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Damit Sie Ihre In-House-Veranstaltung optimal planen können, nutzen Sie unsere „Checkliste In-House-Veranstaltung“. Auf welche Punkte geachtet werden muss, welche Aufgaben verteilt werden müssen und wofür Ansprechpartner benötigt werden, erfahren Sie mit unserer Checkliste zur Veranstaltungsplanung. Damit Sie nichts vergessen, laden Sie die Checkliste gleich herunter. Sobald Sie alle wichtigen Eckdaten für Ihre Veranstaltung definiert haben, hilft Ihnen die Filtersuche auf tagungsplaner.de die passenden Dienstleister zu recherchieren. So finden Sie garantiert die richtigen Eventdienstleister für Ihre In-House-Veranstaltung.

Checkliste zur Planung In-House-Veranstaltung

1. Konzept

1.1 Art der Veranstaltung

Schwerpunkt _______________________
Thema _______________________

  • Einzelveranstaltung
  • Veranstaltungsreihe
  • eintägig
  • mehrtägig
    • Anzahl Tage _____
  • Abendveranstaltung
  • Außendiensttagung
  • Ausstellung
  • Incentive
  • Indoor-Veranstaltung
  • Kick-off-Meeting
  • Konferenz
  • Kongress
  • Messe
  • Pressekonferenz
  • Product-Launch
  • Seminar
  • Symposium
  • Tagung

 

1.2 Titel

Titel ______________________________________________________

1.3 Zeitraum

von __________________ bis __________________
Ausweichtermin ______________________________

1.4 Ort

Destination _________________________________
Location ____________________________________
Alternativ-Location _________________________

  • Innenstadt
  • Stadtgebiet
  • im Grünen

 

1.5 Ziele

  • Bekanntheitssteigerung
  • Innovation
  • Kundenbindung
  • Motivation
  • Promotion
  • Teambuilding
  • Weiterbildung
  • sonstige Ziele ____________________________

 

1.6 Zielgruppe Teilnehmer

  • Kunden
  • Neukunden
  • Mitarbeiter
  • Lieferanten
  • Sonstige
  • Teilnehmerzahl insgesamt ______________________________
  • davon Nationalität(en) ________________________________
  • davon Konfession(en) __________________________________
  • davon mit Ehepartner __________________________________
  • davon ohne Ehepartner _________________________________
  • davon mit Kindern _____________ Durchschnittsalter __________
  • davon ohne Kinder ____________________________________

 

2. Ausstattung

  • Bodenbelag
  • Dekomaterial
  • Gastro-Einrichtungen
  • Mobiliar
  • Prospektständer
  • Strom
  • Technik
  • Vitrinen
  • Wasser
  • Sonstige _____________________

 

3. Zusätzliche Maßnahmen

  • Einladungen
  • Hostessen einweisen
  • Namensschilder
  • Parkplätze ausweisen
  • Werbegeschenke
  • Sonstige ______________

 

4. Unterkunft & Verköstigung

  • Hotelreservierung
  • Catering
  • Getränke
  • Snacks
  • Bons für Personal
  • Sonstige _____________

 

5. Personalplanung

5.1 Kleidung

  • Kleidung Servicepersonal
  • Kleidung Standpersonal

 

5.2 Briefing

  zum Ablauf zur Örtlichen Gegebenheit
Briefing Personal
Briefing Service
Briefing Referenten
Briefing Künstler
Personaleinsatzplan erstellen
Training des Personals  

 

5.3 Einsatzplan

  wer? Kontakt
Ausschilderung
Counter
Einweisung in Räumlichkeiten
Garderobe
Gewinnspiel
Hostessenservice
Koordination
Referentenbetreuung
Security
Service
Standbesetzung
Technik/EDV
VIP-Betreuung  

 

6. Drucksachen

  • Bestellblöcke
  • Kataloge
  • Messeangebote
  • Messeberichte
  • Musterbedarf
  • Namensschilder
  • Prospektmaterial
  • Taschen/Tüten
  • Tischschilder

 

7. Technik

  • Laptop
  • Scanner für Barcode-Namensschilder

 

8. Aufgabenverteilung

  wer? wann?
Gästebetreuung
Referentenbetreuung
Künstlerbetreuung
Personalkontrolle
Kontrolle Getränkebestände
Kontrolle Verpflegung
Kontrolle Verpflegung
Kontrolle Wechselgeld
Kontrolle WCs
Kontrolle VA-Raum
Kontrolle Tische/Aschenbecher
Kontrolle Programmablauf  

 

9. Abschluss

  • Verabschiedung
  • Abendprogramm
  • Befragungen

 

10. Nacharbeiten

  wer? wann?
Einsammeln Fundstücke
Kasse
Verschluss teurer Gegenstände
Personalkontrolle
Geld in Nachttresor
Organisation Aufräumarbeiten
Getränke Sortieren
Leihgeräteabholung vorbereiten
Reinigung
Abfallentsorgung
Transporte organisieren
Überwachung wg. Diebstahl
Auszahlung Personal/Honorarkräfte

 

11. Nachbereitung

 

  wer? wann?
Notieren v. Verbesserungsvorschlägen
Versand Pressemitteilung
Versand Bilder
Dankesbrief
Auswertung
Nacharbeiten Messeberichte
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