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Unsere „Checkliste Briefing“ hilft Ihnen dabei, alle Informationen zu Ihrem Event auf einmal überblicken zu können. Was der Anlass ist, wer eingeladen werden soll, die Finanzierung, was an Voraussetzungen vorhanden ist und weitere Fragen sind in unserer Checkliste für das Briefing aufgeführt. Um keinen Punkt zu übersehen, laden Sie sich unsere Checkliste gleich herunter.

Checkliste für das Briefing

1. Konzept

1.1 Zuständigkeit

Auftraggeber _____________________________________________
Abteilung _____________________________________________
AP _____________________________________________
Konzept _____________________________________________
Vertreter des AP_____________________________________________
Kostenstelle _____________________________________________
AP Kostenstelle _____________________________________________
Telefon _____________________________________________
Telefax _____________________________________________
Mobiltelefon _____________________________________________

1.2 Art

Anlass _____________________________________________
Thema _____________________________________________

  • Einzelveranstaltung
  • Veranstaltungsreihe
  • eintätig
  • mehrtägig
    • Anzahl Tage _______________
  • Abendveranstaltung
  • Außendiensttagung
  • Ausstellung
  • Incentive
  • Indoor-Veranstaltung
  • Kick-off-Meeting
  • Konferenz
  • Kongress
  • Messe
  • Pressekonferenz
  • Product-Launch
  • Seminar
  • Symposium
  • Tagung

1.3 Titel

Titel _____________________________________________

1.4 Zeitraum

von ______________________________ bis ______________________________
Ausweichtermin _____________________________________________

1.5 Ort

Destination _____________________________________________
Location _____________________________________________
Alternativ-Location _____________________________________________

  • Innenstadt
  • Stadtgebiet
  • im Grünen

1.6 Ziele

  • Bekanntheitssteigerung
  • Innovation
  • Kundenbindung
  • Motivation
  • Promotion
  • Teambuildung
  • Weiterbildung
  • sonstige Ziele ______________________________

1.7 Zielgruppe Teilnehmer

  • Kunden
  • Neukunden
  • Mitarbeiter
  • Lieferanten
  • Sonstige

Teilnehmerzahl insgesamt _______________
davon Nationalität(en) _______________
davon Konfessionen _______________
davon mit Ehepartner _______________
davon ohne Ehepartner _______________
davon mit Kindern _______________ Durchschnittsalter _______________
davon ohne Kinder _______________

1.8 Referenten

Name zum Thema Honorar Anreise/Unterbringung
 
 
 
 
 
 

1.9 Künstler

Name zum Thema Honorar Anreise/Unterbringung
 
 
 
 
 
 

 

2. Auflagen

2.1 Ämter/Behörden

Ordnungsamt ______________________________ Ort ______________________________
Gewerbeamt ______________________________ Ort ______________________________
genehmigungspflichtige Rahmenprogramme ______________________________

2.2 Auflagen

  • Brandschutz
  • zuständige Feuerwehr
  • Fluchtwege
  • Hausmeister
  • Sanitätsdienste
  • GEMA

 

3. Allgemeine Angaben

3.1 Kapital

  • eigenfinanziert zu _______________%
  • fremdfinanziert zu _______________%

3.2 Hotel

  • Einzelhotel
  • Kongresshotel
  • Resort
  • Schulungshotel

3.3 Hoteltyp

  • Businesshotel
  • Designerhotel
  • familiengeführt
  • Golfhotel
  • Kurhotel
  • Schlosshotel
  • Tagungshotel
  • Wellnesshotel
  • sonstige ______________________________

3.4 Lage des Hotels

  • Stadtzentrum
  • im Stadtgebiet
  • im Grünen
  • sonstige ______________________________

3.5 Zimmer für Teilnehmer

3.5.1 Zimmer
Anzahl Doppelzimmer ______________________________
Anzahl Einzelzimmer ______________________________
Mindestgröße ______________________________
Lage ______________________________
3.5.2 Zimmerausstattung

