer planen Überlassen Sie es nicht dem Zufall ob und wie Ihre Teilnehmer sich kennenlernen. Voraussetzung, sie erfahren etwas über die anderen Teilnehmer / Gäste. Namensschilder mit Mehrwert (u.a. Sprachen, Art). Wege festlegen, wie Meinungen und Stimmungen abgefragt und kommuniziert werden (z.B. soziografische Aufstellung, Publikumsumfragen, Twitter Wall). Planung der Interaktion.
Gastgeberrolle beschreiben Definieren Sie das „Gastgeber-Gesicht“. Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung. Das kann der Moderator sein, wenn die Veranstalter nicht auf die Bühne möchten. Im Detail beschreiben, wie die Gastgeberrolle gelebt wird. Die Zahl der „Gastgeber“ muss der Zahl der Gäste angepasst werden.
Sicherheit & Rechtliches Die Sicherheit der Gäste und Helfer hat höchste Priorität. Experten für Veranstaltungssicherheit hinzuziehen. Rechtzeitig alle Genehmigungen einholen.
Wichtig Jede Veranstaltung sollte einen klaren Start und ein klar kommuniziertes Ende haben. Der respektvolle Umgang mit der Zeit der Gäste ist eine wichtige Anforderung. Planen, wie man Sympathiepunkte bei Gästen und Sponsoren sammeln kann. Feedback einholen nicht vergessen. Alle Ideen zur Verbesserung direkt nach der Veranstaltung sammeln und dokumenentieren.

 

Als Service von tagungsplaner.de finden Sie die Meilensteine hier als PDF zum Download.

Und wer es sich lieber als Präsentation ansieht, wird hier fündig:

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