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Mit unserer „Checkliste Eventplanung“ können Sie Ihre Veranstaltung optimal vorbereiten. Die Zeit, der Ort und die Zielgruppe müssen bedacht werden. Was im Vorhinein geklärt sein muss, wie Ihr Event finanziert wird und wer sich um das Marketing kümmert, können Sie mit unserer Checkliste zur Eventplanung für sich beantworten und erhalten so einen besseren Überblick über alle Vorbereitungen. Laden Sie die Checkliste gleich herunter, um nichts zu vergessen.
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Checkliste um ein Event zu planen

1. Konzept

1.1 Art des Events

  • Einzelveranstaltung
  • Veranstaltungsreihe
  • eintägig
  • mehrtägig
    • Anzahl Tage _____
  • Abendveranstaltung
  • Incentive

1.2 Zeitraum

von _______________ bis _______________
Ausweichtermin _______________

1.3 Ort

Destination _______________
Location _______________
Alternativ-Location _______________

1.4 Kernbotschaft

Kernbotschaft _______________

1.5 Motto

Motto _______________

1.6 Angebotsschwerpunkte

Angebotsschwerpunkte _______________

1.7 Ziele

  • Bekanntheitssteigerung
  • Produkteinführung
  • Kundenbindung
  • Motivation
  • Promotion
  • Teambuilding
  • Weiterbildung
  • Neukundengewinnung
  • Pressewirkung
  • sonstige Ziele

1.8 Zielgruppe Teilnehmer

  • Kunden
  • Neukunden
  • Mitarbeiter
  • Lieferanten
  • Sonstige

Teilnehmerzahl insgesamt _______________
davon Nationalität(en) ______________________________
davon Konfession(en) ______________________________
davon mit Ehepartner ______________________________
davon ohne Ehepartner ______________________________
davon mit Kindern _______________ Durchschnittsalter _______________
davon ohne Kinder _______________

1.9 Dienstleiter (DL)

Name Honorar Anreise Übernachtung
Bühnenbau
Choreografie
Film und Musik
Fotograf
Hostessen
Künstlermanagement
Laser-/Pyrotechnik
Moderatoren
Motivatoren
Outdoorprogramme
Promotion (Give-aways)
Redenschreiber
Referenten
Regie
Technik
Trainer
Transfer
Transport

Betreuung der DL ______________________________

1.10 Partner

Partner der Branche

Name Spezialgebiet
   
   
   

Partner aus anderen Branchen

Name Spezialgebiet
   
   
   

Werbepartner/Sponsoren

Name Spezialgebiet
   
   
   

Sonstige

Name Spezialgebiet
   
   
   

 

2. Auflagen

2.1 Genehmigungen

  • Ordnungsamt
  • Gewerbeamt

genehmigungspflichtige Rahmenprogramme
Programm 1: ______________________________
Programm 2: ______________________________
Programm 3: ______________________________
Programm 4: ______________________________

2.2 Auflagen

  • Sperrstunde
  • Ordnungsamt
  • Brandschutz
  • zuständige Feuerwehr
  • Hallenplan
  • Hausmeister
  • Fluchtwege
  • Sanitätsdienste
  • GEMA

 

3. Allgemeine Angaben

3.1 Kapital

  • eigenfinanziert zu _______________ %
  • fremdfinanziert zu _______________ %

3.2 Location

  • Indoor
  • Outdoor
  • In- und Outdoor
  • Eventlocation
  • Kongresshalle
  • Tagungsraum
  • gastronomische Einrichtung
  • Messehalle
  • Tagungshotel
  • sonstige

3.3 Lage

  • Stadtzentrum
  • im Stadtgebiet
  • im Grünen
  • sonstige ______________________________

3.4 Location-Check

  • Bühne
  • Vorplatz
  • Ladenlokal
  • Halle
  • Werkstatt (für Handwerken)
  • Fabrikhalle
  • Kinderbetreuung
  • Catering
  • Küche
  • sanitäre Anlagen
  • Technik
  • Sitzmöglichkeiten
  • sonstiges ______________________________