  • Fax
  • Internetzugang
  • Kaffee-/Tee-Facilities
  • Schreibtisch
  • WLAN
  • sonstige ______________________________

3.5.3 sonstige Merkmale

  • Business-Zimmer
  • Deluxe
  • Standartzimmer
  • Suiten
  • sonstige ______________________________
  • Parkplatz (kostenfrei
  • Parkplatz (kostenpflichtig
  • Garage (kostenfrei)
  • Garage (kostenpflichtig)
  • Begrüßungsgeschenk (Rezeption)
  • Begrüßungsgeschenk (Zimmer)

3.6 Zimmer für Referenten, VIPs etc.

3.6.1 Zimmer
Anzahl Doppelzimmer ______________________________
Anzahl Einzelzimmer ______________________________
Mindestgröße ______________________________
Lage ______________________________
3.6.2 Zimmerausstattung

  • Fax
  • Internetzugang
  • Kaffee-/Tee-Facilities
  • Schreibtisch
  • WLAN
  • sonstige ______________________________

3.6.3 sonstige Merkmale

  • Business-Zimmer
  • Deluxe
  • Standartzimmer
  • Suiten
  • sonstige ______________________________
  • Parkplatz (kostenfrei
  • Parkplatz (kostenpflichtig
  • Garage (kostenfrei)
  • Garage (kostenpflichtig)
  • Begrüßungsgeschenk (Rezeption)
  • Begrüßungsgeschenk (Zimmer)

3.6.4 Konditionen
Anreise ______________________________
Abreise ______________________________
Check-in von ______________________________ bis ______________________________ Uhr
Check-out von ______________________________ bis ______________________________ Uhr

3.7 Veranstaltungsraum

Größe ______________________________
Lage im Hotel ______________________________
Teilnehmeranzahl ______________________________
Veranstaltungstag von ______________________________ bis ______________________________ Uhr
Abbautag von ______________________________ bis ______________________________ Uhr

  • Klimaanlage
  • Tageslicht
  • Verdunklung
  • Präsidiumstisch
  • Rednerpult
  • störende Elemente (Säulen)

3.8 Bestuhlung

  • Bankettbestuhlung
  • Blockbestuhlung
  • Caree-Form
  • E-Form
  • Fischgrätenbestuhlung
  • parlamentarisch
  • Stuhlkreis
  • Stuhlreihen
  • T-Form
  • U-Form

3.9 Technik

  • Aufzeichnung
  • Beamer
  • Beleuchtung
  • Beschallungsanlage
  • Diaprojektor
  • Flipchart
  • Folienstifte
  • Laptop/Notebook
  • Laserpointer
  • Leinwand
  • Metaplan-/Pinnwände
  • Mikrofonanlage
  • Handmikrofon
  • Krawattenmikrofon
  • Moderatorenkoffer
  • Overheadprojektor

3.10 Dokumentation

  • Forograf(in) Einsatzdatum _______________ von _______________ bis _______________ Uhr
  • Kamerateam Einsatzdatum _______________ von _______________ bis _______________ Uhr
  • Technik-Team Einsatzdatum _______________ von _______________ bis _______________ Uhr
  • Ü-Technik-Team einsatzdatum _______________ von _______________ bis _______________ Uhr

3.11 Breakout-Räume

Teilnehmerzahl _______________
Anzahl der Brakout-Räume _______________
Entfernung zum VA-Raum _______________

  • Couch
  • Sessel
  • Stühle mit Armlehnen
  • Stühle ohne Armlehnen
  • Tische
  • Präsidiumstisch
  • hauseigener Service
  • Raucherbereich
  • Nichtraucherbereich

3.12 Hospitality Desk

  • vor Veranstaltungsraum
  • im Eingangsbereich
  • vor Breakout-Räumen

Ausstattung _____________________________________________
Büromaterial _____________________________________________
Infomaterial _____________________________________________
Personal _____________________________________________
Technik _____________________________________________

3.13 Bewirtung

  • im Hotel
  • an der Veranstaltungsstätte
  • extern
  • Begrüßungscocktail
  • Welcome-Dinner
  • Frühstück
  • Kaffeepausen vormittags
  • Mittagessen
  • Kaffeepausen nachmittags
  • Abendessen
  • Mitternachtssnack
  • sonstige _______________

