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Nutzen Sie zur Locationauswahl unsere „Checkliste Location“, damit auch das „Drumherum“ Ihres Events stimmt und Sie kein wichtiges Auswahlkriterium vergessen. Außergewöhnliche Orte können sich positiv auf das Veranstaltungsklima auswirken. Mit unserer Checkliste zur Locationauswahl erfahren Sie, welche Kriterien Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten. Damit Sie nichts vergessen, laden Sie die Checkliste gleich herunter. Sobald Sie alle wichtigen Eckdaten für Ihre Veranstaltungslocation definiert haben, hilft Ihnen die Filtersuche auf tagungsplaner.de die passende Location zu recherchieren. So finden Sie garantiert die richtige Evenlocation für Ihre Veranstaltung.

Checkliste „Locationauswahl“

1. Allgemeine Angaben

Profil

benötigte Größe _____________________________
Personenkapazität ___________________________
Atmosphäre des VA-Ortes ______________________
Ruf des VA-Ortes ____________________________
passen Ort, Zielgruppe & CI zusammen? ____________

 

Infrastruktur

Hotelanbindung ___________________________
Verkerhsanbindung allgemein _________________

 

Parkplätze

  Anzahl kostenfrei kostenpflichtig
eigener Parkplatz
fremder Parkplatz
eigene Garage
fremde Garage

 

Transfer

Transfer nötig für ______ Personen

 

Bedingungen

Lage der Räumlichkeiten in der Location _____________________________
Zugänge zu den Räumen _________________________________________
Türen der Räumlichkeiten: Höhe ________________Breite_______________

Anzahl Größe Belastung
Personenaufzüge
Personenaufzüge
  • Anlieferungsmöglichkeiten
  • gabelstaplerbefahrbar
  • Laderampe
  • befahrbar

 

Veranstaltungsraum

Höhe _______________ Breite _______________ Länge _______________

  • Beleuchtung ausreichend
  • Verdunkelung möglich
  • Bankettbestuhlung
  • E-Form
  • Stuhlkreis
  • U-Form
  • Deckenbelastung ausreichend
  • Fluchtwege/Notausgänge ausreichend
  • Blockbestuhlung
  • Fischgrätenbestuhlung
  • Stuhlreihen
  • Beschallung ausreichend
  • Carree-Form
  • parlamentarisch
  • T-Form
  • Fliesen
  • Steinboden
  • Brandschutzauflagen
  • Holzboden
  • Teppichboden
  • Technik VA-Raum
  • Parkettboden
  • Sonstige ___________

vorhandene Technik ________________________________________________________________________
benötigte Zusatzgeräte ______________________________________________________________________
bauliche Hindernisse _______________________________________________________________________
Stromanschlüsse ausreichend _________________________________________________________________
Klimatisierung/Heizung/Belüftung regelbar?_______________________________________________________

 

Akustik Veranstaltungsraum

  • Beschallung notwendig?
  • Raum nach außen schalldicht?
  • schalldichte Trennwände?

 

Räume, Technik, Personen

  • Büro mit Geräten vorhanden?
  • Stauraum
  • Security
  • Raum für Catering Personal/Honorarkräfte
  • Haustechniker

Arbeitszeiten der Techniker __________________________________________________________________
Kontaktperson vor Ort ______________________________________________________________________

 

Tagungsmöblierung

vorhanden von extern zuständig
Bühnenelemente
Dekomaterial
Dekomaterial
Diashow-Möglichkeiten
Podeste
Stellwände
Stühle
Tische

 

Catering

  • Abendessen
  • externer Caterer
  • Kaffeepause Vormittag
  • Begrüßungscocktail
  • hauseigene Verpflegung
  • Kleidervorschriften Personal
  • eigenes Catering
  • Kaffeepause Nachmittag
  • Mittagessen
  • Sonstige ____________

 

Bei eigenem Catering zu beachten:

  • Einkaufsliste Ausstattung
  • Geschirrausstattung der Bar
  • Liste der Verpflegung
  • Abfallentsorgung
  • First-Aid-Kit
  • Verlängerungskabel
  • Einkaufsliste Getränke
  • Getränkeliste
  • Bar
  • Garderobe
  • Verpflegungsstand
  • Einkaufsliste Verpflegung
  • Küchenausstattung
  • F&B-Liste
  • Putz-Utensilien
  • WC-Wagen

 

Zusätzliche Büroausstattung

  • Eingangsstempel
  • Kugelschreiber
  • Werkzeugkasten
  • Geldkassetten
  • Lostrommeln
  • Generalschlüssel
  • Wechselgeld

 

Langfristige Vorbereitung

  • Drucksachen
  • Fahrpläne
  • Lagepläne erstellen
  • Schlechtwetterprogramm
  • Einladungen
  • Fotografen organisieren
  • Versicherungen
  • Nachbarfirmen informieren & einladen
  • Eintrittskarten erstellen
  • Gutscheine drucken
  • VIP-Programme

 

Kurzfristige Vorbereitung

  • Beschilderung
  • interne Beschilderung
  • Parkplätze
  • Eintrittspreise festlegen
  • Kinderbetreuung
  • Sitzordnung erstellen
  • F&B-Tafeln
  • Namensschilder
  • Wegweiser auf den Zugangsstraßen

 

Technische Organisation

  • Funknetz einrichten
  • Headsets für Funkgeräte besorgen
  • technische Geräte prüfen
  • Funkgeräte an das Personal weitergeben
  • Reservegeräte bereitstellen

 

Personal

  • Einsatzplan erstellen
  • Kleidervorschriften festlegen
  • Adressliste erstellen
  • Verträge prüfen
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