3.5 Programm

Motto/Leitspruch ______________________________

Rahmenprogramme Zeit Inhalt Akteure Verantwortlicher
Hauptprogramm
Einleitung
Höhepunkt
Schlussteil
Einzelaktionen
Aktion 1
Aktion 2
Aktion 3
Aktion 4
Aktion 5
laufende Aktionen
Aktion 1
Aktion 2
Aktion 3
Aktion 4
Aktion 5
Highlights
Alternativprogramme
Notprogramm

3.6 Organisatorisch Wichtiges

  • Generalschüssel für Halle o.ä.
  • Betreuer für einzelne Bereiche
  • Telefonlisten
  • Notprogramme

 

4. Teilnehmermanagement

4.1 Unterbringung (Teilnehmer)

  • Hotel
  • Pension
  • Privat
  • Sonstige _______________

4.1.1 Zimmer
Anzahl Doppelzimmer _______________
Anzahl Einzelzimmer _______________

  • Garage
  • Parkplatz

4.1.2 Konditionen
Anreise _______________
Abreise _______________
Check-in von _______________ bis _______________ Uhr
Check-out von _______________ bis _______________ Uhr
Buchung durch ___________________________________

4.2 Unterbringung (Dienstleister)

  • Hotel
  • Pension
  • Privat
  • Sonstige _______________

4.2.1 Zimmer
Anzahl Doppelzimmer _______________
Anzahl Einzelzimmer _______________

  • Garage
  • Parkplatz

4.2.2 Konditionen
Anreise _______________
Abreise _______________
Check-in von _______________ bis _______________ Uhr
Check-out von _______________ bis _______________ Uhr
Buchung durch ___________________________________

5. Marketing

5.1 Werbemaßnahmen

selbst erstellt durch Agentur Termin Herstellung Termin Versand Deadline
Corporate Identity (Logo)
Direktwerbung per E-Mail
Direktwerbung per Post
Veröffentlichung Internet
Veröffentlichung sonstige
  • Mundpropaganda
  • Sponsoren
  • sonstige Werbung

5.2 Drucksachen & Ausstattung

hergestellt von Termin Herstellung
Einladung
Programm
Briefpapier
Umschläge
Namensschilder
Ansteckschilder
Tischschilder
Referentenschilder
Ausschilderung
Teilnehmerliste
Unterschriftenliste
Anmeldeformular
Anmeldebestätigung
Abstracts/Proceedings
Rednerpultschilder
Banner
Roll-up-Displays
Tagungsmappe
Pressemappe
Give-aways

 

6. Versicherungen

  • Allrisk~
  • Event~
  • Feuer~
  • Künstlersozial~
  • Veranstaltungsunfall~
  • Messe- und Veranstaltungs~
  • Unfall~
  • Veranstaltungshaftpflicht~
  • Reise~
  • Material~
  • Elektronik~

 

7. Organisation

7.1 Delegieren von Aufgaben vor der Vernanstaltung

Ablauforganisation ______________________________
Ausschilderung ______________________________
Betreuung Referenten/VIPs ______________________________
Materialausgabe ______________________________
Technik-Check ______________________________
Vorbereitung Hospitality-Desk ______________________________

7.2 Delegieren von Aufgaben während der Vernanstaltung

Ablauforganisation ______________________________
allg. Betreuung (Hostessen) ______________________________
Betreuung Referenten/VIPs ______________________________
F&B, Catering ______________________________
Hospitality-Desk ______________________________
Kontrolle Materialausgabe ______________________________
laufende Technikkontrolle ______________________________
Rahmenprogramm ______________________________
Überprüfung Ausschilderung ______________________________

8. Budget

8.1 Aufteilung für die o.g. Aufgaben

siehe checkliste „Budget“

9. Abschluss

9.1 Nachbereitung

  • Presseinfo
  • Dankesschreiben an Sponsoren
  • Fotogalerie im Internet
  • Angebotsversand
  • Teilnehmerauswertung
  • Fotoversand an ausgewählte Beteiligte

9.2 Kostenkontrolle

Soll ______________________________ Ist ______________________________ Differenz ______________________________

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