Tagungsgetränke für _______________ Personen

3.14 Rahmenprogramme

  • im Hotel
  • an der Veranstaltungsstätte
  • extern

Teilnehmerzahl _______________ Raumzahl _______________ Größe _______________

  • Zeitraum von _______________ bis _______________ Uhr

Ziel _____________________________________________
Teilnehmererwartungen _____________________________________________
Vorschläge _____________________________________________
Transfer _____________________________________________
Verkehrsmittel _____________________________________________

3.15 Einladung/Meldung

selbst erstellt durch Agentur Termin Herstellung Termin Versand Deadline
Einladung potenzielle Teilnehmer
Anmeldeformular
Reiseunterlagen
Begrüßungsbrief
Einladung Referenten
  • Online-Registrierung
  • sonstige schriftliche Registrierung ______________________________
Thema Dauer Exposé-Anfrage Honorar-Anfrage
Referenteneinladung 1
Referenteneinladung 2
Referenteneinladung 3
Referenteneinladung 4

3.16 An-/Abreise, Transfers

Für Veranstaltungen:

Teilnehmer Referenten VIPs Sonstige
Datum Anreise
Datum Abreise
mit Pkw
mit Bahn
mit Flugzeug

Für Rahmenprogramme:

Datum Abfahrt Rückkehr
Kleinbus
Reisebus
Limousine
Taxi
Sonstiges

 

4. Marketing

4.1 Werbemaßnahmen

selbst erstellt durch Agentur Termin Herstellung Termin Versand Deadline
Corporate Identity (Logo)
Direktwerbung per E-Mail
Direktwerbung per Post
Veröffentlichung Internet
Veröffentlichung sonstige
  • Mundpropaganda
  • Sponsoren
  • sonstige Werbung

4.2 Drucksachen & Ausstattung

hergestellt von termin Herstellung
Einladung
Programm
Briefpapier
Umschläge
Namensschilder
Ansteckschilder
Tischschilder
Referentenschilder
Ausschilderung
Teilnehmerliste
Unterschriftenliste
Anmeldeformular
Anmeldebestätigung
Abstracts/Proceedings
Rednerpultschilder
Banner
Roll-up-Displays
Tagungsmappe
Pressemappe
Give-aways

 

5. Versicherungen

  • Allrisk~
  • Event~
  • Feuer~
  • Künstlersozial~
  • Veranstaltungsunfall~
  • Messe- und Veranstaltungs~
  • Unfall~
  • Veranstaltungspflicht~
  • Reise~
  • Material~
  • Elektronik~

 

6. Organisation

6.1 Delegieren von Aufgaben vor der Veranstaltung

Ablauforganisation _____________________________________________
Ausschilderung _____________________________________________
Betreuung Referenten/VIPs _____________________________________________
Materialausgabe _____________________________________________
Technik-Check _____________________________________________
Vorbereitung Hospitality Desk _____________________________________________

6.2 Delegieren von Aufgaben während der Veranstaltung

Ablauforganisation _____________________________________________
allg. Betreuung (Hostessen) _____________________________________________
Betreuung Referenten/VIPs _____________________________________________
F&B, Catering _____________________________________________
Hospitality Desk _____________________________________________
Kontrolle Materialausgabe _____________________________________________
laufende Technikkontrolle _____________________________________________
Rahmenprogramm _____________________________________________
Überprüfung Ausschilderung _____________________________________________

7. Budget

7.1 Aufteilung für die o. g. Aufgaben

siehe Checkliste „Budget“

8. Abschluss

8.1 Nachbereitung

  • Presseinfo
  • Dankesschreiben an Sponsoren
  • Fotogalerie im Internet
  • Angebotsversand
  • Teilnehmerauswertung
  • Fotoversand an ausgewählte Beteiligte

8.2 Kostenkontrolle
Soll _____________________________________________ Ist _____________________________________________
Differenz _____________________________________________

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