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Interaktive Veranstaltung: Wenn das Einzige was stört, die Zeit vor- und nach der Kaffee- und Mittagspause ist, dann ist es Zeit, Tagungen und Kongress ganz neu zu denken.

Immer mehr Veranstalter planen Ihre Tagung als interaktive Veranstaltung. Also mit Veranstaltungskonzepten, bei denen der Teilnehmer selbst zum Experten und Speaker oder Moderator wird. Konzepte bei denen die Langeweile mit stundenlangen PowerPoint-Vorträgen, dem militärisch geprägten Frontalunterricht und der parlamentarischen Sitzordnung und sowie dem Keynote-Kauderwelsch geprägt sind, geht es an den Kragen. Moderne Veranstaltungen, die alle Generationen erreichen, verfolgen mehr Ziele als die reine Wissensvermittlung. Begegnungen und ein möglichst intensives Kennenlernen der Menschen und das Erzeugen einer Aufbruchsstimmung, Mut machen und zu motivieren, die Dinge wirklich anzupacken. Diese Ziele sind ebenso entschlossen zu planen, wie die Zusammenstellung der Referentenliste.

Aber wie? Viele Veranstaltungsorganisatoren können sich beim besten Willen nicht vorstellen, ihre ganz besondere Zielgruppe in irgendeiner anderen Form als dem Mittagsbuffet zum Mitmachen zu bewegen. Wenn Sie es dennoch versuchen, dann sind hier acht sehr wichtige Tipps, damit Ihre interaktive Veranstaltung gelingt:

Download Checkliste Erfolgsfaktoren interaktiver Formate

Checkliste Interaktive Veranstaltung

Foto: Fotostudio Pflügl


 
 

1. Das Format interaktive Veranstaltung ist nicht das Ziel.

Nur wer sein Ziel (oder sein Teilziel kennt), findet das richtige Format.
Beispiel: Am Ende des Tages verstehen alle Teilnehmer die Vorteile des neuen Buchungsprozesses und hatten Gelegenheit, ihre Fragen, Sorgen und Ideen dazu zu formulieren. Außerdem sollen sich die Teilnehmer besser kennenlernen, um auch nach der Tagung den Austausch pflegen. Dieses Ziel könnte zu einem 10 Minuten Pitch durch den Softwareentwickler mit anschließender Bearbeitung in kleinen Gruppen, die sich auch Newcomern und Experten zusammensetzen, führen.
 
 

2. Unverhofft kommt oft – aber nicht gerne!

Wenn Sie eine bestimmte Teilnehmergruppe seit Jahren mit einem ähnlichen Ablauf beglücken, in dem sie „nur“ zuhören, dann müssen die Teilnehmer vorgewarnt werden. „Diese Tagung ist anders“. Verdeutlichen Sie schon in der Einladung, dass aktives Mitmachen gefragt ist.

Niemand sollte von einem neuen Format erst im Kongresssaal überrascht werden. Vielleicht lassen Sie sogar beim ersten Versuch den Teilnehmern die Wahl: Im Saal A präsentieren wir die neuen Ideen zur Produktentwicklung. Im Saal B erarbeiten wir in kleinen Gruppen neue Ideen zur Kundenbindung.
 
 

3. Warm-up mit dem Ziel des Kennenlernens ist wichtiger denn je!

Stellen Sie sich vor, Sie sollen in der U-Bahn einer fremden Person Details aus Ihrem Leben erzählen oder Kostproben Ihres Wissens präsentieren. Sie würden sich nicht gut dabei fühlen.

Und so ist es auch, wenn man Personen, die sich nicht oder kaum kennen, in einer Gruppenarbeit zusammenbringt und vor der Diskussion von Themen oder Erarbeitung von Lösungen keine Möglichkeit schafft, damit die Teilnehmer sich untereinander kennenlernen. Je nach Aufgabenstellung kann es sein, dass die Phase des Kennenlernens länger dauert, als die des Arbeitens an einem bestimmten Thema. Das moderierte Kennenlernen ist eine Einzahlung in die Ergebnisse, die Sie anschließend erarbeiten können.
 
 

4. Weniger Referenten und Key-Note-Speaker schonen nicht das Budget.

Vielleicht hat sich schon der Finanzchef gefreut, dass Sie jetzt weniger Speaker finanzieren müssen, weil die Teilnehmer ja selbst das Programm gestalten.

Das stimmt so leider nur teilweise. Die Moderation einer Tagung, die vom Dialog lebt, ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die mit der klassischen Moderation (Jetzt kommt Prof. Dr. Meier und spricht zu Ihnen) nichts mehr zu tun hat. Die Investitionen bei dialogsuchenden Veranstaltungen gehen in die Vorbereitung & Konzeption und eine erfahrene Moderation. Teilnehmereinbezug schafft neue Risiken und birgt stets einen Kontrollverlust. Der Umgang damit sollte gelernt sein.
 
 

5. Die Ergebnisdokumentation wird meistens unterschätzt.

Viele Open-Space-Veranstaltungen, wie beispielsweise Barcamps und ähnliche Formate, können schnell an fehlender Nachhaltigkeit leiden. Das passiert immer dann, wenn die guten Ideen, die im Dia­log entstanden sind, nicht professionell dokumentiert werden. Ja, manchmal passiert dies automatisch, weil engagierte Teilnehmer auch in ein Barcamp vorbereitet gehen und anschließend in Blogs oder der Veranstalterwebseite ihre Eindrücke und Präsentationen schildern. Besser ist aber ein offizieller Veranstaltungs-Berichterstatter. Ein Redakteur, der die wichtigsten Inhalte, Ergebnisse, Ideen mit Bild und Text festhält und während oder nach der Veranstaltung veröffentlicht. Zumindest für die Teilnehmer. Ganz nach dem Motto: nur geteiltes Wissen vermehrt sich.
 
 

6. Der Raum oder die Stätte der Begegnung ist sorgfältig zu wählen. Der Raum ist ein unterschätzter Akteur.

Oft ist der Kongresssaal mit der militärischen Ordnung einer parlamentarischen Bestuhlung völlig ungeeignet, um die kreative und offene Begegnung zu inszenieren.

Neue Raumkonzepte, Platz für Bewegung, verschiedene Formen von Möblierung, Licht und Stimmungen fördern das Wohlbefinden und schaffen Raum für gute Ideen.
 
 

7. Tagungsteilnehmer sind keine Konsumenten, die interaktive Veranstaltung muss auf Partizipation „Prosumenten“ setzen.
(Produzenten – Konsumenten).

„Prosumenten“ wechseln ständig die Rolle: vom Zuhörer zum Speaker. Vom Erklärer zum Moderator. Vom Moderator zum Fragensteller.

Ihre Teilnehmer müssen erkennen, dass sie eine Mitverantwortung tragen. Engagieren Sie die Impulsgeber (Referenten) auch als Teilnehmer. Leben Sie Wertschätzung vor und fordern Sie sie ein. Diskutieren Sie viele W-Fragen und dokumentieren Sie die Ergebnisse, sie sind Grundlage der Veranstaltungskonzeption.

Mögliche W-Fragen:

  • Was ist das Ziel, was sind die Ziele der Veranstaltung?
  • Was können die Teilnehmer beitragen?
  • Wie empfinden Erstteilnehmer den Ablauf versus der Stammteilnehmer?
  • Was sollen die Teilnehmer nach der Veranstaltung berichten?
  • Was bedeuten die Inhalte für das Leben, für den Job?

 
 

8. Weiterentwicklung ist ein MUSS.

Ein identischer Ablauf einer Veranstaltung wirkt wie eine Anzeige, die man dauernd sieht oder ein Werbebrief den man mit gleichem Inhalt 3 Mal bekommt… Einschläfernd.

Nach jeder Veranstaltung gibt es die gute, alte Manöverkritik. Schöner als ein Feedback ist ein „Feed-Forward“. Der Fokus liegt auf der Entwicklung von Konzeptansätzen: was können wir beim nächsten Mal noch besser machen?
Überraschung erzeugt Spannung. Was gut war, wird noch besser. Was nicht so gut war, wird ersetzt.

Zeit ist ein Geschenk. Teilnehmer schenken Lebenszeit. Nutzen wir das Geschenk bestmöglich.

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